After Action Review (AAR): Wie können Sie aus Ihren Handlungen lernen?

Wie kann man die Erfahrungen aus jeder durchgeführten Aktion nutzen? Wie können Sie Ihr Wissen verbessern, um es beim nächsten Mal besser zu machen? Wie kann man nach einem Schritt eine Nachbesprechung durchführen, bevor man den nächsten in Angriff nimmt? Genau hier kommen die "After Action Reviews" ins Spiel…

Was ist die After Action Review (AAR)?

Wir könnten diesen angelsächsischen Begriff mit Meeting – oder Debriefing – Post Action übersetzen. Dies ist eine Aktivität, die Ziel ist es, gemeinsam aus den Erfahrungen zu lernen , gut oder schlecht. AAR wird hauptsächlich vom US-Militär zur Nachbesprechung nach Militäroperationen verwendet und findet seinen Platz in der Unternehmenswelt.

Es ermöglicht nach einem Projekt, einer Aktion, einem Vorfall, einem Ereignis oder einer anderen Aktivität analysieren, was passiert ist, warum es auf diese Weise passiert ist, welche Stärken und Schwächen beobachtet wurden, welche Verbesserungen erforderlich sind und welche Lehren es zu ziehen gilt . Ziel ist es, bewährte Praktiken und neue Ideen (in Bezug auf Organisation, Management, Technik, Wirtschaft usw.) zu identifizieren, die in ähnlichen Kontexten umgesetzt werden sollen.

Besser spät als nie… Dieser Spruch gilt im Projektmanagement, wo Nachbesprechungen unerlässlich sind. Warum nicht während des gesamten Projekts eine Nachbesprechung durchführen, um auftretende Fehler zu beheben und so den Rest der Veranstaltungen effektiv zu leiten, die Leistung der Teams zu verbessern und die Ergebnisse zu begrenzen, die nicht der ursprünglichen Anfrage entsprechen? Dies ist die Philosophie von AARs.

Die Rezension ist von den an der betreffenden Tätigkeit Beteiligten durchgeführt werden . Diese standen im Mittelpunkt der Erfahrung und können daher relevante Beobachtungen liefern.

Jede After-Action-Überprüfung führt zu einem Bericht . Dieser letzte ist weit verbreitet im Unternehmen damit andere Dienste von den neuen Erkenntnissen profitieren können. So werden die gleichen Fehler nicht immer wieder wiederholt. Die Schlüssel zum Erfolg werden für mehr Leistung auf allen Ebenen entschlüsselt.

Bitte beachten Sie, dass dies keine Problemlösungsmethode ist. Dies gilt auch für Aktivitäten, die ihre Ziele erreicht haben. Das Interesse besteht dann darin, die Gründe für den Erfolg zu identifizieren. Dies sind reiche Lektionen, um den gleichen Erfolg direkt oder indirekt zu reproduzieren.

Der AAR-Ansatz lässt sich durch mehrere Fragen zusammenfassen:

• Was war geplant?
• Was wurde erreicht?
• Warum gibt es Lücken?
• Was hat gut funktioniert und warum?
• Was kann verbessert werden und wie?

Die Überprüfung ist als letzte Stufe des Deming-Rades positioniert. Es trägt wesentlich zum kontinuierlichen Verbesserungszyklus bei, indem es die Prozesse mit neuem Wissen aus gesammelten Erfahrungen füttert.

Siehe auch das Thema Erfahrungsfeedback (REX)

Warum regelmäßiges Feedback zu dem, was gerade getan wurde, einrichten?

Wie bereits erwähnt, bieten AARs die Möglichkeit, Nutzen Sie die Erfahrung, um sich kontinuierlich zu verbessern.

Bei einem Projekt, das aus mehreren Phasen besteht, ermöglicht ein AAR am Ende jeder Phase fast in Echtzeit lernen und dieses neu erworbene Wissen bei Bedarf auf den nächsten Schritt (oder die nächsten Schritte) anwenden . Diese Art der Überprüfung trägt somit zur Verbesserung der Praktiken bei, aber auch zur die Beweglichkeit eingesetzten Teams, Methoden und Tools.

Diese Arbeitsweise hat noch einen weiteren Vorteil: Es entwickelt in den Mitarbeitern einen konstruktiven kritischen Geist, Bewertung . Sie gewöhnen sich an, ihre Praktiken zu hinterfragen und sie aus ihren Routinemustern herauszuholen. Der Prozess fördert zudem eine Feedback- und Kommunikationskultur im Team.

Wann sollte ein AAR verwendet werden?

Am effektivsten ist es, unmittelbar nach der betreffenden Aktivität ein Meeting starten . Die beteiligten Personen sind voll und ganz von der gelebten Erfahrung durchdrungen. Ihre Beobachtungen sind genauer, Verstand verfügbar - Sie haben noch nicht auf andere Themen "umgeschaltet".

