Wie schreibe ich eine Konzeptnotiz für ein Projekt?

Wie kann man Sinn und Inhalt eines Projekts allen direkt oder indirekt Beteiligten einfach präsentieren? Die Framing Note ist ein wichtiges Instrument, um ein Projekt in seinen groben Umrissen zu präsentieren. Wie schreibt man es? Was enthält es?

Was ist eine Rahmennotiz?

Dies ist das Referenzdokument im Prozess. Es beschreibt die wichtigsten Punkte, die Sie über ein Projekt wissen sollten. Es beantwortet QQOQCP-Fragen:

• F - Was? : Projektdefinition, Umfang
• P - Warum? : Zweck des Projekts, Kontext der Anfrage
• F - Wer? : Betroffene, Stakeholder, Projektmanager, Projektteam, Key User
• O - Wo : Ort (ggf. anzugeben)
• F - Wann : Planung, Eckdaten
• Wie ist das : Methoden, Ressourcen, Budget …

Die Rahmennotiz wird auch als Engagement Letter, Summary Note oder auch Launch Note bezeichnet.

Wozu dient dieses Dokument?

Im Lebenszyklus eines Projekts liegt die Rahmennote zwischen der Chancenstudie und der Gestaltung des Pflichtenhefts. Dieses Dokument ist in mehrfacher Hinsicht nützlich:

• ein Vertrag zwischen dem Auftraggeber (oder dem Auftraggeber) und dem Projektleiter für die Arbeit zuständig. Es definiert klar die Erwartungen und die Antworten.
• ein Arbeitsdokument zur Validierung der Themen, des Inhalts, der Organisation und der Ergebnisse des Projekts . Als solches ist es ein Dokument, das sich mit Austausch und neuen Parametern weiterentwickelt.
• Repository auf die sich die Beteiligten in jeder Phase des Projekts beziehen können.

Unterschied zwischen Scoping Note und Spezifikationen

Die Rahmennote ist ein synthetisches Dokument, das alle wesentlichen Punkte des Projekts enthält. Die Spezifikationen sind ein Dokument, das eine Anfrage an das Team formiert, das das Projekt durchführt, sei es intern oder extern. Die Rahmennote dient als Grundlage für die Gestaltung des Lastenheftes.

Wer sind die Empfänger?

Die Liste wird zwischen den an der Projektrealisierung beteiligten Akteuren (Leiter und Mitglieder des Projektteams) und den zu informierenden Akteuren (Lenkungsausschuss, Geschäftsführung, Leiter der betroffenen Abteilungen etc.) geteilt.

Wie schreibe ich eine Konzeptnotiz?

Der Inhalt eines Rahmenvermerks variiert je nach Art des Projekts, seinem Umfang, dem Tätigkeitsbereich usw. Unter eine Vorlage für eine Konzeptnotiz nach Ihren Wünschen anpassen:

1. Projektdefinition

   Dieser erste Schritt stellt den Charakter des Projekts vor. Ein paar Zeilen beschreiben, was Sie wissen müssen.

   Beispiel für Fragen, die Sie sich stellen sollten:

   • Worum geht es ?
   • Was beinhaltet das Projekt?
   • Welche Idee soll entwickelt werden?

2. Ursprung des Projekts / Kontext

   Erläuterung der Elemente, Fakten, Situation (Wirtschaft, Umwelt usw.) usw. die zur Realisierung dieses Projekts geführt haben. Dieser Schritt hilft, die Entstehungsgeschichte der Nachfrage und ihre Herausforderungen zu verstehen.

   Diese Information verleiht der folgenden Arbeit eine einzigartige Färbung. Sie geben der Mission des Teams einen Sinn und ermöglichen allen Beteiligten, das gleiche Verständnis des Projekts zu teilen.

   • Was rechtfertigt dieses Projekt?
   • Warum dieses Projekt durchführen? Warum wird das benötigt?
   • Welche Auswirkungen wird es haben?
   • Was ist das zu lösende Problem?
   • Welche Punkte müssen verbessert werden?
   • Welche Elemente haben die Anfrage ausgelöst?
   • Was kennzeichnet die Situation?

