✅ Projekt-Dashboard: Interesse, Indikatoren und Schritte zur Umsetzung

Wie kann ein Dashboard die Leistung Ihrer Projekte verbessern? Was ist sein Inhalt? Wie wählt man die richtigen Indikatoren aus? So entwerfen Sie ein solches Tool: Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen.

Zusammenfassung

Was ist ein Projekt-Dashboard?
Ein Dashboard für wen?
Wozu dient dieses Werkzeug?
Qualitätskriterien eines Dashboards zur Verwaltung eines Projekts
Welche Indikatoren im Projektmanagement zu wählen?
Wie richte ich ein Projekt-Dashboard ein?
- Definieren Sie, wer wann was haben soll
- Bestimmen Sie den Inhalt des Dashboards (der Dashboards)
- Datenerfassung und Formatierung einrichten
- Erstellen Sie das Dashboard
- In Produktion setzen und die Übertragung starten

Was ist ein Projekt-Dashboard?

Dies ist ein Dashboard (Dashboard für unsere angelsächsischen Freunde) mit Indikatoren (oder Metriken), um den Fortschritt eines Projekts zu verwalten und seine Leistung zu überwachen. Dieses Synthesetool wird verwendet, um den Zustand eines Projekts zu überwachen. Es macht die Verwaltung effizienter und einfacher zu implementieren. Es erleichtert die Entscheidungsfindung.

Weitere allgemeine Hinweise finden Sie in der Definition eines Dashboards.

Mit fortschreitender Arbeit wissen der Projektleiter und sein Team, wo sie sich befinden und wo sie hin müssen. Wie ein Auto oder ein Flugzeug liefert das Dashboard die notwendigen Informationen, um das Projekt unter Kontrolle zu halten. Die wesentlichen Parameter sind auf einen Blick ersichtlich.

Ein Dashboard für wen?

In der Praxis entstehen aus einem Projekt mehrere Dashboards. Je nach Zielgruppe unterscheidet sich der Zweck:

Für einen Projektmanager : Ihr Ziel ist die tägliche Verwaltung. Er braucht relevante Indikatoren, um den Projektfortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass alles unter Kontrolle ist.
Für Mitglieder des Projektteams : Jeder muss zu Koordinationszwecken eine persönliche Vorstellung von seinen eigenen Aufgaben und eine Gesamtvision des Projekts haben.
Für Auftragnehmer und andere Interessengruppen : Sie benötigen je nach Profil und Funktion einen Überblick über die wichtigsten Etappen, Meilensteine sowie einen Bericht über die verbrauchten Ressourcen. Das Dashboard kann vom Projektleiter bei Lenkungsausschüssen und Projektreviews eingereicht und präsentiert werden.

Wozu dient dieses Werkzeug?

Diese Art von Dashboard erleichtert das Projektmanagement und verbessert die Effizienz des Managements: Die zu überwachenden wichtigen KPIs (Key Performance Indicators) sind direkt zugänglich und zentral in einem einzigen zusammenfassenden Bericht zusammengefasst. Mit Saas oder eigenständigen Softwaretools können sie in Echtzeit aktualisiert werden. So ist es möglich, Missbräuche zu antizipieren und Korrekturmaßnahmen einzuleiten, bevor es zu spät ist.

Andere Interessen:

Besser kommunizieren: alle beteiligten Akteure verfügen über den gleichen Informationsstand. Der Austausch basiert auf qualitativer Basis. Gute Kommunikation verhindert Missverständnisse.
Besser koordinieren: Die gemeinsame Nutzung von Indikatoren ermöglicht es jedem, sich in den Fortschritt der Teamarbeit einzuordnen. Die Koordination wird erleichtert.
Gezielte Überwachung durchführen nach Prioritäten und kritischen Punkten.
Hilfe beim Projektmanagement: die Auswahl und visuelle Hervorhebung von Schlüsselindikatoren erleichtert die Aufgabe des Projektleiters, wenn er sein Team auf die Bedeutung der Verzögerung, die unzureichende Qualität der Ergebnisse usw. Darüber hinaus ist das Dashboard eine Unterstützung, um Entscheidungsträger davon zu überzeugen, dass eine Überprüfung der gesetzten Fristen oder des zugewiesenen Budgets erforderlich ist.

Qualitätskriterien eines Dashboards zur Verwaltung eines Projekts

Um die Vorteile dieses Tools voll auszuschöpfen, müssen Sie auf einige Punkte achten.