AARs sind nicht ausschließlich Großprojekten vorbehalten . Alle Arten von Aktionen können davon profitieren. Es ist interessant, diese Arbeitsweise zu systematisieren, um Praktiken zu verbessern und den Teamzusammenhalt zu maximieren. Wichtig ist, ein Gleichgewicht zwischen der für die Aktion selbst aufgewendeten Zeit und der für die Nachbesprechung aufgewendeten Zeit zu finden.

Jährliche Tätigkeitsberichte können für Großprojekte (nach jedem Meilenstein und am Ende des Projekts) strukturiert und formal geplant (geplant und organisiert) werden. Ein leichteres (ca. zehn Minuten) und informelles Format eignet sich für Besprechungsnachbesprechungen oder ähnliches. Der für das Team verantwortliche Manager übernimmt dann die Rolle des Moderators.

Wer nimmt teil

Im Idealfall alle Mitarbeiter, die an dem jeweiligen Projekt oder der jeweiligen Aktivität beteiligt sind, werden gebeten, ihr Feedback zu geben . Bei großen Teams kann eine repräsentative Stichprobe in Betracht gezogen werden.

Die Vielfalt der Standpunkte ist ein Reichtum. Jeder hat ein Fragment der Wahrheit, seiner Wahrheit. Aus der Konfrontation von Meinungen wird neues Wissen aufgebaut.

Für einen AAR zu implementierende bewährte Verfahren

• Beauftragen Sie einen Moderator: Es ist interessant, dass es jemand außerhalb des Geschäfts ist. Anschließend übernimmt sie die Rolle der Moderatorin, um den Teammitgliedern zu helfen, ihre Wahrnehmungen in völliger Neutralität zu vermitteln. In der Praxis sind es in der Regel die Projektleiter (bzw. je nach Thema Abteilungsleiter/-manager), die diese Rolle besetzen. Trotz ihrer Beteiligung an der Aktivität wissen erfahrene Manager, wie man eine Moderatorenposition einnimmt.
• Verwenden Sie offene Fragen Reaktionen anzuregen.
• Bleiben Sie konstruktiv, greifen Sie niemanden an, halten Sie sich an Aufgaben. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die nächsten Überprüfungen zu einer mehr als gemessenen individuellen Beteiligung führen… Ziel ist es, voranzukommen, um sich zu verbessern. Erwähnt wird die Arbeit und das Handeln des Teams und nicht von Einzelpersonen.
• Schaffen Sie ein Klima des Vertrauens , entspannt.
• Beginnen Sie mit dem Positiven: "Was ging gut?"
• Verwenden Sie AARs so oft wie möglich . Ihre regelmäßige Umsetzung hält die Mitarbeiter am Arbeitsplatz. Die AARs werden dann informativer.
• Die aus der Gruppenarbeit resultierenden Empfehlungen müssen handlungsfähig, präzise und zukunftsfähig sein. Notieren Sie beispielsweise nicht: „Besser mit Stakeholdern kommunizieren“, sondern „Senden Sie jede Woche einen Bericht, um die Stakeholder über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden zu halten“.

Wie führt man ein Post-Action-Meeting durch?

Es ist eine Werkstatt. Es kann auf verschiedene Arten erfolgen. Manager GO! bietet Ihnen einen Ansatz für ein formelles Treffen:

Der Überprüfung vorgelagert: Organisation des Jährlichen Tätigkeitsberichts

Je nach Art des formellen Treffens müssen einige Vorbereitungen getroffen werden:

• Benachrichtigen Sie die Teilnehmer rechtzeitig die Abhaltung der Versammlung. Ein AAR wird normalerweise in der gleichen Reihenfolge wie ein Projekt geplant.
• Benennen Sie vom Team eine Person, die für das Aufzeichnen von Notizen verantwortlich ist . Somit haben der Moderator und die Gruppe die volle Freiheit, sich auf die Debatten zu konzentrieren.
• Definieren Sie die Chronologie der behandelten Themen.
• Bereiten Sie das Material vor: Dokumente, Flipchart, Overheadprojektor… Reservieren Sie den Raum.

Durchführung des AAR

Legen Sie den Grundstein für den Betrieb der Werkstatt

Als Einführung muss der Moderator:

• Erinnern Sie sich an die Ziele dieser Überprüfung: Nutzen Sie diese Erfahrung, um ihre Praktiken zu verbessern und sie innerhalb der Organisation zu teilen.
• Präsentieren Sie die verwendete Methodik und die jeweilige Rolle.
• Legen Sie die Betriebsregeln fest: keine Kritik oder persönliche Wertung, keine Suche nach Schuldigen, keine Selbstzensur …
• Ermutigen Sie wie beim Brainstorming jede Person, ihren Beitrag frei zu zeigen . Ziel ist es nicht, die Verantwortlichen zu finden. Es geht darum, alle objektiven Informationen zu sammeln, Verbesserungsquellen im gleichen Bereich oder in verwandten Bereichen, die Ähnlichkeiten in Bezug auf Kontext, Methodik, Probleme usw. darstellen. Es gibt keine richtigen oder falschen Antworten oder Ideen.
• Betonen Sie, dass Fortschritte erreichbar sind , unabhängig vom Erfolg der Aktivität.

