Management: Reframing eines Mitarbeiters, der regelmäßig zu spät kommt

Verzögerungen bei der Arbeit oder in Besprechungen sind üblich, jedoch liegt es in der Verantwortung des Managers, Maßnahmen zu ergreifen, damit diese schlechte Angewohnheit nicht eskaliert und am Ende die Effektivität eines gesamten Teams untergräbt.

Später Mitarbeiter, wann reagieren?

Verlorene Schlüssel, Stau, Probleme mit öffentlichen Verkehrsmitteln, schlechtes Wetter, lange Telefongespräche, Dringlichkeit zu erledigen… Wir waren alle eines Tages zu spät ins Büro oder zu einem Meeting, trotz allem guten Willens.

Angesichts eines Mitarbeiters, der ein- oder zweimal zu spät kommt, ist es wichtig, dass die Führungskraft in diesen Zeiten Verständnis und ein Minimum an Menschlichkeit zeigt.

Wenn es jedoch zur Gewohnheit wird, zu spät zu kommen, ist es an der Zeit, Maßnahmen zu ergreifen. Denn ein Nachzügler kann gewisse negative Auswirkungen auf ein Team oder sogar auf ein ganzes Unternehmen haben:

• Desorganisation,
• Abnahme der Effizienz und Produktivität,
• Verschlechterung der Arbeitsumgebung,
• Spannungen, Konflikte im Team, der Service,
• usw.

Wie reagieren?

Wenn die Verzögerungen regelmäßig werden, sogar täglich, muss der Manager eingreifen, bevor ihm die Situation vollständig entgeht und die Dinge eskalieren.

1. Haben Sie eine klare Richtlinie zu Verspätungen

   Der erste Schritt besteht darin, eine klare und etablierte Rede und Politik in Bezug auf Verzögerungen zu haben. Wenn nirgendwo etwas vorgeschrieben ist, können sich Mitarbeiter die Freiheit nehmen - manchmal ein Vergnügen - zu kommen, wann sie wollen. Oder sich zumindest keine allzu großen Sorgen um die Pünktlichkeit im Allgemeinen machen.

   Um vorzeitige Verzögerungen zu vermeiden, geht es vor allem darum, mit gutem Beispiel voranzugehen. Der Vorgesetzte, der seine Mitarbeiter pünktlich bei der Arbeit oder in einer Besprechung sehen möchte, legt Wert darauf, selbst pünktlich zu sein.

   Darüber hinaus muss das Unternehmen eine klare Kommunikation zum Thema haben:

   • allgemeine Arbeitszeit anzeigen,
   • im Arbeitsvertrag des Arbeitnehmers die Tage und Uhrzeiten für den Beginn und das Ende des Tages genau festlegen,
   • die Strafen bei Nichteinhaltung - ungerechtfertigt - dieser Zeiten angeben,
   • das Verfahren im Falle einer Verspätung festlegen,
   • erläutern Sie ggf. die Kontrolle der Arbeitszeit durch das Unternehmen.

2. Teilen Sie Ihrem Mitarbeiter mit, dass Sie seine Verspätungen bemerkt haben

   Es ist wichtig, dass der Vorgesetzte seinen Mitarbeitern zeigt, dass er sich nicht täuschen lässt und deren Verzögerungen bemerkt. Andernfalls könnten sie denken, dass ihre Verzögerungen unbemerkt bleiben oder akzeptiert werden.

   Dazu ist es nicht erforderlich, einen Mitarbeiter bereits beim Betreten der Tür auf Ihre Verspätung hinzuweisen. Es ist besser, konstruktiver zu sein.

   Zum Beispiel, alle seine Mitarbeiter am Morgen zu begrüßen, ist eine Gewohnheit, die es dem Vorgesetzten ermöglicht, seine Truppen zu besichtigen – und sich so über etwaige Abwesenheiten oder Verspätungen zu informieren – und den Mitarbeitern vollkommen bewusst zu sein, dass ihr Vorgesetzter über ihre Abwesenheiten informiert ist.

   Ein weiterer Tipp ist, bei der Ankunft am Schreibtisch des verstorbenen Mitarbeiters vorbeizugehen. Dadurch wird er unbewusst feststellen, dass sein Vorgesetzter seine Verzögerung bemerkt hat und wird danach aufmerksamer sein.

   In einer Besprechung reicht die einfache Tatsache, seine Intervention zu unterbrechen, bis sich der Nachzügler eingelebt hat, um diesem anzuzeigen, dass sein Verhalten nicht angemessen ist.

