Ein Workshop hat keinen Sinn, wenn er nicht effizient ist und nicht zum konkreten Fortschritt eines Projekts, zur Entscheidungsfindung, zur Lösung eines Problems … , kompliziert wird es, wenn der Workshop „virtuell“ ablaufen muss. Optimale Aufmerksamkeit, Zuhören und Führung sind daher wesentliche Vorteile für den Moderator.
Die Merkmale einer Remote-Werkstatt
Waren bis dahin Präsenzworkshops die Norm, wird mit dem Aufkommen neuer Technologien zunehmend Remote-Arbeit benötigt, wo sie umgesetzt werden kann, auch wenn einige Unternehmen noch immer Schwierigkeiten haben, das Management zu bewältigen. Die jüngste Gesundheitskrise ist entstanden, hat viele Gewohnheiten umgekrempelt und zu einem tiefgreifenden Umdenken geführt, auch in der Arbeitswelt - und die Einführung von Telearbeit als manchmal die einzige Möglichkeit, auf dem Markt weiter zu bestehen. In diesem Zusammenhang können Remote-Meetings relativ schwierig zu organisieren und zu ermöglichen sein.
Anwendungskontexte
Ein Remote-Workshop wird in verschiedenen Kontexten interessant sein:
- bewusste Wahl des Unternehmens,
- außergewöhnliche gesundheitliche Situation,
- geografisch entfernte Mitarbeiter,
- nomadische Angestellte …
Unterschiede zwischen Präsenzworkshops und virtuellen Workshops
Es gibt große Unterschiede zwischen Remote- und Face-to-Face-Workshops. Es ist wichtig, dass sich Animatoren dessen bewusst sind, um sie so gut wie möglich zu animieren.
Unter diesen Unterschieden können wir erwähnen:
- Reduzierte Qualität und Fluidität der Kommunikation,
- Weniger aktive Teilnahme,
- weniger anhaltende Aufmerksamkeit und Konzentration,
- Weniger effiziente Arbeitswerkzeuge.
Die verschiedenen Arten von virtuellen Teams
Wir können 4 Arten von virtuellen Teams unterscheiden, jede mit einer bestimmten Arbeitsweise und Gewohnheiten, die für ihr Wesen spezifisch sind:
- Team, von dem alle Mitglieder außerhalb des Firmengeländes Telearbeit leisten,
- Team bestehend aus nur 1 oder 2 Telearbeitern, der Rest arbeitet in den Räumlichkeiten des Unternehmens,
- Team bestehend aus Soli / Duos / Trios, die außerhalb des Firmengeländes geografisch verstreut sind,
- Team, dessen Mitglieder individuell unterschiedlichen Büros zugeordnet und geografisch weit voneinander entfernt sind.
Jedes Team unterscheidet sich von den anderen, seien es klassische Teams oder als „virtuell“ qualifizierte Teams. Der Moderator muss sich anpassen und die Erfahrung so fair und produktiv wie möglich gestalten.
Im Rahmen von Remote-Workshops ist es für eine höhere Effizienz wichtig, dass jeder der Teilnehmer die gleichen Arbeitsbedingungen hat wie die anderen.
Führen Sie Schritt für Schritt einen Remote-Workshop durch
Sobald die Besonderheiten der Remote-Arbeit integriert sind, wird die Durchführung eines Remote-Workshops unter Berücksichtigung der Idee durchgeführt, die Teilnehmer wie bei einem traditionellen Workshop zu führen.
Formalisierung des Workshops
Wählen und testen Sie die verwendeten Tools
Der erste Schritt besteht darin, die für die Durchführung des Workshops am besten geeigneten Werkzeuge auszuwählen, wobei das Ziel des letzteren berücksichtigt wird: Umsetzung eines neuen Projekts, Lösung eines spezifischen Problems, Innovation, Präsentation und Unterstützung, Änderung usw.
Um einen Remote-Workshop effektiv durchführen zu können, ist eine besondere Sorgfalt bei der Kommunikation unabdingbar.
Senden Sie wirkungsvolle Einladungen
Ein Remote-Workshop wird ebenso akribisch vorbereitet wie ein Präsenzworkshop. Die Einladungen an die Teilnehmer müssen überzeugend sein, um eine aktive und effektive Teilnahme aller zu gewährleisten und daher folgende Elemente enthalten:
- Ziel des Workshops,
- Namen der Teilnehmer,
- Workshop-Format,
- Austauschprogramm,
- Rollen von jedem.
Bereiten Sie die für den Workshop nützlichen Unterlagen vor
Einige Dokumente können während des Workshops nützlich sein, andere zum Erstellen, Vervollständigen … Bei einem persönlichen Gespräch ist es relativ einfach, ein fehlendes Dokument zu finden oder technische Probleme im Zusammenhang mit diesen Dokumenten während eines Remote-Workshops zu lösen. das ist etwas ganz anderes. Der Moderator muss daher alle für die Diskussionen notwendigen Unterlagen sammeln und vorbereiten und die Unterlagen zur Reflexion aufbauen (auszufüllende Tabellen, auszufüllender Zeitplan, auszufüllende Rahmen, auszufüllende Bilder usw.).
Durchführung des detaillierten Workshop-Programms
Das Ideal ist, 2 Programme zu formalisieren. Eine für den Moderator und eine für die Teilnehmer. Dieses Programm erinnert Sie an die Regeln für die Nutzung einer Remote-Werkstatt.
Hinweis: Es ist eine gute Idee, mehr Zeit für einen Remote-Workshop einzuplanen
Erleichtern Sie den Workshop
Wie bei einem klassischen Workshop ist es gut für den Moderator, früh zu sein, um alles einzurichten und sicherzustellen, dass alles zum vereinbarten Zeitplan fertig ist. Die Animation läuft wie folgt ab:
- Einrichtung der Werkstatt,
- Empfang der Teilnehmer und Erinnerung an die Verhaltens- und Betriebsregeln,
- Diskussionsstart: Präsentation von Tools, Zeitregelung und Reden,
- Schließung des Workshops, Bericht schreiben und senden.
Kommunizieren Sie immer wieder. Kommunikation hilft, die geografische Distanz zu verringern.
Begrenzen Sie die Dauer des Workshops und planen Sie Pausen ein, in denen jeder zum Beispiel Dehnübungen machen kann.
Auf diese Datei wird verwiesen in: Arbeitsbesprechung animieren - Fernbesprechung: von der Planung bis zur Online-Nachbesprechung.
