Führung eines virtuellen Teams: Warum und wie?

Immer mehr Unternehmen erleben Remote-Arbeit für bestimmte Mitarbeiter – manchmal für alle ihre Mitarbeiter. Die Abkehr vom Modell einer traditionellen Arbeitswelt führt unweigerlich zu einer Veränderung der Managementmethoden, Methoden und üblichen Prozesse.

Die Führung eines virtuellen Teams erfordert eine Reihe von Tools und spezifische Managementpraktiken.

Schnelle Navigation

• Was ist ein virtuelles Team?
• Die 4 Dimensionen eines virtuellen Teams
• Die Schlüssel zum Management solcher Teams
• Praktische Tipps für das Management geografisch verteilter Mitarbeiter

Was ist ein "virtuelles" Team?

Es ist zunächst einmal interessant, sich daran zu erinnern, was ein Team ist, egal ob virtuell oder nicht. Ein Team ist eine Gruppe von Einzelpersonen, die in die gleiche Richtung zusammenarbeiten. Sie existiert nur durch ihre Missionen, ihre Projekte, ihre gemeinsamen Ziele. Jeder identifiziert sich als Teil derselben Entität. Alle handeln im Interesse der Gruppe unter der Führung eines Managers.

Ein Team wird als "virtuell" bezeichnet, wenn seine Mitglieder nicht alle physisch am selben Ort und zur gleichen Zeit arbeiten. Es geht also darum, zusammen, aber getrennt zu arbeiten. Gemeinsam in dem Sinne, dass das gesamte Team in die gleiche Richtung geht, auf das gleiche Ziel hin. Separat, denn nicht alle Mitarbeiter teilen sich das gleiche Büro, die gleiche Umgebung, die gleichen Arbeitszeiten etc. und treffen sich eigentlich nicht sehr selten.

Es gibt verschiedene Arten von sogenannten "virtuellen" Teams. Es kann sich um Teams handeln, deren Mitglieder sich alle im selben geografischen Gebiet befinden, aber - regelmäßig oder in Vollzeit - von einem Ort aus arbeiten, der nicht das Unternehmen ist. Einige arbeiten von zu Hause aus, andere sind Fans von Coworking Centern, wieder andere reisen im Rahmen ihrer Missionen um den Planeten und kommunizieren von ihrem aktuellen Arbeitsplatz aus. Manchmal hat das Team keinen festen und festen Treffpunkt.

Mit dem Aufkommen neuer Technologien, insbesondere in der Kommunikation, lernen Mitarbeiter virtueller Teams, eigenständig und gemeinsam an einem gemeinsamen Ziel zu arbeiten. Zeit, Raum und Organisation werden neu definiert. Die Verbindungen zwischen den verschiedenen Mitarbeitern des gleichen Teams werden durch neue Kommunikationswege gestärkt.

Ein virtuelles Team zusammenzustellen und zu leiten hat natürlich Vorteile, aber auch gewisse Grenzen.

Vorteile

• Flexibilität für Teammitglieder - bessere Balance zwischen Privat- und Berufsleben, Arbeitszeitgestaltung, Aufgabenorganisation etc.
• Reduzierte Kosten für die Organisation - Infrastruktur, Immobilien, Ausrüstung, Umsatz usw.
• Bessere Produktivität - weniger Ausfallzeiten, bessere Kommunikation …
• Erhöhte Zufriedenheit von Mitarbeitern…

Grenzen

• Gruppenzugehörigkeit und Identität schwer umzusetzen,
• Gruppenzusammenhalt manchmal schwer zu erstellen, kniffliges Vertrauen zu installieren,
• Schwierigkeit in die richtigen Profile rekrutieren , das richtige Team zusammenstellen,
• Technologische Unterschiede je nach Standort der Mitarbeiter, IT-Wartungsschwierigkeiten, Zusatzkosten für die nach den geografischen Gebieten eingerichteten Dienste etc.
• Kulturelle Barrieren, falls vorhanden,
• usw.

