Schlechte Nachrichten zu verkünden, was auch immer es ist, ist eine gefährliche Aufgabe für den Manager, der sich sehr unwohl fühlen kann, insbesondere wenn er Elemente kommunizieren muss, die er nicht vollständig unterstützt.
Management und schlechte Nachrichten
Führungskräftekommunikation ist eine Kunst, die man beherrschen muss, wenn es um die Führung eines Teams geht. Während es in friedlichen Zeiten relativ einfach ist, zu kommunizieren und gute Nachrichten zu überbringen, kann Bewegung bei schlechten Nachrichten schnell zum Albtraum werden.
Manchmal zwischen Fels und Härte, seinem Top-Management und seinen Mitarbeitern, muss der Manager die Interessen des Unternehmens, aber auch die seines Teams verteidigen. Er kann bei seinen Mitarbeitern ein starkes Unbehagen verspüren, wenn er eine Nachricht verkünden muss, die er nicht voll unterstützt, auch wenn er die zugrunde liegenden Gründe (Budgetkürzungen, Entlassungen usw.) versteht.
Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil der Führungsposition. Tatsächlich ist es die Pflicht des Managers, seine Verantwortung zu übernehmen und konstruktiv mit seinem Team zu kommunizieren, in guten wie in schlechten Zeiten. Diese können unterschiedliche Formen und Schweregrade annehmen:
- Budgetkürzungen
- schlechte Ergebnisse
- Nichtvalidierung eines Projekts
- Nichtverlängerung eines Vertrages
- Verzugszinsen für das Projektbudget
- Ablehnung einer Gehaltserhöhung, Beförderung, Versetzung, bezahlten Urlaub usw.
- Warnung
- Entlassung
Abhängig vom Kontext, der Persönlichkeit(en) im Vordergrund, der Essenz der Nachricht und ihrem Grad an Bedeutung wird der Manager sicherstellen, dass er effektiv kommuniziert, während er daran denkt, dass er mit einer Person spricht.
Zuhören, Wohlwollen, gesunder Menschenverstand und Einfühlungsvermögen sind daher gefragt!
Wie überbringt man schlechte Nachrichten?
Es gibt kein Wunderrezept, um eine solche Ankündigung zu machen und von den betroffenen Mitarbeitern zu erwarten, dass sie so reagieren, als wäre nichts passiert. Je nach Kontext und Wichtigkeit der Nachricht und ob es sich um eine einzelne Person oder das ganze Team handelt, muss der Manager seine Intervention anpassen.
Wir können jedoch einen gemeinsamen Rahmen definieren, um schlechte Nachrichten vorzubereiten und zu verkünden.
Bereiten Sie Ihre Nachricht und Intervention vor
Das erste, was Sie tun müssen, bevor Sie einem oder mehreren Mitarbeitern schlechte Nachrichten mitteilen, besteht darin, alle Vor- und Nachteile zu verstehen:
- In welchem Kontext wurde die Entscheidung zu dieser Nachricht getroffen?
- Wieso den ? Was ist der Grund für diese Entscheidung? Was waren die Einsätze?
- Wer hat entschieden? Wer wurde konsultiert?
- Ist das die einzig mögliche Entscheidung? Was waren die anderen Möglichkeiten?
Es ist wichtig, dass sich der Vorgesetzte die notwendige Zeit nimmt, um die Nachrichten, die nicht direkt von ihm stammen, vollständig zu verstehen, um die Informationen in relevanter und vermuteter Weise übermitteln und etwaige Fragen seines Gesprächspartners beantworten zu können. .
Darüber hinaus ist es für den Manager auch wichtig, die Art und Weise, wie er die Nachrichten vor dem Meeting ankündigt, zu strukturieren und sich auf die verschiedenen möglichen Reaktionen vorzubereiten.
