In HR-Berufen entwickeln sich Ansätze. Die digitale Transformation betrifft jeden, egal ob privat oder beruflich.
HR steht nicht am Rande, da 80 % der HR-Abteilungen angeben, dass ihre Funktion von digitalen Projekten beeinflusst wird.
Um trotz der zu verarbeitenden Datenmenge produktiv zu bleiben, ist es unerlässlich, sich für die Automatisierung von HR-Prozessen und die Dematerialisierung Tausender Dateien zu rüsten.
Die zeitaufwendigsten Aufgaben, die bei manueller Verwaltung mit Dateien (Excel, Word, E-Mail oder Papier) zu computerisieren sind, sind zweifelsohne die jährlichen Mitarbeitergespräche.
Aber was sind die Vorteile des computergestützten Assessment-Interviews? Wie formalisiere ich das Beurteilungsgespräch mit einem HRIS-Tool? Wie lassen sich die Ergebnisse der Evaluation im gesamten Personalmanagement nutzen?
Beleuchten Sie die verschiedenen Arten von Interviews
Jährliches Beurteilungsgespräch (EAE), individuelles Beurteilungsgespräch, Leistungsgespräch … dieses Treffen wird in 8 von 10 Unternehmen mit mehreren, manchmal verwechselten Namen versehen.
Sie findet oft am Jahresende statt, kann aber je nach Unternehmenskultur mehr oder weniger häufig oder sogar „kontinuierlich“ organisiert werden: alle 6 Monate, jedes Jahr oder sogar alle 2 Jahre. Aus rechtlicher Sicht ist sie nicht zwingend (außer bei Anwendung der Konvention oder des Kollektivvertrags). Nicht zu verwechseln mit dem Berufsgespräch, das in Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten alle 2 Jahre stattfinden muss (siehe Arbeitsgesetzbuch: Artikel L6315-1).
Ein wichtiger Moment in der Führung der Männer und Frauen des Unternehmens, konzentriert sich das jährliche Interview hauptsächlich auf zwei Punkte:
- Bewertung der Arbeit des Mitarbeiters im letzten Jahr,
- Definition von Zielen und Missionen für das Folgejahr,
- Kompetenzbewertung,
- Erfassung des Schulungsbedarfs
Um den Kauf oder die Miete eines HRIS profitabel zu machen, können Sie sich vorstellen, diese Services für verschiedene andere Interviews und HR-Prozesse zu nutzen:
- professionelles Treffen,
- Beurteilungsgespräch,
- Karrieregespräch,
- Wartung am Ende der Probezeit oder Wiederaufnahme der Tätigkeit,
- 360°-Auswertung,
- Kompetenzgespräch,
- Personalüberprüfung …
Eine Lösung für eine bessere Zusammenarbeit
Eine HRIS-Plattform mit einem HR-Portal bringt allen Stakeholdern eine Vision des Interviews. Die meisten der heutigen HRMS befinden sich im „Self-Service“-Modus. Jeder kann sich mit Login und Passwort über einen Internetbrowser (keine Installation auf dem PC erforderlich) von überall aus verbinden. Für jede Rolle ihre Zugriffsrechte:
- der Vorgesetzte kann die Bewertungsformulare für jeden seiner Mitarbeiter ausfüllen,
- der Mitarbeiter kann dann seine jährliche Bewertung einsehen, kommentieren und validieren,
- HR hat einen Überblick über den Fortschritt der Kampagnen, kann auf die Interviews jedes Mitarbeiters zugreifen und vor allem Auszüge aus der gesamten Bevölkerung nach ganz bestimmten Themen machen: Weiterbildungsbedarf, Entwicklungswünsche …
Wie funktioniert konkret eine jährliche Interviewkampagne mit einem HRIS?
Die Computerisierung Ihrer jährlichen Interviews hat 3 Hauptvorteile:
- Informationen zentralisieren, nutzen und archivieren
- Verbessern Sie die Überwachung und Gesamtverwaltung von Daten, um das Personalmanagement zu vereinfachen
- Stellen Sie Verbindungen zu anderen HR-Prozessen her: Ausbildung, Fähigkeiten, Vergütung, Mobilität usw.
Wie funktioniert es in der Praxis? Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Umgang mit Vorstellungsgesprächen, daher ist es wichtig sicherzustellen, dass sich die HR-Software an Ihre Arbeitsgewohnheiten anpasst. Jeder Schritt Ihres Interviews muss in Ihr computergestütztes Formular integriert werden können.
Konsultieren Sie die Arbeitnehmervertretungen (IRP)
In einigen großen Unternehmen muss die Durchführung jährlicher Überprüfungskampagnen von den IRPs beantragt werden.
Vor der Wartungsaktion
Richten Sie die Wartungskampagne ein
Die Automatisierung des Prozesses entlastet die Personalabteilung von einer umständlichen und zeitaufwändigen Implementierung. Dank des HRIS wird den verschiedenen Akteuren der Operation automatisch eine Checkliste mit den durchzuführenden Aufgaben für die Erstellung von Kampagnen angeboten. Zum Beispiel :
- Überprüfung des Organigramms, der Definition von Stellen
- Aktualisierung von Funktionen und Fähigkeiten
- Update des Interviewleitfadens für Führungskräfte und Mitarbeiter
- Update zur HR-Wartungsunterstützung
- Start der Kampagne: Definition des Zeitraums, der betroffenen Bevölkerung usw.
