Kommunikation ist ein Schlüssel zum Erreichen der gesetzten Ziele. Bei Komplexität, erheblichem Aufwand etc. empfiehlt es sich, einen Projektkommunikationsplan zu entwickeln. Hier stellen wir Ihnen eine Vorlage zur Verfügung, die Ihnen bei dieser Übung hilft.
Wozu dient ein Projektkommunikationsplan?
Gute Kommunikation bedeutet, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit, im richtigen Format und mit dem richtigen Medium an die richtige Person zu liefern.
Für den Fall, dass nur wenige Personen informiert werden müssen, ist es einfach, ihnen die erwarteten Elemente mitzuteilen. Schwierig wird es, wenn die Gesprächspartner zahlreich sind, auf mehrere Abteilungen verstreut sind, mit sehr unterschiedlichen Profilen. Der Kommunikationsplan nimmt dann sein ganzes Interesse. Es hilft Ihnen wirklich, Ihre Kommunikation zu meistern.
Deine Tore
Entscheiden was mit wem kommuniziert werden soll hängt von der Rolle und Position jedes Ziels gegenüber dem Projekt ab. Hier einige Beispiele für Ziele:
- Entscheidungshilfe
- Warnung bei Schwierigkeiten
- Informieren Sie sich über den Fortschritt eines Projekts
- Hole dir Unterstützung
- Erhalten Sie zusätzliche Ressourcen
- Sorgen Sie dafür, dass nichts vergessen wird
- Den Boden für den treibenden Wandel vorbereiten
- …
Wer sind die Empfänger?
Wie gesagt, das potenzielle Publikum ist heterogen. Zum Beispiel :
- das Projektteam
- der Projektsponsor
- der Lenkungsausschuss
- der Verwaltungsausschuss
- der Projektauftraggeber (intern oder extern)
- andere Interessengruppen
Welche Informationen sollte es enthalten?
Ihre Ziele sollen den Erwartungen der Empfänger näher gebracht werden: was wollen sie wissen? Es ist wichtig, die Art der Informationen, den damit verbundenen Umfang und den Detaillierungsgrad zu identifizieren, die jeder erhalten möchte. Es ist nicht keine Frage, seine Partner und Mitarbeiter unter einem Berg von Informationen zu ertränken. Stellen Sie andererseits sicher, dass die Erwartungen jeder Partei erfüllt werden.
Ein weiterer zu berücksichtigender Parameter: die Phase, in der sich das Projekt befindet. Je nach Bearbeitungsstand sind die übermittelten Informationen unterschiedlich. Beispielsweise wird der Projektplan beim Start kommuniziert, während die Budgetüberwachung nach Beginn der Ausführungsphase geteilt wird.
Arten von zu kommunizierenden Informationen
Hier eine nicht abschließende Auflistung der zu übermittelnden Inhalte:
- das Projektmanagement-Dashboard
- Budgetüberwachung
- Planungsüberwachung
- Nachverfolgung der Lieferungen
- Verzögerungen und andere aufgetretene Schwierigkeiten
- aktualisierte Risiken
- die getroffenen Entscheidungen
Noch einmal, Inhalt und Form der Nachricht hängen vom Ziel und den zugewiesenen Zielen ab . Ein Sponsor möchte die Ergebnisse durch eine detaillierte Excel-Tabelle verfolgen. Die Serviceleiter, die bald von projektbezogenen Veränderungen betroffen sind, erhalten einen netten „Verkäufer“-Newsletter über sukzessive Fortschritte. Die grundlegenden Informationen sind die gleichen. Ziel ist es, die Haftung der letzteren zu erhalten.
Planerstellung
Um Ihr Dokument zu schreiben, sammeln Sie die Informationen, indem Sie die folgenden Fragen beantworten:
Was ? Deine Tore
Was sind deine Ziele ? Warum möchten Sie kommunizieren?
Wer ? Dein Ziel
Mit wem möchten Sie kommunizieren? Warum (aus Ihrer und ihrer Sicht)? Welche Informationen werden Sie an sie weitergeben?
Woher ? Die Quellen
Wohin gehen Sie, um die zu übermittelnden Informationen zu erhalten?
Wie?“Oder“Was? Übertragungswerkzeuge
Welche Medien sollen verwendet werden (Papier, Computerdatei usw.)? Welche Kanäle sollten mobilisiert werden, um sie zu kommunizieren (per E-Mail, in Meetings, telefonisch usw.)?
Von wem? Der Projektkommunikationsmanager
Wer ist für die Aufbereitung und Übermittlung der Informationen verantwortlich? Diese Rolle wird nicht nur dem Projektleiter übertragen. Je nach Publikum und Thema können Mitglieder des Teams, der Sponsor oder andere sprechen.
Wann und wie viel? Das Tempo der Kommunikation
Wann und wie oft? Jede Woche ? Jeden Monat ? Nach einem identifizierten Ereignis? usw.
Die Wahl der Kommunikationsmittel muss unter Berücksichtigung der finanziellen und personellen Mittel erfolgen, die Sie diesem Teil zur Verfügung stellen können. Dies ist natürlich ein Parameter, der bei der Erstellung des Plans berücksichtigt werden muss.
Vorlage für einen Projektkommunikationsplan
Ein solches Dokument besteht im Allgemeinen aus 4 Hauptteilen. Die Einführung, die Ziele, die zusammenfassende Matrix mit den Elementen, die jedem Publikum mitgeteilt werden, und der Zeitplan die verschiedenen Aktionen der com zu organisieren.
1 - Die Einführung
Sie ordnet diesen Plan sowohl in die allgemeine Problematik des Projekts als auch in seinen Kontext ein. Es erinnert an die Besonderheiten der Arbeit. Zum Beispiel: mehrere Interessengruppen, große menschliche Probleme, hohe Investitionen usw. damit der Leser die Bedeutung der Kommunikation im Prozess vollständig verstehen kann.
2 - Kommunikationsziele
Ausführliche Erläuterung der Zielsetzungen und Zielsetzungen in Form von Informationen. Kurz gesagt, was Sie von diesem Plan erwarten.
3 - Kommunikationsmatrix
Visualisierung von: Wer soll was bekommen? Wieso den ? Wie?“Oder“Was? Wenn ? Und von wem?
| Zielgruppe | Kommunikationsziel | Art der Informationen | Übertragungsmedium | Zeitraum / Häufigkeit | Verantwortlich für com-Aktion |
4 - Der Kommunikationsplan
Hier ist der operative Teil. Der Vorteil dieses Tools besteht darin, die Projektkommunikation zu organisieren, indem die Bereitstellung von Informationen an die verschiedenen Ziele geplant wird. Dies ist eine Variation der vorherigen Tabelle, indem sie im Laufe der Zeit organisiert wird.
| Projektphase | Datum (oder Meilenstein) | Ziel | Zu übermittelnde Informationen | Übertragungsmedium | Verantwortlich für com-Aktion |
| Rahmung | xx-xx-20xx | ||||
| xx-xx-20xx | |||||
| Ausführung | xx-xx-20xx | ||||
| xx-xx-20xx | |||||
| xx-xx-20xx | |||||
| Abschluss | xx-xx-20xx |
Diese Datei wird referenziert in: Wissen, wie man kommuniziert, um einzubeziehen
