Wie formalisieren Sie die Bedürfnisse von Kunden oder Benutzern? Was beinhaltet ein Bedarfsformular? Erfahren Sie mehr über die zu sammelnden Arten von Informationen und die wichtigsten Fragen, die Sie stellen sollten. Illustration durch Beispiele.
Sie erhalten eine Anfrage für ein neues Projekt - Gut! Es gilt nun, die Bedürfnisse von Bewerbern, Nutzern oder Kunden zu definieren und auszudrücken.
Dieser Schritt ist unerlässlich, um mit Ihren Teams oder dem/den Bewerber(n) die Funktionalitäten und Einschränkungen des anstehenden Projekts zu beschreiben. Das Ziel ist einfach: einen Leitfaden zur Verfügung haben, der Ihnen insbesondere bei der Erstellung der Spezifikationen von Nutzen sein wird.
Seien Sie jedoch vorsichtig! Wir sprechen hier über die Äußerung von Bedürfnissen. Auf keinen Fall Lösungen. Diese werden in späteren Phasen entwickelt.
Wir haben 7 Schritte aufgelistet, um die Bedürfnisse auszudrücken. Um unsere Worte so gut wie möglich zu verdeutlichen, finden Sie unter jedem Abschnitt ein konkretes Beispiel für ein Organisationsprojekt.
Info: Diese Sammlung von Bedarfsäußerungen sollte als Referenzdokument für den Rest Ihres Projekts dienen. Um es für jeden zugänglich zu machen, stellen Sie sicher, dass Sie es in einfacher, natürlicher Sprache leserlich schreiben. Vergessen Sie große Sätze mit komplizierten Fachwörtern. Verwenden Sie so viele Illustrationen, Infografiken oder Diagramme wie möglich, um Ihren Standpunkt zu veranschaulichen. Das Visuelle ist genauso wichtig wie der Inhalt.
1 - Definieren Sie den Zweck des Projekts
Dies ist der allgemeine Zweck des Projekts: einen Dienst neu zu organisieren, eine Störung zu beheben usw.
Nehmen Sie das Beispiel eines Organisationsprojekts. Das Ziel kann sein, das soziale Klima zu verbessern.
2 - Erinnern Sie sich an den Kontext
Dies sind Tatsachen, Ereignisse oder andere für das behandelte Thema relevante Elemente: am Ursprung der Anfrage, die Einfluss auf die zu liefernden Antworten haben usw.
- Worüber reden wir ? Machen Sie eine Bestandsaufnahme dessen, was bereits vorhanden ist. Verwenden Sie dazu eine Karte und präsentieren Sie die Börsen funktional.
- Wie?“Oder“Was? Woher ? Wie viel ? Wieso den ? Erkunden Sie die Themen, die zum Gesamtverständnis des Problems beitragen.
Je mehr Fragen Sie stellen, desto einfacher wird es. Denken Sie daran, dass Ideen beim Schreiben klar sein können, aber in den Köpfen Ihrer Teams oder Ihres Kunden kann es ganz anders sein.
In unserem Beispiel könnten die Fragen lauten:- - Gibt es externe Ereignisse, die die Verschlechterung des sozialen Klimas erklären?
- - Handelt es sich um einen bestimmten Dienst? Oder Schauspieler?
- - Wie ist die aktuelle Situation und welche Lösungen wurden bereits umgesetzt?
- …
3 - Legen Sie den Umfang des Projekts fest
Es ist wichtig zu wissen, wo es beginnt und wo es endet. Wo liegen die Grenzen:
- Wer ist von dem Projekt betroffen? Wer ist die Zielgruppe und wer sind die internen Ansprechpartner?
- Welche Leistungen sind zu berücksichtigen?
- Sollen alle Prozesse integriert werden?
4 - Definieren Sie die Ziele des Projekts und die Bedürfnisse
Nachdem Sie nun die Konturen des Projekts festgelegt haben, ist es nun an der Zeit, den Inhalt und seinen Umfang zu definieren.
