Möchten Sie in ein Tool zur Verwaltung Ihrer Projekte investieren? Wie wählen Sie die richtige Projektmanagement-Software für Sie aus?
Ob auf Wunsch Ihres Managers, eine persönliche Entscheidung oder eine Modeerscheinung, Sie fragen sich vielleicht, ob Sie Ihre Produktivität nicht mit Hilfe von Software steigern würden. Die Verwaltung eines Projekts kann eine einfache Aufgabe sein, die tagsüber einfach und schnell erledigt werden kann, bis hin zu einem Projekt, das eine große Investition und eine gute Organisation erfordert.
Die erste Frage, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie in ein solches Tool investieren, lautet: " Wie wählen wir die Projektmanagement-Software aus, die unseren Anforderungen am besten entspricht? "
Bedarfsermittlung (bzw. Erstellung von Pflichtenheften)
Zur optimalen Auswahl einer Projektmanagement-Software kann eine funktionale Bedarfsanalyse erstellt werden. Sie müssen den Nutzen dieses Tools definieren. Wir sprechen auch von einer Nutzungsfunktion.
- Was sollte eine Projektmanagement-Software leisten? - Beschreiben Sie alle Funktionen, die Sie erwarten.
- Mit welchen Einschränkungen bin ich konfrontiert? - Entwickeln Sie, was eine Projektmanagement-Anwendung erfordert.
- - Wird es meine Bedürfnisse / Erwartungen erfüllen? An meine Mitarbeiter? Meine Kunden ?
- - Kann ich es auf einem oder mehreren Computern verwenden?
- - Kann (oder muss ich) es offline verwenden?
- - Wie kann ich die Daten verwenden?
- - Kann ich eine Extraktion durchführen, um die Daten mit einem Mitarbeiter zu teilen, der nicht über die Software verfügt?
- usw.
Andere sekundäre Bedürfnisse können geäußert werden. Sie müssen sie nur in den Liefergegenständen Ihrer Spezifikationen eintragen.
Die wichtigsten Funktionen einer Projektmanagement-Software
Je nach gewählter Lösung ist es möglich, alle Phasen des Lebenszyklus eines Projekts verwalten . Einige bieten sogar die Möglichkeit, ein Portfolio von Projekten zu verwalten.
Aufgaben erkennen und planen
Aufgabenverwaltung ist eine zentrale Funktion . Wenn wir mit der Planung eines Projekts beginnen, fragen wir uns als erstes nach der Machbarkeit im Laufe der Zeit.
Mit dem Projektplanungsfunktionen , ist es einfach, einen kritischen Pfad aus einer To-Do-Liste zu erstellen.
Das Aufgabenplanungstool bietet auch eine schnelle Visualisierung (Beispiel GANTT-Diagramm) zu aktuellen und anstehenden Aktivitäten für eine effektive Projektüberwachung.
Einige Anwendungen erleichtern die Organisation von Aufgaben mithilfe eines Kanban-Systems. Wie in der beliebten kostenlosen Projektmanagement-Software Trello zu finden.
Ressourceneinteilung
Fügen Sie dazu die Ressourcen hinzu. Wer soll welche Aufgabe übernehmen? Es ist möglich, einer Aufgabe, die ausgeführt werden muss, eine Ressource zuzuweisen, um die jeweilige Arbeitsbelastung zu ermitteln.
Verwaltung von Berichten
Eine weitere Funktion, nach jedem Meeting, Termin oder Fortschritt in einem Projekt ist es dringend zu empfehlen oder sogar unerlässlich, einen Bericht zu erstellen.
Laut einem Bericht (Radicati Group, März 2015) werden in Unternehmen fast 122 E-Mails pro Mitarbeiter und Tag ausgetauscht.
Um zu verhindern, dass Ihr Bericht in den Nachrichtensystemen Ihrer Mitarbeiter unbemerkt bleibt, enthält die Projektmanagement-Software Seiten (persönlicher oder kollaborativer Arbeitsbereich), um diese Berichte einfach zu schreiben, freizugeben und zu ändern. Dies vermeidet einen unaufhörlichen Austausch von Mails mit dem Hinweis "Letztes Update, bitte zur Kenntnis nehmen" für das nächste Treffen.
Haben Sie sich schon einmal in einem Meeting mit anderen Projektmitgliedern wiedergefunden, ohne die gleichen Informationen zu haben?
Zusammenarbeit
Projektmanagement-Software fördert auch den Datenaustausch von einer intuitiven Benutzeroberfläche durch Umwandlung in eine kollaborative Plattform: Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten zum Projekt (Dokumentenverwaltung), wie wir gesehen haben: von einem der Mitarbeiter erstellter Bericht usw.
Um über den Projektfortschritt informiert zu bleiben, Daten zentral an einem Ort zu haben, mit den anderen Teammitgliedern zu interagieren, Berichte und Messungen schnell zu bearbeiten.
Dashboard und Berichterstattung
Um die Ergebnisse des Projekts und seinen Fortschritt zu kennen, kann diese Art von Software Erstellen Sie schnell einen Bericht im Dashboard-Format . Durch diese Datenübernahme können Sie schnell Kennzahlen und Kennzahlen extrahieren, ohne diese selbst aufbauen zu müssen. Das Projektmanagement wird vereinfacht.
Aber auch…
Weitere Funktionen sind in die Projektmanagement-Software integriert, wie z. B. Budget, Rückverfolgbarkeit des Projektfortschritts, Zeitmanagement (um Stundenzettel in Excel zu vermeiden) sowie die Möglichkeit, einen Erfahrungsbericht zu machen.
Es gibt viele andere Funktionen, die für jede Projektmanagement-Software spezifisch sind und konfiguriert werden können, um eine vollständige Lösung für Ihre Anforderungen bereitzustellen.
Bestehende Angebote
Offline-Projektmanagementlösungen
Dieser Modus wird als „getrennt“ bezeichnet und erfordert keine Internetverbindung, damit er funktioniert.
Die Software muss jedoch von Zeit zu Zeit verbunden werden, damit die Daten synchronisiert werden, um sie auf dem neuesten Stand zu halten.
- Der Hauptvorteil: die Software kann in einer Umgebung verwendet werden, in der das Netzwerk nicht verfügbar ist.
- Der Hauptnachteil: Bei einem großen Projekt mit einer großen Anzahl von Interaktionen erfolgen die Aktualisierungen nicht sofort und dies kann zu Fehlern führen.
SaaS-Projektmanagement-Software
Es gibt einen Modus, SaaS "Software as a Service", auf Französisch "Software as a Service".
Beispiele für SaaS-Lösungen: Wrike, Genius-Projekt
Dies sind Webtools, die auf einem Server außerhalb des Unternehmens gehostet werden.
- Der Hauptvorteil: Online-Projektmanagementlösungen ermöglichen automatische Datenaktualisierungen in Echtzeit, mit einfachem Zugriff auf allen Computern und ohne dass Sie sich im internen Unternehmensnetzwerk befinden müssen.
- Der Hauptnachteil: die Software kann nicht offline verwendet werden.
