Meeting: Wie kann man eine Diskussion managen, die aus dem Ruder läuft?

In einer Arbeitssitzung zu einem heiklen Thema laufen die Diskussionen relativ gut. Plötzlich hebt sich der Ton und manche Stimmung heizt sich auf. Trotz der Rufe nach Ordnung und Ruhe nimmt die Spannung weiter zu. Der Moderator muss so schnell wie möglich reagieren und alle wieder auf den richtigen Weg bringen. Warum und wie?

Ursachen des Rutschens

Heikles Thema, divergierende Meinungen, Egokriege, müde Köpfe, Spannungen im Service / Unternehmen … Es gibt viele förderliche Kontexte für Diskussionen, die aus dem Ruder laufen. Der Ton kann schnell ansteigen. Vor allem, wenn das Thema heikel ist. Solange der Kontext schon etwas angespannt ist, braucht es nicht viel, um im Extremfall aus einer Werkstatt einen Nischen- oder Boxring zu machen.

Zu den häufigsten Ursachen für mehr oder weniger kontrolliertes Schleudern zählen:

• unterbrochene Rede;
• Meinungsverschiedenheiten, latente Konflikte;
• verschiedene Frustrationen;
• Unterschiede in Funktion und / oder Persönlichkeiten;
• persönliche Angriffe, Abrechnungen;
• systematischer Widerspruch, Böswilligkeit;
• Treffen, das sich in die Länge zieht.

Wann und warum reagieren?

Sind die Meinungsverschiedenheiten recht reichhaltig und Quellen der Aufgeschlossenheit, können sie dennoch je nach Kontext eine Reihe von mehr oder weniger offenen Konflikten erzeugen. Wenn diese während einer Arbeitssitzung ausbrechen, ist es die Rolle des Moderators, die Situation nicht eskalieren zu lassen und so schnell wie möglich zu reagieren. Zwei Kollaborateure, die sich prügeln würden, wären eine sehr bedauerliche Situation und für das gesamte Team völlig kontraproduktiv.

Es ist daher die Rolle des Moderators oder Managers, so gut wie möglich zu beobachten, zu bewerten und zu handeln.

Wann reagieren?

Aus den ersten Signalen, die mehr oder weniger latente Spannungen offenbaren:

• Seitenblicke zwischen zwei Teilnehmern;
• mehr oder weniger dezentes Hohnlächeln, wenn einer der Protagonisten spricht;
• verfrühte Seufzer;
• systematische Sprachunterbrechungen;
• ständige Missbilligung, zunehmende Lautstärke der Sprache, zunehmender Ton;
• unangemessene, verletzende und / oder unzeitgemäße Bemerkungen …

Warum reagieren?

Die Folgen eines Moderators, der den Strauß spielt oder zu hastig reagiert, oft unter dem Einfluss seiner eigenen Emotionen, können schädliche Folgen haben:

• Verlust der Glaubwürdigkeit in seiner Rolle als Vorgesetzter - sei es Debatten oder das Team;
• Kontrollverlust des Treffens: Sterilität der Debatten, Zeitverschwendung für alle, Ergebnis eines kompromittierten Projekts (usw.);
• verminderte Motivation und Begeisterung seitens der anderen Teilnehmer Unbehagen innerhalb der Gruppe;
• Schneeball-Effekt : das Verrutschen an der Basis von einem oder zwei Protagonisten breitet sich auf die gesamte Gruppe aus;
• Eskalation der Situation : nicht herzlicher Austausch, unangemessene Worte, Beleidigungen, Gesten des Temperaments, Zusammenstöße usw.

Die Schlüssel zum Management einer eskalierenden Diskussion

Geh einen Schritt zurück

Es ist wichtig, nicht zu hetzen und ein Minimum an Körpergröße zu erreichen, bevor Sie handeln. Es ist bekannt: Wir treffen selten in Eile die richtige Entscheidung.

Nehmen Sie sich Zeit, um zu beobachten, was vor sich geht. Analysieren Sie die Fakten. Bringen Sie die Protagonisten dazu, dasselbe zu tun. Das Thema ist umstritten. Es ist wichtig, sich auf die Form des Austauschs zu konzentrieren, der trotz der Unterschiede herzlich bleiben muss.

