Wie macht man eine Retro-Planung? Mit Beispielen

Das Wort „Retro-Planung“ wird in Unternehmen häufig verwendet, aber was ist das genau? Was sind die Unterschiede zwischen Planung und Rückplanung? Wie erstelle ich einen Zeitplan aus einer Frist?

Was ist eine Retro-Planung?

Im Gegensatz zum klassischen Zeitplan, der ab dem Startdatum des Projekts erstellt wird, ist die Rückplanung ihrerseits wird ab dem Datum des Projektendes entwickelt . Dies ist eine umgekehrte Planungsmethode. Die Mechanik bleibt gleich, nämlich die Positionierung von Meilensteinen und Aufgaben in einem Kalender. Die Baugruppe ist jedoch anders, auch wenn das in einem Gantt-Diagramm visualisierte Ergebnis ähnlich ist.

In Wirklichkeit entspricht diese Praxis dem Lebenszyklus eines Projekts, bei dem die endgültige Leistung im Allgemeinen mit einer Frist verbunden ist.

Die Backplanning-Methode ist bei Veranstaltungen weit verbreitet – zum Beispiel bei der Organisation Ihrer Messeteilnahme. Das späteste Datum ist naturgemäß unveränderlich.

Interesse an Rückplanung

Dieses effektive Werkzeug hat viele Vorteile wie:

• Organisieren Sie ein Projekt unter der Bedingung, einen festen Liefertermin einzuhalten.
• Prüfen Sie die Machbarkeit in der vorgegebenen Zeit.
• Legen Sie für jeden Schritt ein Zeitbudget fest.
• Bestimmen Sie die Ressourcen, die erforderlich sind, um Fristen einzuhalten.
• Legen Sie fest, wann das Projekt spätestens gestartet werden soll (Deadline).

Wie baut man eine Rückplanung auf?

Seine Implementierung ist einfach und logisch. Es umfasst 2 Phasen: die Vorbereitung des Inhalts und die eigentliche Erstellung des Zeitplans.

1. Bereiten Sie den Inhalt des Projekts vor, um zu planen

   1. Listen Sie die Projektaufgaben auf

      Definieren Sie die zu erledigende Arbeit, um das Projekt abzuschließen. Verwenden Sie Infinitivverben, um Aktionen zu beschreiben, zum Beispiel: "Build a team". Sie können von den Gesamtzielen des Projekts ausgehen, diese in Teilziele und dann in Aufgaben unterteilen.

      Hinweis: Ein Werkzeug zur Durchführung dieser Arbeiten ist der WBS. Es ermöglicht Ihnen, das Projekt in Form einer Baumstruktur der auszuführenden Aufgaben anzuzeigen.

      Es ist praktisch, jede Aufgabe durch einen Buchstaben oder einen anderen Code zu identifizieren. In dieser Phase müssen auch die zugehörigen Manager und die erforderlichen Ressourcen definiert werden.

   2. Schätzen Sie die Dauer der Aufgaben

      Dieser Schritt ist wichtig, bleibt aber oft ungewiss. Mit der Erfahrung wird die Schätzung genauer. Tatsache bleibt, dass es unbedingt erforderlich ist, die Dauer jeder Aufgabe in Tagen, Wochen, Monaten zu bewerten.

   3. Aufgaben planen

      Beginnen Sie damit, sie in chronologischer Reihenfolge zu platzieren. Die meisten Aufgaben sind sequentiell: Eine kann erst beginnen, wenn eine andere abgeschlossen ist. Beispielsweise kann ein Subunternehmer seine Arbeit erst beginnen, wenn die Spezifikationen abgeschlossen sind. Daher ist es wichtig, diese Abhängigkeiten klar zu identifizieren, um die Aufgaben im Zeitplan zueinander in Beziehung zu setzen. Die richtige Synchronisation der Elemente ist ein Schlüsselelement zur Erreichung der Ziele.

      Ideal ist die Verwendung des PERT-Tools, das eine vollständige Methode bietet, um Abhängigkeiten zu definieren und den kritischen Pfad (die längsten Schritte, die die maximale Dauer des Projekts bestimmen) zu identifizieren.

2. Erstellen Sie die Retro-Planung

   Entgegen der Gewohnheit, die Planung mit den ersten auszuführenden Arbeiten zu beginnen, Beginnen Sie mit der Positionierung des Projektliefertermins. Dann der vorherige Schritt, dann der vorherige usw. Möglicherweise befinden Sie sich in einer Situation, in der Sie die erste(n) zu erledigende(n) Aufgabe(n) nicht platzieren können. Um die Fristen einzuhalten, muss dann ein Schiedsverfahren eingeleitet werden. Das ist der springende Punkt dieser eingeschränkten Planung: die richtigen Mittel und die richtige Methode zu definieren, um das Endergebnis zu erzielen.

   Achten Sie darauf, dass Sie einen gewissen Spielraum haben, um möglichen Gefahren zu begegnen, ohne in die roten Zahlen zu geraten!

   Eine gängige Praxis ist es, den Beginn von Aufgaben basierend auf dem Zieldatum festzulegen. Veranschaulichung am Beispiel einer Rückplanung für die Organisation einer Jahresversammlung:

   • - Buchen Sie den Raum 20 Tage vor dem Meeting
   • - Essen 15 Tage vorher bestellen
   • - Einladungen 10 Tage vorher versenden
   • - Bestätigen Sie die Agenda 7 Tage vorher
   • -etc.

   Die Planung kann durch den Zusatz „spätestens“ angereichert werden.

   • - Buchen Sie das Zimmer spätestens 20 Tage im Voraus

Beispiel für eine einfache Rückwärtsplanung für ein Marketingprojekt

Beispiel Messevorbereitung (sehr vereinfacht) mit Fristen bis spätestens

Aufgaben	D - 10 Monate	D - 7 Monate	D - 2 Monate	D - 3 Wochen	D - 2 Wochen	D-Day	Verantwortlich
Stellplatz reservieren							Alain
Gestalten Sie den Stand							Sylvie
Bereiten Sie kommerzielle Tools (Broschüren usw.)							Sylvie
Starten Sie die Kommunikation über unsere Teilnahme an der Show (Mailing, Einfügen auf Website, soziale Netzwerke usw.)							Sylvie
Organisieren und schulen Sie das Team, das den Stand betreiben wird							Alain
Ausstellungstag

Eine andere Ansicht, ausführlicher mit einem Gantt-Diagramm

Einsatz von Projektmanagement-Software und Excel

Einige Software ermöglicht es Ihnen, erleichtern die Organisation von Fristen : Nachdem Sie die Aufgaben, deren Dauer und Abhängigkeiten eingegeben haben, müssen Sie nur noch das Lieferdatum festlegen und diese Tools berechnen automatisch das Projektstartdatum, das Start- und Enddatum jeder Aufgabe.

Diese Merkmale sind sehr interessant, wenn Anpassungen (in Bezug auf Methoden, Ressourcen usw.) und die Beobachtung der Auswirkungen erforderlich sind.

Es gibt auch viele gebrauchsfertige Excel-Dienstprogramme im Internet, um Ihren Zeitplan zu erstellen.

Diese Datei ist referenziert in: Projektplanung: Methoden und Werkzeuge