Ob Manager oder Experte auf einem bestimmten Gebiet, Sie werden höchstwahrscheinlich die Leitung bestimmter Projekte übernehmen müssen… Große Herausforderungen in Bezug auf Ihre eigene Verantwortung… Es stellt sich die Frage: Mit welcher Projektmanagement-Methodik sollen die Ziele erreicht werden ?
Dabei handelt es sich nicht um die Prince-, Scrum-, XP-Methode, sondern um einen einfachen Ansatz, der auf jede Art von Projekt anwendbar ist, sowohl für die Rekrutierung als auch für die Organisation einer Dienstleistung.
Eine Methodik, die sich um 4 Stufen dreht.
Schritt 1 - Initialisieren: was, warum, wie und wer?
Dies ist die erste Phase. Sie kennen das Ziel. Sie müssen mehr wissen und …
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Erinnern Sie sich an das Ziel des Projekts
Bestimmen Sie, was sein Zweck ist. Geben Sie nach Möglichkeit den Kontext an. Diese Informationen geben dem Projekt mehr Bedeutung. Alle Beteiligten teilen somit die gleiche Vision des Projekts und seiner Herausforderungen. Missverständnisse werden reduziert.
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Definieren Sie genau, wohin das Projekt führen soll
Dies ist der Beginn Ihrer Spezifikationen. Projizieren Sie sich selbst, um zu beschreiben, was Sie erreichen möchten. Schreiben Sie alles schwarz auf weiß auf.
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Setzen Sie Zeit- und Kostenbeschränkungen
Die Ihnen zur Verfügung stehenden Mittel sind nicht unendlich (in diesem Fall würden wir diesen Artikel nicht lesen…). Die Fristen sind sicherlich auch nicht. An dieser Stelle müssen die Spielregeln festgelegt werden. Markieren Sie den Umfang Ihres Projekts.
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Identifizieren Sie Ressourcenpersonen
Der letzte Schritt dieses Schrittes ist die Einrichtung eines Projektteams. Je nach Umfang Ihrer Mission oder Projektgröße ist dies nicht zwingend erforderlich. Andererseits wäre es überraschend, wenn Sie Ihr Projekt führen könnten, ohne andere interne oder externe Fähigkeiten in Anspruch zu nehmen. Ressourcen, die in Bezug auf Beratung oder Ausführung nützlich sind.
Schritt 2 - Planen Sie die Schritte und Aktionen: Wer macht was wann?
Jetzt wissen Sie, wohin Sie wollen. Sie kennen Ihre Budget- und Zeitbeschränkungen und haben die Personen aufgelistet, die Sie mobilisieren müssen. Jetzt ist es an der Zeit, all diese Daten zu vertonen.
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Definieren Sie die Ausgänge und unterscheiden Sie die verschiedenen Phasen
Die Idee ist, dass Ihr Planungstool nicht nur einen Anfang und ein Ende hat. Um die Arbeit zu erleichtern, identifizieren Sie die Hauptphasen mit Zwischenproduktionen (die Outputs). Beispiel Rekrutierung: Definition des Kandidatenprofils (Output: Wissens-, Know-how- und Sozialkompetenz des idealen Kandidaten), Start der Kandidatensuche (Output: Kandidatenliste) etc. Sobald diese Arbeit abgeschlossen ist, legen Sie diese Hauptaktionen in einen Zeitplan (Gantt für die fortgeschrittensten) und weisen Sie Fristen zu. Eine grafische Darstellung erleichtert die Überwachung erheblich. Sie können auch mit dem Enddatum beginnen und einen umgekehrten Zeitplan erstellen.
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Fügen Sie die Hauptaufgaben hinzu
Tragen Sie für jeden Schritt in Ihren Zeitplan die Folgeaufgaben ein, die ausgeführt werden müssen. Definieren Sie nicht alles im Detail. Bleiben Sie auf einer operativen Ebene, die Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen . Für jede Aufgabe, die zu mobilisierenden Ressourcenpersonen zuordnen . Dies ist die Möglichkeit, sich nach ihrer Verfügbarkeit zu erkundigen. Es wird dringend empfohlen, nicht zu warten, bis Ihr Projekt geplant ist, um die Verfügbarkeit einer Person zu überprüfen. In dem Wissen, dass Sie auf jeden Fall sehr wahrscheinlich Unsicherheiten in Ihrer Planung haben werden … Denken Sie daran, dass dies ein Vorbereitungs-, Überwachungs- und sogar Reorganisationswerkzeug ist. So erhalten Sie einen Zeitplan der durchzuführenden Aufgaben und der damit verbundenen Ressourcen.
Schritt 3 - Ausführen und Pilot
Aufgrund Ihrer anfänglichen Vorbereitung, Sie können die geplanten Operationen starten . Jeder Schritt muss zum definierten Output führen. Wenn unvorhergesehene Ereignisse eintreten, behandeln Sie diese, indem Sie die folgenden Schritte berücksichtigen. Ziel ist es, dem ursprünglichen Plan so weit wie möglich treu zu bleiben. Koordinieren Sie im Verlauf der Arbeit die Arbeit der Ressourcenmitarbeiter, moderieren Sie Besprechungen usw. Organisationsanpassungen umsetzen (es ist sehr selten, dass sich auf dieser Ebene nichts ändern lässt): Schulung, Änderungsmanagement … Je nach Fall (und Befindlichkeiten) werden diese Anpassungen während der Ausführung oder während der Lieferung vorgenommen. Um die Kontrolle zu behalten, wird dieser Schritt meistens innerhalb des Projekts verwaltet.
Schritt 4 - Finalisieren
Hier ist das Ende Ihrer Mission. Und einige Prinzipien, die Sie befolgen müssen, um es erfolgreich zu schließen …
- Stellen Sie sicher, dass die ursprünglichen Ziele erreicht wurden.
- Liefern, wenn eine endgültige Lösung geliefert werden soll. Dies ist beispielsweise bei einer Computeranwendung der Fall.
- Beenden Sie die laufende Arbeit "ordentlich" : Stellen Sie sicher, dass Berichte verfasst, die Dokumentation abgeschlossen ist, Ressourcenmitarbeiter über das Ende des Projekts informiert werden usw.
- Machen Sie eine Bestandsaufnahme dessen, was funktioniert hat und welche Schwierigkeiten aufgetreten sind. Dies ist eine sehr nützliche Übung zur kontinuierlichen Verbesserung!