3. die Ziele des Projekts

   Sobald das Projekt und seine Herkunft definiert sind, ist es ratsam zu spezifizieren, was das Projekt nach Abschluss bringen wird. Es geht um quantitative Ziele (finanzieller Gewinn, Produktivität etc.) sowie um qualitative (Mitarbeiterzufriedenheit, Markenimage etc.). Behalten Sie die Anzahl der Indikatoren bei, während Sie den Grund kennen.

4. • Was ist das Ziel des Projekts? Die Ziele ?
   • Was sind die Erwartungen?
   • Was sind die Ziele?
   • Was sind die Leistungen (Produkte, Dokumente usw.)?
   • Was sind Erfolgsindikatoren?

5. Projektumfang

   Ein Projekt hat normalerweise Grenzen. Es ist wichtig zu spezifizieren, welche: was das Projekt enthält oder umfasst – und was es nicht berücksichtigt oder nicht anspricht. Dies ist eine wichtige Klarstellung. Dies ist eine Gelegenheit, um zu überprüfen, ob alle Beteiligten tatsächlich denselben Umfang haben. Darüber hinaus haben diese Informationen direkten Einfluss auf die eingesetzten personellen, materiellen und finanziellen Ressourcen, die eingesetzten Methoden und die Fristen. Daher ist es wichtig, den Rahmen festzulegen, in dem sich das Projekt entwickeln wird.

   • Wo liegen die Grenzen des Projekts?
   • Welche Abteilungen/Prozesse/Funktionen/Geografisches Gebiet/Kundensegment/beziehen oder ausschließen?
   • Welche Funktionen sind betroffen?
   • Was sind die Prioritäten?
   • Welche anderen Bereiche sind betroffen?

6. Einschränkungen

   Interne und externe Zwänge können auftreten und müssen vom Projektleiter berücksichtigt werden. Dies kann eine Frage von Personalengpässen, Ressourcen, Timing, Ergebnissen usw. sein.

7. Schauspieler

   Die Identifizierung der Akteure ermöglicht es, nicht nur zu wissen, wer was tut, wer wofür verantwortlich ist, sondern auch, wer worüber informiert werden sollte. Somit kennen alle betroffenen Personen die Rolle und Verantwortung jedes Einzelnen (siehe RACI-Matrix). Eine große Hilfe für effektive Interaktionen.

   • Wer sind die Mitglieder des Projektteams?
   • Wer ist für jeden Bereich zuständig?
   • Wer nimmt an den Lenkungssitzungen teil?
   • Wer sind die anderen Stakeholder?
   • Wer sind die Experten?
   • Wer sind die Key-User?
   • Wer validiert die Leistungen?

8. Zeitplan-Makro

   Es ordnet die wichtigsten Phasen (z. B. Vorstudie, Detailstudie, Prototyping usw.) des implementierten Ansatzes zeitlich ein. Die Makroplanung hat ein doppeltes Interesse: einen Zeithorizont festzulegen und einen Überblick über den Fortgang der Operationen zu geben.

   • Was sind die Meilensteine ​​und Eckdaten?
   • Was sind die wichtigsten Meilensteine?
   • Was sind die wichtigsten Fristen?
   • Wann soll das Projekt starten?
   • Wann soll es spätestens enden?

9. Ressourcen

   • Humanressourcen : interne und externe Ressourcen erforderlich.
   • Materielle Mittel : Maschinen, Werkzeuge, Besprechungsräume …
   • Finanzielle Resourcen : Genauigkeit der Mittelausstattung für die Durchführung des Projekts. Geben Sie den Teil an, der jeder Phase gewidmet ist, die in der Makroplanung identifiziert wurde.

10. Kommunikation

    Skizzieren Sie, wer wann kommuniziert und welche Mittel verwendet werden. Einzelheiten werden im Projektkommunikationsplan festgelegt.

11. Risiken

    Jedes Projekt birgt Risiken: sehr (zu) optimistische Fristen, unzureichende Fähigkeiten, komplizierte persönliche Beziehungen zwischen bestimmten Mitarbeitern usw.

    • Was sind die Risiken?
    • Was sind die Schwächen? Verletzlichkeit?
    • Welche Einschränkungen gibt es?
    • Was passiert bei…?

Wenn diese Informationen wichtig sind, kann der Ort angegeben werden, an dem das Projekt durchgeführt wird.

Diese Datei wird referenziert in: Projekt-Framework