Die 4 Dimensionen eines virtuellen Teams

Jessica Lipnack und Jeffrey Stamps haben 4 Dimensionen etabliert, die ein virtuelles Team charakterisieren:

• Der Zweck des Teams : Missionen, um ein Ziel zu erreichen und Ergebnisse zu erzielen. Dies bedeutet das Engagement jedes Mitglieds des Teams durch tägliche Aufgaben und Missionen für das Erreichen eines gemeinsamen Ziels. Letzteres ist klar definiert, geteilt und von allen akzeptiert. Daraus ergeben sich für jedes Teammitglied spezifische Rollen, Verantwortlichkeiten und Missionen. Die Ziele sind somit sowohl individuell als auch voneinander abhängig.
• Einzelpersonen : ein Führer / Manager, Mitarbeiter, 2 Dimensionen - intern und extern. Ein virtuelles Team besteht nicht nur aus einer Reihe von Technologien, von denen jede weiter entwickelt ist als die andere. Mitglieder eines solchen Teams müssen in der Lage sein, auf zwei Ebenen zu arbeiten: intern (unabhängig und mit anderen Teammitgliedern), aber auch extern (mit Partnern außerhalb des Teams - Lieferanten, Kunden, verschiedene Anbieter usw.).
• Links : Interaktionen, zwischenmenschliche Beziehungen über Kommunikationsmittel. Teammitglieder sind über verschiedene Tools (E-Mails, Instant Messaging, Videokonferenzen usw.) verknüpft, um miteinander interagieren zu können. Diese Werkzeuge machen es möglich, die Distanz zu beseitigen, die Arbeit und die Entscheidungsfindung zu erleichtern. Die Mitglieder eines virtuellen Teams bauen so solide zwischenmenschliche Beziehungen auf und entwickeln ein Klima des gegenseitigen Vertrauens. Grundlegende Elemente für Effizienz und Produktivität.
• Von Zeitlichkeit : eine Agenda / einen Kalender, Projekte, ein Teamlebenszyklus. Der Manager eines virtuellen Teams wird nicht alle Mitglieder gleichzeitig am selben Ort versammeln können wie bei einem klassischen Team. Er wird sich mit jedermanns Agenda und Zeitzwängen auseinandersetzen müssen. Jedes Mitglied muss seinerseits die notwendigen Anstrengungen unternehmen, um sich so gut wie möglich anzupassen. Das Ideal ist, dies zu definieren, sobald das Team zusammengestellt ist, damit es sich bewegen kann, bevor es seine Leistungsgeschwindigkeit gefunden hat.

Die Schlüssel zur Führung eines virtuellen Teams

Sie leiten ein virtuelles Team nicht so, wie Sie ein "klassisches" Team leiten. Es gibt ein paar Regeln zu beachten.

Effektiv kommunizieren

Kommunikation ist die Basis jeder Beziehung. Wenn Sie ein Team von Mitarbeitern führen, die an verschiedenen Orten verstreut sind, ist es wichtig, mehrere Kommunikationstools mit bestimmten Zielen einzurichten:

• Informationen teilen formell alle anderen Mitglieder des Teams oder nur einige,
• informell chatten mit Kollegen, wie wir es um die Kaffeemaschine oder um die Ecke eines Flurs tun würden - zum Beispiel über Slack,
• Austausch in einem Meeting ,
• ein wesentliches Element übermitteln an das ganze Team,
• ein Projekt vorantreiben ,
• einen dringenden Gegenstand mitteilen direkt an die richtige Person,
• usw.

Daher ist es wichtig, von vornherein die Verwendungen jedes der zur Verfügung gestellten Kommunikationsmittel klar zu definieren. Dies vermeidet spätere Missverständnisse oder Zeitverluste in der Organisation. Außerdem trägt es zu einem gewissen Zugehörigkeitsgefühl zu einer Gruppe bei. Jedes Teammitglied weiß, welches Tool wann und zu welchem ​​Zweck zu verwenden ist.

Wichtig ist auch, dass alle Teammitglieder schnell und intuitiv auf alle eingerichteten Kommunikationskanäle zugreifen können. Jedem Mitarbeiter muss eine angemessene Schulung angeboten werden, sei es vor Ort oder per Videoanruf oder auf andere Weise, die es dem Teilnehmer ermöglicht, das betreffende Werkzeug vollständig und sofort in den Besitz zu nehmen.

Warnung : Es ist wichtig, die Sicherheit der Kommunikationsmittel zu gewährleisten, insbesondere wenn es um den Austausch vertraulicher Daten geht.

Projekte verwalten

Insbesondere wird ein Team gebildet, um Projekte durchzuführen.

Dazu ist es unabdingbar, in kollaborative Tools investieren .

Der Einsatz solcher Tools verbessert nicht nur die Produktivität, sondern fördert auch die Kommunikation und den Austausch zwischen den verschiedenen Teammitgliedern. Letztere können jederzeit die Fortschritte ihrer Kollegen verfolgen, die benötigten Informationen einholen, über ihre eigenen Fortschritte berichten usw.