Kontrolliere deine Emotionen

Es ist wichtig, dass der Moderator sich nicht von den Emotionen kriegerischer Mitarbeiter oder von seinen eigenen parasitieren lässt. Dies ist eine unabdingbare Voraussetzung für richtiges Handeln.

Höre und höre Wut

Das Ignorieren von Spannungssignalen schürt nur die Spannung und steigert normalerweise die Feindseligkeit. Ein Konflikt bricht aus, wenn zwei Personen nicht mehr aufeinander hören. Wenn sie nicht mehr kommunizieren können. Gewalt – ob verbal oder körperlich – tritt auf, wenn ein Dialog nicht mehr möglich ist.

Für den Moderator – und die Führungskraft – ist es wichtig zu lernen, Anzeichen von Stress, latenten Spannungen zu erkennen und schnell zu reagieren, bevor ein Dialog nicht mehr möglich ist und die Situation außer Kontrolle gerät.

Jedem zu erlauben, seine Meinungen und Gefühle zu äußern, ohne Angst zu haben, beurteilt zu werden, ist volles Zuhören der erste Schritt zu gesunden zwischenmenschlichen Beziehungen – und damit zu Begegnungen –.

Ein konstruktiver Dialog mit Respekt für alle ist die Basis für ein Klima des Vertrauens.

Neutral und konstruktiv entschärfen

Ziel einer eskalierenden Diskussion ist es, den Konflikt schnell zu lösen, damit das Meeting ruhig und effizient weitergeführt werden kann.

Sobald die Wut identifiziert und gehört wurde, muss der Moderator / Manager in der Lage sein, diese Spannungen zu entschärfen und dabei neutral zu bleiben. Er muss seine Mitarbeiter oder den Unruhestifter dazu bringen, sich zu beruhigen und eine konstruktive Lösung für das Ausrutschen zu finden.

Effektiv jeden Ausrutscher entschärfen

Jede Situation erfordert eine bestimmte Haltung. Je nach Beschaffenheit des Kufens muss der Moderator seine Haltung anpassen, um adäquat reagieren zu können. Ziel ist es immer, die Ruhe wiederherzustellen und die Diskussionen neu auf das Thema auszurichten. Das Treffen wurde mit einem bestimmten Ziel initiiert, das unbedingt zu respektieren ist.

Wort geschnitten

Einer der Teilnehmer des Meetings schneidet dem Moderator, einem seiner Kollegen oder sogar allen systematisch das Wort ab. Er lässt niemandem die Zeit, sich voll auszudrücken. Er unterbricht ständig Reden, um seine Meinung zu äußern oder zu widersprechen, noch bevor die Sätze zu Ende sind. Er verbringt seine Zeit damit, die Sätze anderer Leute für sie zu beenden.

Rolle des Moderators oder Managers

• Erinnern Sie sich an die Besprechungsregeln : erinnern, ohne jemanden anzusprechen, dass jeder in der Lage sein muss, sich frei auszudrücken, ohne unterbrochen zu werden. Wesentlich für die Debatten und den konstruktiven Fortgang der Arbeit ist, dass jeder sagen kann, was er sagen möchte. Know-how und Respekt für andere sind zwei wesentliche Elemente in jedem Austausch.
• Sanft, aber fest zuschneiden der Störenfried, wenn er trotz Mahnung an die Verhaltensregeln weitermacht. Bitten Sie ihn ruhig, seine Kollegen bis zum Ende sprechen zu lassen, bevor Sie nacheinander sprechen.
• Bringen Sie alle dazu, sich auszudrücken und dem anderen voll und ganz zuzuhören bei Uneinigkeit. Bitten Sie die verschiedenen Parteien, ihre Sicht der Dinge auf ruhige Weise zu präsentieren. Dann schlagen Sie vor, dass sie die Dinge aus der Perspektive der anderen Parteien betrachten.

Persönlicher Angriff

Urteile über Person, Charakter, Geschlecht, Alter, Religion, Stil, Persönlichkeit usw. darf auf keinen Fall zugelassen werden. Es ist die Rolle des Managers / Moderators, sie systematisch neu zu gestalten. Ein Meeting ist kein Boxring oder Kindergartenplatz. Dies ist kein Ort, um Rechnungen zu begleichen.

