Wann für ein Arbeitsmeeting?

Für ein produktives Meeting – egal wie sorgfältig inhaltlich vorbereitet – ist es unabdingbar, dass es zu einem Zeitpunkt stattfindet, der dem Nachdenken, der Konzentration und der Effektivität der Teilnehmer am förderlichsten ist.

Warum den richtigen Zeitpunkt für Ihre Meetings wählen?

Im Allgemeinen mögen die Leute keine Treffen jeglicher Art. Dies gilt umso mehr in Unternehmen oder Abteilungen, die an akuter Meetingitis leiden. Meetings folgen aufeinander und ähneln sich, ohne für manche wirklich zu etwas Konkretem zu führen.

Aber wenn diese Arbeitstreffen Tag für Tag wiederholt werden, wirken sie manchmal produktiver, weniger mühsam. Neben der sorgfältigen Vorbereitung scheinen Tag und Uhrzeit dieser Sitzungen eine Rolle für ihre Wirksamkeit zu spielen.

Die Wahl des richtigen Tages und der richtigen Uhrzeit für ein Meeting hätte daher einen erheblichen Einfluss auf die Effizienz der geleisteten Arbeit. Tatsächlich sind bestimmte Tage und Zeiten der Reflexion, Konzentration… und damit der Produktivität des Teams förderlicher!

Die Wahl des richtigen Zeitpunkts für die Abhaltung eines Arbeitstreffens würde somit Folgendes ermöglichen:

• die Aufmerksamkeit und Konzentration der Teilnehmer maximieren,
• Zeit und Energie sparen,
• effizientes Arbeiten fördern,
• Teilnehmer stärker einbeziehen,
• das Image von Meetings bei den Mitarbeitern zu verbessern.

Zu welcher Tageszeit, um ein Meeting zu organisieren?

Insgesamt sind Nachmittage weniger förderlich für produktive Besprechungen. Neben der Verdauungsphase, die nicht für Konzentration und Reflexion geeignet ist, müssen sich einige Teilnehmer im Laufe des Tages mit unvorhergesehenen Ereignissen auseinandersetzen, eine Akte fertigstellen usw. Sie sind vielleicht immer noch bestrebt, das besagte Treffen zu beenden und sich weniger in die Reflexion einzumischen oder, wenn es einmal begonnen hat, alles zu tun, um sicherzustellen, dass es so schnell wie möglich endet. Dies untergräbt unweigerlich die Effizienz der Arbeit und kann manchmal zu Fehlentscheidungen führen.

Wenn die Sitzung nicht zu einem anderen Zeitpunkt als am Nachmittag stattfinden kann, erscheint die Entscheidung für eine Zeit am Nachmittag, 15:00 Uhr, akzeptabel.

Die Momente, die es zu vermeiden gilt

• Montag und Freitag : Wenn Montagmorgen oft der Wind in den Segeln ist, um die Woche richtig zu starten und Wochenziele zu setzen, sind sie nicht die beste Wahl, wenn es um die Terminplanung geht. Tatsächlich können die Mitarbeiter am Montag noch am Wochenende ihre Gedanken haben und werden sich nicht vollständig auf das Thema konzentrieren. Gleiches gilt für Freitage, an denen die Mitarbeiter bereits daran denken, dass ihr Wochenende schnell näher rückt oder alles, was sie vor der Abreise noch erledigen müssen… Ihre Gedanken sind dem Meeting nicht sehr aufgeschlossen.
• das erste am Morgen : Dies erfordert, dass der Moderator gut stromaufwärts kommt, um den Raum und die Ausrüstung vorzubereiten. Dies kann ein Vektor von Stress und / oder Anspannung sein, wenn nicht alles nach Plan verläuft. Unter den Teilnehmern können auch Nachzügler sein, die den reibungslosen Fluss der Reflexionen stören. Zudem ist die Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmer in der ersten Stunde des Tages noch nicht optimal.
• am frühen Nachmittag : Die Nachmahlzeit erzeugt eine gewisse Schläfrigkeit, die mit der Verdauungsperiode verbunden ist. Das Energieniveau ist nicht optimal, die Reflexion würde stark leiden.
• am Ende des Tages : Die Teilnehmer machen sich eher Sorgen darüber, wann sie ihre Arbeit aufgeben, als darüber, worüber sie in der Besprechung nachdenken sollen. Darüber hinaus wird der Tag, nachdem er bereits viele unvorhergesehene Ereignisse und mehr oder weniger schwere Fälle zu bewältigen hatte, körperliche und geistige Ermüdung zu spüren und die Stimmung wird nicht in Bestform sein.
• in der Mittagspause : Es sei denn, man bietet wirklich eine schnelle, aber ausreichend große Mahlzeit an und plant diese im Vorfeld echter Diskussionen – die sich nicht in die Länge ziehen sollten, weil die Verdauung kontraproduktiv sein könnte, bedeutet das Mittagstreffen für viele Mitarbeiter, zeitgleich mit der Arbeit zu essen. Was manche stören mag.

Je nach Tätigkeit des Unternehmens und Arbeitsweise des Teams auch zu vermeiden: Besprechungen zu entscheidenden Zeiten - Job-Rotationen, Tage, an denen einige Mitarbeiter Telearbeit leisten usw.

Die besten Zeiten für ein produktives Meeting

Wenn dienstags oder donnerstags für Arbeitsmeetings bevorzugt werden, sollte der ideale Zeitplan entsprechend dem Kontext und den Erwartungen festgelegt werden.

• morgens : ideal für den Beginn eines Meetings zwischen 9 und 10 Uhr, damit alle schon gut in der Arbeit verankert sind, mit maximaler Energie, aber noch nicht vom Hunger zerrissen. Wenn das Meeting länger als eine Stunde dauern soll, planen Sie eine Pause – Kaffee oder frische Luft – ein, um der Gruppe neue Energie zu verleihen und ihre Konzentration aufrechtzuerhalten.
• Dienstags mitten am Nachmittag : Es scheint, dass Dienstagnachmittag weder zu früh noch zu spät (ca. 15 Uhr) eine gute Zeit für ein Treffen ist. Die Woche ist zwar schon in vollem Gange, aber noch nicht zu beschäftigt, um Energie und Denk- und Konzentrationsfähigkeit zu untergraben. Die Verdauung ist im Allgemeinen in vollem Gange und das Energieniveau aller ist noch relativ hoch.
• in Remote-Meetings : eine Zeit, die von allen Teilnehmern im gegenseitigen Einvernehmen gewählt wird, insbesondere wenn sie geografisch verstreut sind und sich nicht alle in derselben Zeitzone befinden.

Bei sensiblen, vertraulichen oder Senior Management Meetings kann es sinnvoll sein, sich für einen späteren Termin zu entscheiden, zu einem Zeitpunkt, an dem die überwiegende Mehrheit der Mitarbeiter ihren Posten bereits verlassen hat. Achten Sie jedoch darauf, diese verspäteten Besprechungen nicht zu oft zu erneuern, da jeder das Recht auf seine Privatsphäre hat und die Verbindung trennt.

Diese Datei wird referenziert in: Ein Meeting effektiv organisieren und durchführen