✅ Wie arbeite ich im Projektmodus? Definition und bewährte Verfahren

Finden Sie heraus, warum und wann Sie im Projektmodus arbeiten sollten - lassen Sie sich von den Best Practices inspirieren, die Sie implementieren können, um von dieser Art von Organisation zu profitieren.

Was ist der Projektmodus?

Bevor Sie sich kopfüber in die Implementierung eines Projektmanagementsystems einlassen, ist es wichtig, sich zu vergewissern, dass das Ziel, das Sie erreichen möchten, die Kriterien für ein Projekt erfüllt. Sie sollte nicht in den Rahmen einer ständigen Tätigkeit fallen, andernfalls sollte sie vom Linienmanagement geregelt werden.

Verwaltungstyp	PROJEKTMANAGEMENT	HIERARCHISCHES MANAGEMENT
Auftreten	Gelegentlich, nicht wiederholend, einmalig	Wiederkehrend, von Jahr zu Jahr planbar
*Zeitlichkeit*	Zeitlich begrenzt	Kein obligatorisches Enddatum
*Verfahren*	Innovativ, wenig Stand der Technik	Bekannte, kontrollierte Daten
*Benötigte Fähigkeiten*	Multidisziplinäre, transversale Fähigkeiten	Monokompetenzen, dienst- oder abteilungsintern
*Herausforderungen*	Strategisch (Ressourcen, Termine, Herausforderungen)	Begrenzt auf den Leistungsumfang

Kriterien zur Abgrenzung des Projektmodus von permanenten Aktivitäten

Der Projektmodus muss es daher ermöglichen, in einer begrenzten Zeit fachübergreifende Kompetenzen zu artikulieren, um mit spezifischen Anforderungen ein Ziel zu erreichen. Aus organisatorischer Sicht erfordert es das Management eines Portfolios von Projekten, um die vorrangigen Projekte zu definieren, die durchgeführt werden sollen.

Interesse und Grenzen des Projektmodus

Der Projektmodus hat drei große Vorteile.

1 - Effizienz steigern

Der Projektmodus stellt sicher, dass drei konkurrierende Parameter kontrolliert werden: Termine (Datum der Inbetriebnahme oder des Inverkehrbringens), Kosten und Qualität (Leistung, Image, Akzeptanz usw.). Das im Projektmodus implementierte System (Ressourcen, Team, Werkzeuge) muss dazu dienen, diese drei Dimensionen zu artikulieren. Es stärkt die Agilität der Organisation.

2 - Fähigkeiten kombinieren

Das Ziel eines Projekts erfordert die Einbindung der Fähigkeiten von Mitarbeitern mit unterschiedlichem Hintergrund. Zum Beispiel erfordert die Entwicklung einer neuen Website für ein Unternehmen die Zusammenarbeit von Mitarbeitern der Kommunikations- und IT-Abteilungen für einen begrenzten Zeitraum - die Dauer des Projekts.

3 - Leistungsverwaltung

Aufgrund seiner begrenzten Dauer und weil es ein Ziel bietet, das oft konkreter und kürzer ist als wiederkehrende Aktivitäten, der Projektmodus ist eher eine Quelle der Motivation und des Engagements für die Mitarbeiter . Es erleichtert auch die Zuweisung von Verantwortlichkeiten (Leitung eines Projektabschnitts, Leitung eines Unterteams) an Mitglieder des Projektteams, die es weniger gewohnt sind, sie ohne den hierarchischen Managementrahmen zu haben.

Andererseits stößt der Projektmodus vor allem in zwei Fällen an seine Grenzen:

Wenn das Projekt nicht ausreichend gerahmt und / oder umschrieben ist (daher die Bedeutung der Rahmenphase!);
Wenn dem Projekt Ressourcen fehlen: Nichtverfügbarkeit von Mitarbeitern, unzureichendes Budget, unpassende Profile innerhalb des Projektteams …

In diesen Situationen ist der Projektmodus eher ein Handicap als ein Vorteil, da das Ziel entweder unklar oder unerreichbar wird.

Wie implementiert man es?

Die Frage nach dem Wie geht Hand in Hand mit der Frage nach dem "Wer?" ". Die Benennung des Projektleiters zur Sicherstellung der Projektleitung und seines Teams ist ein echter Erfolgsfaktor. Wir können dann fortfahren, indem wir fragen:

Welche Qualitäten, Erfahrungen, Kenntnisse sind erforderlich?
Wer sind die besten Kandidaten innerhalb der Struktur?
Welche Verfügbarkeiten gibt es?