Die Palette der Projektmanagement-Tools ist breit gefächert. Jeder wählt die Formel, die am besten zu seinem Tätigkeitsfeld, der Organisation und den Bedürfnissen seines Teams passt.

Mobilisiere und motiviere die Truppen

Um seine an verschiedenen geografischen Standorten verstreuten Mitarbeiter einzubeziehen und zu motivieren, muss der Manager ermöglichen maximale Flexibilität, Autonomie und Handlungsfreiheit. Solche Teams sind besonders effektiv in befreiten Organisationen, die sich durch eine Arbeitsweise auszeichnen, die ihren Mitarbeitern einen großen Teil der Selbstverwaltung und Rechenschaftspflicht bietet.

Dies bedeutet nicht, dass er sich damit begnügen muss, die Projekte und seine Mitarbeiter aus der Ferne zu verfolgen, ohne regelmäßig mit ihnen zu interagieren. Daher ist es für ihn unerlässlich, eine Gruppendynamik zu stimulieren und eine gewisse Nachahmung unter anderem aufrechtzuerhalten:

• teilen Sie Ihre Vision, geben Sie Bedeutung,
• erinnern an die gemeinsamen Ziele,
• Aufbau einer starken Unternehmens- / Teamkultur,
• die geleistete Arbeit anerkennen und wertschätzen,
• steigern Sie die verschiedenen Kommunikationskanäle …

Praktische Tipps für die tägliche Führung eines virtuellen Teams

Um die Produktivität und den Erfolg eines Teams von geografisch verteilten Mitarbeitern zu maximieren, muss der Manager die richtigen Tools und die richtigen Managementmethoden anwenden und gleichzeitig über eine bestimmte Anzahl spezifischer Fähigkeiten verfügen. Von kollaborativen Tools bis hin zu Schlüsselpraktiken – hier sind einige Ideen für die Verwaltung eines virtuellen Teams.

Rekrutiere die richtigen Leute

Stellen Sie DAS richtige Team zusammen . Das, was aus Mitarbeitern besteht, die in der Lage sind, effektiv aus der Ferne zu arbeiten. Ausreichend autonom, motiviert, einfallsreich, mit einer guten schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeit, die wissen, wie sie ihre Zeit effizient einteilen können. Und vor allem, wem man volles Vertrauen schenken kann. Die Idee ist nicht, dass der Manager seine Zeit damit verbringt, Verantwortung zu fordern, um sicherzustellen, dass die Arbeit erledigt wird.

Bei der Einstellung dieser Mitarbeiter muss der Vorgesetzte insbesondere sicherstellen, dass er in einem virtuellen Team arbeiten kann: mit den eingesetzten und eingerichteten Kommunikationsmitteln vertraut, einfallsreich bei zu lösenden Schwierigkeiten oder Problemen, aber in der Lage, nachzufragen helfen, wenn nötig.

Schaffen Sie ein Vertrauensverhältnis zu jedem Mitarbeiter

Vertrauen ist die Basis jeder Beziehung. Dies ist durchaus sinnvoll, wenn sich der Manager und seine Mitarbeiter nur gelegentlich sehen.

Für den Manager ist es wichtig, eine besondere Verbindung zu jedem Mitglied des virtuellen Teams herzustellen und aufrechtzuerhalten:

• mit jedem individuell und regelmäßig kommunizieren,
• jeden Mitarbeiter regelmäßig kontaktieren, um eine Bestandsaufnahme über aktuelle Projekte und Einsätze zu machen, aber auch um sich informeller auszutauschen,
• regelmäßige Videoanrufe anbieten, um die Beziehung zu humanisieren,
• Feedback geben und bitten,
• usw.

Erstellen Sie eine virtuelle Teamcharta

Erstellen Sie ein Dokument, das das Team und seine Betriebsregeln klar definiert:

• Zweck aus der Gruppe,
• virtuelle Teamdefinition ,
• Vorstellung der Mitglieder : Identität, Rollen, Verantwortlichkeiten, Kontaktdaten, Wohnort usw.
• Betriebsregeln : Arbeitsorganisation, Kommunikationsprozess, Informationsaustausch und Projektmanagementprozess, Planung formeller und informeller Treffen usw.
• Zieldefinition : bereitgestellte Mittel, erwartete Ergebnisse, verwendete Indikatoren usw.

Dieses Dokument kann auch als Unterstützung für jeden Neuling im Team dienen.