Füllen Sie die Bewertungsformulare aus
Der für die Bewertungen seines Teams zuständige Manager erstellt die Bewertung schnell und einfach auf der Plattform. Er geht :
- bewerten ihren Mitarbeiter nach verschiedenen Kriterien, die auf den Bewertungsformularen organisiert sind: (Zielerreichung, Wissen, Know-how, Fähigkeiten usw.)
- Ziele setzen,
- definieren Ausbildungsbedarf und Entwicklungswünsche.
Ist eine Beurteilung des Mitarbeiters am Computer oder Tablet nicht möglich, können die Interviewraster ausgedruckt werden.
Informieren Sie den Mitarbeiter
Diese Ernennung muss den Mitarbeitern bekannt gegeben werden. Die HRIS-Software ermöglicht:
- informieren: durch Widgets für Unternehmens- und/oder Personalinformationen im Personalportal,
- sie zu ihren Vorstellungsgesprächen einzuladen: durch Versenden einer Einladungs-E-Mail,
- melden Sie das Meeting direkt im Mailboxplan für Mitarbeiter und den Vorgesetzten an.
Während des Interviews
Feedback sammeln
Während der Diskussion gibt der Gutachter Kommentare in das dafür vorgesehene Feld ein. Diese Beobachtungen und Notizen können somit argumentiert und dem Mitarbeiter zum besseren Verständnis präsentiert werden.
Identifizieren Sie den Entwicklungsbedarf und binden Sie Schulungen ein
Um dem Mitarbeiter zu helfen, seine Aufgaben besser zu erfüllen, kann der Vorgesetzte ihm Schulungen anbieten. Einige HRMS werden verwendet, um alle HR-Prozesse zu verwalten. Die Schulungsanfrage kann dann im Schulungsmanagement-Modul bearbeitet werden, wo der Mitarbeiter Zugriff auf die Schulungskataloge hat.
Entwicklungswünsche verwalten
HR-Lösungen mit globaler Reichweite bieten die Möglichkeit, die Entwicklungswünsche der Mitarbeiter zu managen. Sie sind oft mit dem Management der Organisationsstruktur (geografische, funktionale Mobilität usw.) und / oder Fähigkeiten verbunden. Die Personalplanung ermöglicht es, freie Stellen zu identifizieren, theoretische Mobilität zu studieren, um den Mitarbeitern eine Karriereentwicklung entsprechend ihren Ambitionen und ihrem Qualifikationsniveau zu bieten.
Bewertung archivieren, Bericht einreichen, vergleichen
Mitarbeiter, Manager, HR haben Zugriff auf die jährliche Bewertung in ihrem HR-Portal. Sie wird dort aufbewahrt und kann im Vergleich zu den Vorjahren analysiert werden.
Während der Evaluierungskampagne
Monitoring-Bewertungen Die Personalabteilung kann die verschiedenen Phasen der Interviewkampagne verfolgen: Validierungen durch jeden Mitarbeiter, N + 1, N + 2 usw. Über das HRIS können sie auf relevante Indikatoren aufmerksam gemacht werden, wie zum Beispiel die Anzahl der von den Abteilungen bisher validierten Bewertungen. Das HRIS versendet automatisch Erinnerungen per E-Mail. Visualisieren durch Reporting Auf seiner Plattform haben HRs die Möglichkeit, Bewertungsnotizen, Entwicklungswünsche, Schulungen usw. zu verfolgen. Sie können die Verteilung von Ergebnissen und Leistung visualisieren. Diese Daten stehen in verschiedenen Darstellungen zur Verfügung: Tabellen, Grafiken etc. Sie sind exportierbar (Excel, Word, PDF etc.) und können ausgedruckt werden. Der Manager seinerseits kann auch die Ergebnisse visualisieren und die konsolidierten Ziele seines gesamten Teams anzeigen.
Für weitere
Bewerten Sie die Evaluatoren
Einige Anbieter von HR-Software bieten Anwendungen an, die es ermöglichen, jeden Mitarbeiter von seinen Kollegen, Untergebenen, internen Kunden usw.
Fähigkeiten analysieren
Die Forward Planning of Jobs and Skills (GPEC) ermöglicht es, Fähigkeiten anhand des erforderlichen Niveaus zu bewerten und Talente zu überwachen und zu festigen.
Gehaltsrevisionen bearbeiten
Nach den Interviews ermöglichen einige HRIS auch die Verwaltung des Gehaltsüberprüfungsprozesses: Erhöhungen, Boni, Boni usw. Die Führungskräfte können Erhöhungsvorschläge (korreliert mit den Bewertungen) eingeben, die dann von der Geschäftsführung und der Personalabteilung bearbeitet werden. Das HRIS ermöglicht es dem HR unter anderem, die verschiedenen Erhöhungsanträge mit dem geplanten Budget in Beziehung zu setzen und die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu analysieren.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die dem HR zur Verfügung stehenden IT-Ressourcen im Bereich Evaluationsmanagement heute unzählige Möglichkeiten bieten, Sie beim Management des Humankapitals Ihres Unternehmens zu unterstützen. Und Sie, denken Sie, dass Sie über die notwendigen HR-Tools verfügen, um Ihre Jahresgespräche erfolgreich zu absolvieren?