Es ist für ihn angebracht, über den besten Ansatzpunkt nachzudenken, die richtigen Worte zu finden, um zusammenzukommen, zu sprechen, zu liefern, zu erklären und die Mitarbeiter nicht zu verletzen. Er wird in der Lage sein, über die Begrüßungsworte nachzudenken. Worte, die die Mitarbeiter von Anfang an über den Inhalt des Treffens informieren. Ziel ist es, sie so wenig wie möglich auf die Ankündigung vorzubereiten.
Der Manager kann auf seine Fähigkeiten zu Empathie und emotionaler Intelligenz zurückgreifen. Indem er versucht, sich in die Lage seines Mitarbeiters zu versetzen, dessen Funktionsweise er kennt, wird es ihm leichter fallen, die richtigen Worte zu finden.
Wählen Sie die richtige Zeit und den richtigen Ort
Um die Auswirkungen von schlechten Nachrichten zu reduzieren, ist es auch wichtig, den richtigen Ort zu wählen – neutral und aus Neugier – und wann sie verbreitet werden sollen. Auch hier wird sich der Manager je nach Kontext, Inhalt und Anzahl der beteiligten Personen für die am besten geeignete Lösung entscheiden.
Es ist jedoch ratsam, nicht zu warten. Ist die Entscheidung einmal gefallen, ist es wichtig, diese schnell zu vermitteln. Je länger der Manager braucht, um die schlechten Nachrichten zu überbringen, desto schwieriger wird es für ihn. Darüber hinaus sollte der Mitarbeiter nicht auf andere Weise davon erfahren.
Seien Sie direkt, während Sie diplomatisch sind
Die Art und Weise, in der die schlechten Nachrichten vom Manager bekannt gegeben werden, hängt von der Reaktion seiner Mitarbeiter ab. Kommunikation – verbal und non-verbal – kommt hier ihre ganze Bedeutung zu, denn die kleinste Mimik oder Mikroausdruck entgegen den formulierten Worten kann zu einem Missverständnis, einer Fehlinterpretation der Botschaft führen. Ziel ist es, Unklarheiten oder Zweifel bezüglich des Inhalts der übermittelten Nachricht zu beseitigen.
Der Manager muss direkt, klar und präzise sein, dabei aber diplomatisch bleiben und von seinem/ihrem Gesprächspartner besorgt sein. Er muss echt und aufrichtig sein, darf es nicht übertreiben oder als Heuchler erscheinen. Schlechte Nachrichten sind schwer verdaulich. Es ist nicht erforderlich, mit Wörtern oder Verhaltensweisen, die falsch klingen würden, mehr hinzuzufügen. Es ist nicht nötig, über den Regen oder das gute Wetter zu sprechen oder über ein anderes Thema als die Nachrichten abzuweichen.
Finden Sie ein Gleichgewicht zwischen einer kalten, ausdruckslosen / unbewegten Haltung beim Überbringen der schlechten Nachrichten und einer übermäßig mitleidigen Haltung.
Erklären
Verbreiten Sie die Nachricht, indem Sie es vermeiden, um den heißen Brei herumzureden, sondern indem Sie das Warum dieser Entscheidung sowie den Prozess, der dazu führte, genau erklären und sich an die Fakten halten. Geben Sie klare und präzise Elemente an.
Es ist wichtig, dass dem betroffenen Mitarbeiter versichert wird, dass diese Entscheidung nicht leichtfertig oder aus der Laune seines Vorgesetzten, sondern auf faire Weise nach einem genau in der Unternehmensordnung festgelegten Protokoll getroffen wurde.
Der Vorgesetzte kann so seinem Mitarbeiter die Gründe für diese Nachricht, den verfolgten Prozess und die an dieser Entscheidungsfindung befragten / involvierten Personen erläutern.
Der Manager kann seinem Mitarbeiter gegenüber sein Unbehagen gegenüber der besagten Entscheidung äußern, wenn sie nicht vollständig von ihm stammt und er sich nicht vollständig an den Prozess hält, aber seine Kritik an dem Protokoll oder der Vorgehensweise behält für seine Hierarchie. Ziel ist es, niemanden gegenüber anderen Mitarbeitern – dem Prozess, der Unternehmensleitung oder dem jeweiligen Mitarbeiter – zu diskreditieren und deren Verantwortung als Führungskraft wahrzunehmen.