- Was sind die Ziele?(Neue Interessenten finden? Produkt auf den Markt bringen? Neuen Markt betreten? …)
- Was sind die Benutzerbedürfnisse oder Personen, die an Ihrem Projekt beteiligt sind? Wie wird dieser auf ein Problem reagieren? Um die Dinge einfach zu halten, können Sie gerne Anwendungsfälle oder Übungsfälle erstellen. Versetzen Sie sich in ihre Lage.
- Wann soll das Projekt geliefert werden? Was sind die wichtigsten Fristen? Dieser Begriff der Verzögerung kann auch in den folgenden Beschränkungen ausgedrückt werden.
Beispiel :
Im Rahmen unseres Organisationsprojekts ist es das Ziel, das soziale Klima zu verbessern5 - Geben Sie die erwarteten Gewinne an
Dies ist nicht der einfachste Schritt, da die Schätzung der Gewinne je nach Art des Projekts nicht einfach ist. Geben Sie jedoch Möglichkeiten an, sie zu bewerten oder zu messen. Wie ein gezielter Umsatz, funktionalere und benutzerfreundlichere Informationssysteme …
Beispiel: Um die von unserem Beispiel erwarteten Gewinne oder Vorteile zu messen, können Sie: interne Interviews durchführen lassen, Zahlen wie Fluktuationsraten, Krankenstandsquote, Einsatz interner Ressourcen usw. verwenden.Geben Sie den quantifizierten und konkreten Zielen so viel wie möglich.
6 - Bewerten Sie die Einschränkungen und möglichen Risiken Ihrer Bedürfnisse
Wer Projekt sagt, sagt auch Zwänge, sogar Risiken. Diese wirken sich auf Ihre Umgebung oder die Ihres Kunden aus. Sie können technischer, menschlicher, regulatorischer, finanzieller Natur sein, mit dem Markt und dem Produkt oder der Dienstleistung verbunden sein.
- Welche Bremsen sind möglich? Gegner? Legal? usw.
- Was ist der Budgetrahmen?
- Für wann ? Das Wann ist eine zentrale Frage. Um zu vermeiden, dass daraus eine Einschränkung wird, legen Sie jetzt eine ungefähre Frist fest. Unter Einhaltung des Budgets. Finden Sie ein Projektstartdatum (mithilfe einer Retro-Planung), sogar eine Prognose. Dies kann später geändert werden. Dadurch reduzieren Sie das Risiko von Terminabweichungen.
Beispiel: Die größten Einschränkungen in einem Organisationsprojekt sind oft interne Zurückhaltung. Wenn die Akteure nicht klar über die anstehenden Ziele informiert sind, können sie Widerspruch einlegen und das Projekt verschieben.
7 - Denken Sie an die Auswirkungen
Um die Bedürfnisse besser zu verstehen, ist es gut, eine Bestandsaufnahme der Auswirkungen zu machen, die sie auf Ihr Projekt haben werden. Dies kann Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter, Prozesse, Software oder Tools haben. Aber auch auf die Kommunikation oder die Organisation des Unternehmens. Indem Sie die möglichen Auswirkungen antizipieren, begrenzen Sie unangenehme Überraschungen. Dadurch wird die Bereitstellung der Lösung einfacher und präziser.
Beispiel: Das Ziel ist einfach, der Bedarf identifiziert. Die Auswirkungen bleiben jedoch ungewiss. In unserem Beispiel können sie Auswirkungen auf die Mitarbeiter haben: ihr Verhalten, ihre Arbeitsweise, aber auch die Kommunikation untereinander und zwischen den verschiedenen Abteilungen. Der beste Weg, diese Auswirkungen zu messen, besteht darin, die Verbindungen zwischen den einzelnen Akteuren, Diensten und Ihrem Projekt abzubilden.
Sie werden verstehen, dieser Schritt ist nicht nur wichtig, sondern auch sehr interessant! Indem Sie die Bedürfnisse effektiv zum Ausdruck bringen, formalisieren Sie bereits die Funktionalität des Projekts.
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