Definieren Sie Arbeitsprozesse, die sowohl standardisiert als auch flexibel sind

Werkzeuge, Arbeitsorganisation, Prozesse, Kommunikation, Ausrüstung und manchmal Möbel und Arbeitsumgebung sind Elemente, die den Mitarbeitern auferlegt werden können. Einerseits um die Arbeit und den Austausch zu erleichtern. Auf der anderen Seite, um das Gefühl der Zugehörigkeit zur gleichen Gruppe zu fördern.

Standardisieren und gleichzeitig den Mitarbeitern genügend Autonomie und Freiheit lassen, ist ein Garant für Vertrauen und Beständigkeit. Jeder unterliegt den gleichen Regeln.

Diese Beständigkeit des Managers gegenüber allen Mitgliedern seines Teams ermöglicht eine bessere Effizienz und vermeidet Missverständnisse und andere demotivierende Faktoren.

Verbindungszeitfenster definieren

Stellen Sie sicher, dass unter den Arbeitszeiten der Mitarbeiter bestimmte Zeitfenster zusammenfallen, insbesondere wenn die Teammitglieder an Orten mit unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten. Der Manager kann diese Momente nutzen, um den Austausch zwischen allen Mitgliedern der Gruppe zu organisieren und / oder mit dem gesamten Team zu kommunizieren.

Es wird empfohlen, die Mehrheit der Mitarbeiter arbeitet gleichzeitig über einen Zeitraum von 3 bis 4 Stunden pro Tag wenigstens. Auch wenn kein besonderer Austausch erforderlich ist, ermöglicht dieses Prinzip die Definition einer bestimmten Zugehörigkeit zur gleichen Gruppe. Mitarbeiter fühlen sich weniger isoliert und können bei Bedarf interagieren.

Darüber hinaus ermöglicht es bei Bedarf schnellere und effizientere Problemlösungen.

Erstellen Sie eine Teamidentität

Organisieren Sie regelmäßige Teambuilding-Events, bei denen alle Mitglieder des virtuellen Teams physisch anwesend sind. Wenn dies aus irgendwelchen Gründen nicht möglich ist, organisieren Sie Challenges oder ganz informelle Videoanrufe, bei denen sich die Teammitglieder besser kennenlernen können. Es kann interessant sein, einen regelmäßigen Austausch außerhalb der Arbeit zu planen.

• Erstellen Sie einen identischen Arbeitsbereich für alle (Hardware, Software, Anwendungen usw.),
• Beziehen Sie die Mitarbeiter so weit wie möglich in die Definition der verschiedenen Protokolle ein

Erstellen Sie eine virtuelle Kaffeemaschine

Im Büro gibt es viele Möglichkeiten, sich auszutauschen und die Kollegen besser kennenzulernen, solide Arbeitsbeziehungen zu knüpfen: Begrüßungen, Pausen, Kaffeemaschine, Meetings, Geburtstagsfeiern etc. Wenn das Team geografisch verstreut ist, ist es wichtig, Möglichkeiten zu schaffen, dies trotz der Entfernung zu tun.

Instant Messaging, das jederzeit und von allen Mitgliedern des Teams zugänglich ist, kann sowohl den nicht-professionellen als auch den professionellen Austausch ermöglichen, während der gleiche "leichte" Ton beibehalten wird, den wir verwenden würden, wenn wir dasselbe Büro teilen würden. Mitarbeiter können beispielsweise Geburtstage oder andere wichtige Termine ihrer Kollegen feiern, ihre Pläne für das Wochenende teilen oder sogar ihre Erfahrungen / Entdeckungen / Hobbys teilen.

Fördern Sie den persönlichen Kontakt und den zwischenmenschlichen Austausch zwischen den Teammitgliedern.

Die geleistete Arbeit anerkennen und belohnen

Um Motivation und Engagement zu erhalten, belohnen Sie gute Arbeit. Es kann sinnvoll sein, Herausforderungen zu formulieren, die, wenn sie gewonnen werden, belohnt werden: eine bestimmte Anzahl von Projekten durchführen, einen definierten Umsatz erzielen, neue Fähigkeiten validieren, neues Know-how erwerben usw. Diese Belohnungen können unterschiedlicher Art sein: Boni, neue Verantwortlichkeiten, Einladungen zu einem bestimmten Ereignis, Geschenke usw.

So lässt sich nicht nur die Motivation auf hohem Niveau halten, sondern jeder Mitarbeiter fühlt sich als Teil eines echten Teams.

• Setzen Sie sich SMARTe Ziele,
• Förderung der Rolle aller in der Gruppe,
• Erfolge feiern,
• usw.

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