Achten Sie darauf, nicht in eine Debatte über die Begründetheit oder die Art der Entscheidung einzutreten. Letzteres wurde begraben und es ist hier keine Rede davon zurückzugehen.
Um ihre Verantwortung zu übernehmen
Das ist folgender Punkt: Mut mit beiden Händen fassen und die Entscheidung treffen, ob sie ganz von selbst kommt oder nicht. Der Manager wird, wenn möglich, die schlechten Nachrichten lieber persönlich mitteilen. Er wird es vermeiden, diese per E-Mail zu versenden oder diese heikle Aufgabe an Dritte zu delegieren.
Ebenso sollten Sie sich nicht hinter einer dritten Person verstecken, andere für die Entscheidung verantwortlich machen. Die Führungsposition impliziert zu wissen, wie man Verantwortung für das, was in seinem Team passiert, übernimmt und die richtigen Entscheidungen trifft, egal ob es sich um gute oder schlechte Nachrichten für das Team handelt.
Begrüßungsreaktionen / Emotionen
Sobald die schlechten Nachrichten bekannt sind, besteht eine gute Chance, dass die Mitarbeiter auf die eine oder andere Weise mehr oder weniger vehement reagieren. Es ist wichtig, dass der Manager seinen/die Gesprächspartner hört und reagiert, natürlich in einem vernünftigen Rahmen.
Der Manager muss seine Soft-Skills aktivieren, insbesondere:
- emotionale Intelligenz: die Reaktion auf schlechte Nachrichten akzeptieren. Es ist völlig normal, auf schlechte Nachrichten zu reagieren, mit denen Sie nicht gerechnet haben.
- Empathie: Sich in die Lage seines/r Gesprächspartner(s) zu versetzen, ermöglicht es dem Manager, die Reaktionen seines/r Mitarbeiter(s) besser zu verstehen und sie besser willkommen zu heißen.
- aktives Zuhören: vollständiges Zuhören der Reaktionen – verbale und nonverbale Sprache – und Beantwortung der gestellten Fragen. Die von der schlechten Nachricht betroffenen Mitarbeiter müssen/müssen gehört und berücksichtigt werden. Darüber hinaus kann das Sammeln von Feedback zu seiner Vorgehensweise auch für den Manager konstruktiv sein.
- Wohlwollen: Lassen Sie den Mitarbeitern Zeit, die Nachrichten zu integrieren.
Vorwärts
Erläutern Sie, was sich aus der Entscheidung ergibt:
- Phasen nach Bekanntgabe der schlechten Nachricht - insbesondere im Rahmen einer Entlassung oder einer Umstrukturierung …
- Umsetzung neuer Richtlinien oder angekündigter Alternativen: Änderung der Software, Änderung von Verfahren usw.
- Möglichkeiten des/der betroffenen Mitarbeiter(s) – insbesondere bei einem Buyout, Restrukturierung, De-/Verlagerung etc.
- Veränderungen im Team: Betrieb, Aufgabenverteilung, Restrukturierung, Einstellung eines neuen Mitarbeiters, Suche nach neuen Lieferanten, Suche nach kostengünstigeren Alternativlösungen, etc.
Bleib konstruktiv
Welche Neuigkeiten auch immer bekannt gegeben werden, das Team muss sich weiter bewegen. Daher ist es für den Manager unerlässlich, bereits die Post-Bad-News aufzubauen und die Post-Bad-News-Aktionen / -Änderungen zu präsentieren.
Ganz gleich, ob es sich um einen einzelnen Mitarbeiter oder um ein ganzes Team handelt, es ist wichtig, auf Kurs zu bleiben und die Moral und Leistungsfähigkeit der Truppe sowie den Zusammenhalt bestmöglich zu erhalten.
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