   In der Regel führt es dazu, dass Sie einem Mitarbeiter in Zukunft mehr Aufmerksamkeit schenken, wenn Sie ihn einfach - deutlich oder subtiler - darüber informieren, dass Sie eine Verzögerung bemerkt haben.

3. Verspätungen auflisten und analysieren

   Alle Verzögerungen haben weder die gleichen Ursachen, noch die gleiche Art, noch die gleichen Folgen. Ein Mitarbeiter, der morgens immer 5 oder 10 Minuten zu spät kommt, sein Büro aber genauso spät – oder sogar deutlich länger – verlässt, ist keine Staatssache, solange er nicht in der Lage ist, eine einwandfreie Pünktlichkeit zu verlangen (Kundendienst, Empfang , speichern usw.).

   Ein Mitarbeiter in einer „einsamen“ Position kann es sich leisten, ab und zu zu spät zu kommen, wenn er seine Arbeit richtig macht und das Büro regelmäßig später als erwartet verlässt. Es hat keinen Einfluss auf die Arbeit anderer. Umgekehrt kann es sich ein Mitarbeiter nicht leisten, regelmäßig zu spät zu einem Meeting zu kommen oder Missionen in enger Zusammenarbeit mit verschiedenen Kollegen zu haben. Kollektive Arbeit würde stark gestört.

   Es ist daher unerlässlich, den notwendigen Schritt zurückzutreten und diese Verzögerungen objektiv zu analysieren, um angemessen zu handeln. Dabei ist nicht so sehr die Verzögerung an sich zu berücksichtigen, sondern deren Auswirkungen auf die gemeinsame Arbeit, das Team, die Atmosphäre etc.

   Sobald entschieden wurde, dass die Verzögerung wirklich ein Problem ist, empfiehlt es sich, dass der Manager ein Protokoll über die verschiedenen festgestellten Verzögerungen führt. Letzteres wird im Falle der Einberufung des verstorbenen Arbeitnehmers ein konkretes und unbestreitbares Element darstellen. Darüber hinaus unterstützt dieses Register bei wiederholten, für das Unternehmen schädlichen Verzögerungen die Entscheidung über die Verhängung von Sanktionen.

4. Vereinbaren Sie ein Interview mit dem Wiederholungstäter

   Der nächste Schritt für den Vorgesetzten, nachdem die Verspätungen seines Mitarbeiters schriftlich festgehalten wurden, besteht darin, den Nachzügler von Angesicht zu Angesicht vorzuladen, um eine Erklärung mit ihm zu bekommen und sein Verhalten zu ändern. Das Vorstellungsgespräch findet natürlich fernab der Augen und Ohren anderer Mitarbeiter statt.

   Abhängig von den beobachteten Verzögerungen und deren Folgen kann das Interview mehr oder weniger förmlich sein. Ziel ist es nicht, die Person, sondern ihr Verhalten zu beurteilen und entweder konstruktiv zu handeln, um sie zu einem angemesseneren Verhalten zu bewegen oder gegebenenfalls die in der Verordnung vorgesehenen Sanktionen zu verhängen.

   Es ist vorzuziehen, so weit wie möglich und immer abhängig von der Schwere der Auswirkungen zu versuchen, den Grund für die Verzögerung(en) zu verstehen. Der Mitarbeiter kann vorübergehend schwierige Momente in seinem persönlichen Leben durchmachen, die diese Verzögerungen verursachen. In diesem Fall soll ihm geholfen werden, Maßnahmen zur Behebung dieser Verzögerungen zu ergreifen. Je nach Kontext und Ursachen können diese Maßnahmen vielfältig sein (Überarbeitung der Arbeitszeit, Einrichtung von Telearbeitstagen, Anpassung der Arbeitszeiten des Mitarbeiters etc.).

5. Erstellen Sie einen Aktionsplan

   Der letzte Schritt ist entweder:

   • planen Sie gemeinsam mit dem Nachzügler die entsprechenden Maßnahmen, um dieses Verhalten zu korrigieren und zu verhindern, dass es erneut auftritt. Überwachen und beglückwünschen Sie die Bemühungen, überprüfen Sie die umgesetzten Maßnahmen oder sanktionieren Sie, wenn die Verzögerungen anhalten.
   • die entsprechenden Sanktionen anwenden: Verwarnung usw.

Auf diese Datei wird verwiesen in: Ein guter Manager sein: Praktiken und Werkzeuge - Einen Untergebenen neu einordnen - Schwierige Persönlichkeiten managen