Auch Belästigungen sind nirgendwo hinnehmbar. Jeder hat das Recht auf seine eigene Meinung, seine Arbeitsweise, seine Denkweise. Niemand ist perfekt. Jeder hat das Recht, Fehler zu machen.

Toleranz und Respekt gegenüber anderen sind zwei Säulen der kollektiven Intelligenz.

Die Haltung des Regulators

• Erinnern Sie daran, dass das Urteil des Einzelnen nicht tolerierbar ist : Nur die Fakten können beurteilt werden.
• Bringen Sie Diskussionen auf die Fakten zurück : Bitten Sie den Mitarbeiter, seine Worte umzuformulieren, um die Fakten und nicht die Person zu beurteilen. Fokussieren Sie die Debatten zu diesem Thema neu.
• Den Störenfried bitten, das Meeting zu verlassen wenn er an seinem Verhalten festhält oder respektlos ist. Organisieren Sie ggf. ein Folgegespräch mit ihm, um auf diesen Vorfall zurückzukommen und sicherzustellen, dass dies in Zukunft nicht mehr vorkommt.

Systematischer Widerspruch

Einer der Teilnehmer beginnt alle seine Interventionen mit „Nein“, „Ich stimme nicht zu“ oder „Es ist völlig falsch“ usw. Sobald er den Mund aufmacht, soll er seinen Kollegen oder dem Gastgeber widersprechen. Oft ohne weitere Argumente.

Diese Menschen haben ein Existenzbedürfnis aus Mangel an - oder umgekehrt - Überschuss an Selbstvertrauen. Ihre Interventionen sind in der Regel Anzeichen für ein unerfülltes Anerkennungsbedürfnis. Anstatt in eine Konfrontation einzutreten, sollte der Moderator versuchen, diesen Kollaborateur zu beschwichtigen.

Haltung einzunehmen

• Den/die Gegner positiv umrahmen : Bieten Sie ihnen an, ihre Perspektive auf die Situation zu teilen. Dies ist ein positiver Weg, um einen Teilnehmer dazu zu bringen, konstruktiv statt kontraproduktiv zu sein. Dies regt zum Nachdenken an, bevor eingegriffen wird und vermeidet so unfruchtbare Eingriffe.
• Sei konstruktiv : Fragen Sie, auf welchen konkreten Elementen (Fakten, Beweise, Zahlen usw.) diese Kritik beruht.
• Befrieden Sie den Austausch : Hören Sie sich die Worte des Disruptors an (indem Sie ihn bitten, sie sachlich und ruhig zu begründen), nehmen Sie beispielsweise die positiven Elemente aus jeder Perspektive auf und legen Sie sie offen. Der Täter wird sich gehört fühlen. Der angerufene Gesprächspartner wird in seiner Denk- und Ausdrucksfreiheit unterstützt. Die beiden Parteien finden somit ihr Konto.
• Laden Sie den Gegner ein, die Debatten zu verlassen oder die Sitzung im Extremfall verschieben, wenn dieser trotz eines Reframings an seinem negativen Verhalten festhält und den reibungslosen Ablauf der Gespräche verhindert.

Treffen, das ewig andauert

Viele Themen zu diskutieren, Redner, der seine Redezeit erheblich überschreitet, endlose Debatten, unerwartete Probleme usw. Wenn sich ein Meeting trotz angemessener Vorbereitung durch den Moderator in die Länge zieht, kann die Stimmung schnell ungeduldig, genervt und schließlich heiß werden.

Mission des Moderators

• Übernimm die Kontrolle über die Uhr zurück : Erinnern Sie sich an die für das Meeting vorgesehene Zeit sowie an die gesetzten Ziele. Definieren und verteilen Sie die Redezeiten neu, bitten Sie alle, zu synthetisieren, was sie ausdrücken möchten. Verschieben Sie gegebenenfalls den Umtausch um bestimmte Artikel. Planen Sie in diesem Fall bereits einen Termin ein.
• Ermutigen Sie die Teilnehmer, klar und prägnant zu sein : keine Streuung im Detail.
• Umgestaltung des Austauschs : keine trivialen oder irrelevanten Debatten. Bringen Sie Diskussionen so früh auf das zentrale Thema zurück, dass sie davon abdriften.

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