Die Relevanz der Indikatoren: nur die Schlüsselindikatoren behalten, die einen Einfluss auf die Leistung des Projekts haben.
Die Berechnungsqualität der Messungen: nutzen verlässliche Informationsquellen und definieren präzise Managementregeln, ohne „Gasfabriken“ zu sein.
Die Präzision: Um eine zuverlässige Entscheidung zu treffen, müssen die Indikatoren präzise sein.
Aktuelle Information: Ebenso wie die Präzision ist eine veraltete Messung irrelevant oder sogar irreführend.
Synthetische Daten: keine Frage der Überfrachtung des Empfängers mit überflüssigen Informationen. Die Funktion eines Dashboards besteht darin, wesentliche Daten auf einen Blick zu beobachten. Es bietet sich an, sich auf andere Tools zu verlassen, um die Analyse weiter zu verfolgen.
Ergonomische Formgebung: Die leichte Verständlichkeit des Tools ist ebenso wichtig wie sein Inhalt. Ein Benutzer erwartet eine klare, luftige Darstellung, eine einfache Handhabung, bei der das Wichtige sofort herauskommt. Heutige Apps produzieren schöne und effiziente Layouts mit reibungsloser und intuitiver Navigation.

Welche Indikatoren im Projektmanagement zu wählen?

Der Inhalt eines Dashboards hängt von der Art des Projekts, seinem Zweck und seinen Empfängern ab. Die Indikatoren basieren im Allgemeinen auf Begriffen von:

Kosten,
Qualität,
Zeitlimit,
Leistung,
Risiken.

Hier einige Beispiele für Maßnahmen:

Status der Etappen (geplant / abgeschlossen …)
Nachverfolgung von Fristen, Meilensteinen (erreicht, verspätet, Prognosen …)
Überwachung von Aufgaben (in Bearbeitung, nicht zugewiesen, Prozentsatz der erledigten Aufgaben usw.)
Arbeitsaufwand pro Person
Überwachung kritischer Aktionen
Gesamtbudget / verbrauchtes Budget
Verbrauch anderer Ressourcen

Wie richte ich ein Projekt-Dashboard ein?

Es gibt keinen Standardansatz für die Durchführung dieser Aufgabe. Wir bieten Ihnen jedoch einen logischen Weg, der auf bewährten Praktiken basiert, um das optimale Ergebnis zu erzielen.

Definieren Sie, wer wann was haben soll?

Identifizieren und listen Sie die zukünftigen Empfänger eines Dashboards auf. Wie oben gesehen, erwartet jedes typische Profil spezifische Informationen. Bestimmen Sie für jeden seine Ziele und Zwecke, dann die Informationen, die er benötigt, nach welcher Häufigkeit und schließlich die relevanten Indikatoren.

Gruppieren Sie Profile mit ähnlichen Anforderungen, um die Anzahl der zu generierenden verschiedenen Dashboards zu definieren.
Bestimmen Sie den Inhalt des Dashboards (der Dashboards)

Entwickeln Sie für jede Profilgruppe die Indikatoren, die ihr Dashboard bilden.

Ein Indikator besteht aus:
- eine Informationsquelle,
- Verwaltungsregeln (Berechnungen, Aktualisierungsintervalle usw.),
- von Sollwerten, Minimum oder Maximum, Abweichungen.
Wichtig: Lassen Sie das Dashboard von den Empfängern validieren.
Datenerfassung und Formatierung einrichten

Mechanismen zum Sammeln von Informationen entwickeln: CSV-Exporte, Computerschnittstellen, manuelle Eingabe usw.

Bereiten Sie die Formatierung der Daten und deren Integration in das Dashboard vor.
Erstellen Sie das Dashboard

Wählen Sie eine ergonomische Präsentation und sorgen Sie für eine optimale Organisation, damit die KPIs hervorgehoben werden.

Einige Hinweise :
- Die übliche Leserichtung ist von links nach rechts, von oben nach unten: Platzieren Sie die wichtigen Informationen im oberen Teil links im Bericht.
- Farben haben eine Bedeutung: Rot steht für Dringlichkeit und Gefahr, Grün für Erfolg, Gewinn. Spielen Sie mit diesen Codes, um den angezeigten Zahlen mehr Bedeutung zu verleihen.
- Symbole: Sie verleihen der Interpretation von Zahlen mehr Bedeutung (Pfeil nach oben, unten usw.).
Bei Projektmanagement-Software erfolgt das Design direkt in der Anwendung - Wenn Sie eine Tabellenkalkulation (Excel oder andere) verwenden, bereiten Sie ein Standardmodell vor.
In Produktion setzen und die Sendung starten

Starten Sie die regelmäßige Generierung von Berichten - senden Sie das/die Dashboard(s) gemäß der geplanten Organisation an die Empfänger.