Um die vom Projektmodus versprochene Effizienz zu maximieren und seine Fallstricke zu vermeiden, muss dann ein zweistufiger Ansatz implementiert werden:

Geben Sie Sinn

Eine der ersten Aufgaben des Projektmanagers besteht darin, ein multidisziplinäres Team zu mobilisieren, in dem die Mehrheit der Teilnehmer nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung hat. Um diese Mitarbeiter einzubeziehen und von ihnen zu gewinnen, stellen Sie sicher, dass Folgendes verstanden wird:
- Bedürfnisse und Zweck: Wozu dient das Projekt, wie trägt es zur Strategie der Organisation bei? Was ist seine Machbarkeit? Was sind die Liefergegenstände?
- Strategische und operative Ziele: Wie werden wir wissen, ob das Projekt erfolgreich war oder gescheitert ist? Was sind die Risiken?
Bei Diskrepanzen zwischen Ziel und Zielsetzung des Projekts (zwischen Stakeholdern oder innerhalb des Teams) sind diese zu klären bzw. zu einer erneuten Überprüfung des Projekts selbst zu führen.
Struktur

Sobald die Bedeutung des Projekts klar definiert und sein Umfang begrenzt ist, kann der Projektleiter auf eine breite Palette von Instrumenten zurückgreifen, um einen Managementmechanismus im Dienste seines an seine Situation angepassten Ziels zu organisieren - Planung, Budget …: Projektstrukturplan , PERT (um insbesondere den kritischen Pfad zu identifizieren), GANTT-Diagramm, Reverse Planning usw.

In der Methodik sind agile Ansätze auf dem Vormarsch. Ihre iterativen Zyklen erleichtern die Berücksichtigung unvorhergesehener Parameter. Sie bieten mehr Flexibilität als der V-Zyklus.

Best Practices im Projektmanagement

Richten Sie eine lesbare und gemeinsam genutzte Organisation ein
Zu Beginn des Projekts muss der Projektleiter sicherstellen, dass das Organigramm der Verantwortlichkeiten (OBS) oder die Hierarchie der ständigen Aktivitäten gut geteilt wird - sowohl nach der Art der Verantwortlichkeiten als auch nach der durch das Projekt verursachten Arbeitsbelastung ( siehe auch RACI). Die OBS sollte auch von allen Mitgliedern des Projektteams gut verstanden werden, um Lücken oder Überschneidungen bei den Aufgaben zu vermeiden.
Definieren Sie die Projektspezifikationen
Die Spezifikationen formalisieren das Ziel des Projekts, die Bedürfnisse, die es erfüllt, den Umfang, die Fristen und die damit verbundenen Mittel. Sie kann über einen Scoping-Hinweis zu Beginn des Projekts initiiert und während der Implementierung des Projektmanagementsystems detailliert werden. Es sollte dann jedem Teammitglied im Rahmen seiner Aufgaben als Leitfaden dienen. Bei großen oder hochkomplexen Projekten kann zusätzlich oder als Ersatz ein Projektmanagementplan (PMP) oder ein Projektqualitätsplan (PQP) entwickelt werden. Auch das Risikomanagement ist zu berücksichtigen.
Ein kollaboratives Management-Tool einrichten
Im Kontext einer geografisch, organisatorisch oder IT-gespaltenen Organisation kann der Einsatz eines kollaborativen Managementtools (Slack, Teams, WiMi, Planzone, etc.) von Vorteil sein. Sie erleichtern den Austausch von Dokumenten, die Visualisierung der auszuführenden Aufgaben und des Zeitplans, die Besprechung von Mitarbeitern durch spezielle Nachrichten usw. Kurz gesagt, stimulieren Sie die kollektive Intelligenz. Seien Sie jedoch vorsichtig, denn die Implementierung dieser Tools kann zeitaufwändig sein (Konfiguration, Mitarbeiterschulung).
Ein gemeinsames Managementsystem einrichten
Das Projektmonitoring muss mindestens durch regelmäßige „Projektreviews“ erfolgen, die die Hauptbeteiligten zusammenbringen müssen. Sie nutzen insbesondere die Projekt-Dashboards. Diese regelmäßigen Überprüfungen müssen sicherstellen, dass:
- Austausch wichtiger Informationen mit dem Lenkungsausschuss;
- die Suche nach Lösungen für die aufgeworfenen Schwierigkeiten;
- Kommunikation über den Projektfortschritt über Medien wie Berichte (intern) oder Pressemitteilungen (extern).
Vergessen Sie nicht, sich um den Abschluss des Projekts zu kümmern. Die gesammelte Erfahrung bereichert das Wissen und stimuliert die kontinuierliche Verbesserung der Praktiken.