Austausch starten und animieren

In dieser Phase sind 2 Ansätze möglich:

• - Wenn das Thema eingeschränkt ist, gehen Sie der Sache auf den Grund und initiieren Sie Diskussionen.
• - Wenn die Aktivität mehrere Elemente betrifft (Themen, Probleme, Teilprojekte…), wählen Sie eine Behandlungsreihenfolge und gehen Sie das erste auf der Liste an. Die Auswahl kann gemeinsam mit der gesamten Arbeitsgruppe definiert werden.

Die Diskussionen finden in 3 Phasen statt: Kontext - Analyse und Empfehlungen:

• Schritt 1 - Kontext: Erinnerung an die Ziele und Ziele der Aktion

  Die erste Phase besteht darin, zum Zweck der Aktion zurückzukehren. Dies ist eine Gelegenheit zu überprüfen, ob alle die gleiche Vision des Themas und seiner Ziele teilen. Es ist oft sinnvoll, die zugehörigen Dokumente zu verwenden oder die Ziele und erwarteten Ergebnisse grafisch darzustellen (mit den Verknüpfungen zwischen jedem für die komplexesten).
  Probefragen:
  Was war geplant? Was sind die erwarteten Leistungen? Was sind die wichtigsten Ereignisse?

• Schritt 2 - Analyse: Beobachtung der Nachwirkungsergebnisse und Analyse der Ursachen der Abweichungen

  Das Ziel dieser Phase ist es, das Geplante und das Realisierte zu vergleichen, um die positiven und negativen Abweichungen zu sehen. Wenn signifikante Unterschiede bestehen, verstehen Sie warum.
  Der Moderator verwendet Fragen wie:
  Was wurde erreicht? Was waren die Ergebnisse ? Ist die Aktion ein Erfolg? Ein Fehler ? Entspricht es den Erwartungen? Was hat funktioniert? Was schief gelaufen ist? Warum ist das passiert? Was erklärt diesen Erfolg? Auf welche Schwierigkeiten sind wir gestoßen? Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Phasen der Aktivität.

  Um tiefer zu gehen, verwenden Sie Tools wie die "5 Warum?" .

• Schritt 3 – Empfehlungen: Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten und Empfehlungen

  Erkennen, was verbessert werden kann und wie? Wie könnten wir diese Situation vermeiden? Was würden Sie für die kommenden Maßnahmen raten? Wie könnten wir es beim nächsten Mal anders machen? Was würden wir ändern, wenn wir das Projekt wiederholen müssten?

In einem informellen Meeting kann der Manager vereinfacht die Diskussionen auf 3 Fragen fokussieren:

• Was hat gut funktioniert und warum?
  
• Was kann verbessert werden und wie?
• Sollen wir es beim nächsten Mal anders machen? Wenn ja, wie?

Verfassen und Teilen von Schlussfolgerungen

Der Zweck von AAR ist es, die gesammelten Erfahrungen nutzen und im Unternehmen weitergeben . Ziel ist es, zu vermeiden, dass dieselben Fehler von denselben Protagonisten oder von einem anderen Team, das an einem ähnlichen Projekt arbeitet, wiederholt werden.

Dazu ist es empfohlen, ein standardisiertes Dokument zu verwenden damit jeder die vorgebrachten Ideen leicht anwenden kann.

Dieses Dokument kann wie folgt aufgebaut sein:

1. Identifikation der Aktion und des Teams
2. Zugewiesene Ziele und Ziel
3. Punkte, die funktioniert haben: Details und Empfehlungen, um mindestens die gleiche Leistung beizubehalten oder zu wiederholen
4. Punkte zur Verbesserung: Details und Ratschläge zu Praktiken und Lösungen, um beim nächsten Mal besser zu werden oder die Wiederholung des gleichen Ereignisses zu verhindern
5. Zu lernende Lektionen: Prinzipien, die verallgemeinert werden können
6. Aktionsplan zur Durchführung präventiver oder kurativer Maßnahmen, die während des Prozesses identifiziert wurden und durchgeführt werden sollen

Dieses Dokument kann im Rahmen eines Wissensmanagement-Projekts oder einfach innerhalb einer Projektmanagement-Software computerisiert werden. Stellen Sie eine Dokumentstruktur bereit, die das Klassifizieren und Auffinden von Informationen erleichtert.

Auf diese Datei wird verwiesen in: Wie man ein Projekt leitet - Ein Meeting effektiv organisieren und leiten