Was ist das Kick-off-Meeting? Dies ist einfach ein Kick-off-Meeting für ein Projekt. Ein Start-up, das nicht vernachlässigt werden sollte, um den Prozess gut zu starten. Sie sind Projektleiter? Hier ist ein privilegiertes Werkzeug, um Sie mit den Stakeholdern in Einklang zu bringen, Ihre Kreditwürdigkeit zu stärken und Ihr Team zu stärken.
Gründe für das Kick-off-Meeting: die Ziele
Warum Kick-off-Meetings verwenden? Lenkungsausschuss , Stakeholder, Projektteam, Key User… Warum die beteiligten Akteure an einen Tisch bringen? Sehen wir uns die Ziele an, die diesen Meetings zugewiesen wurden:
- fördern Eigentum am Projekt von allen Protagonisten
- in wesentlichen Punkten kommunizieren
- stelle sicher, dass alle dabei sind im Einklang mit den Zielen, den Mitteln …
- erschaffen eine positive Dynamik rund um das Projekt
- Sie Glaubwürdigkeit sowie das Team
- anstarren die Betriebsordnung
Vor dem Anpfiff
Wie bei jedem Treffen Der Schlüssel zum Erfolg ist eine sorgfältige Vorbereitung. Übersehen Sie diesen Punkt nicht.
Noch ein Tipp: senden der Projektplan vor dem Treffen.
Schritte
Einfachheit und Effizienz sind die Schlagworte dieser Art von Meetings.
Es geht nicht darum, die Teilnehmer in einer Flut unverdaulicher Informationen zu ertränken, sondern im Gegenteil, das Verständnis zu erleichtern und Vertrauen zu schenken.
Infografiken:
Sehen wir uns an, was die wichtigsten Phasen sind:
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Einführung
Stellen Sie sich vor und laden Sie die Teilnehmer ein, dasselbe zu tun . Umso wichtiger, wenn sich manche nicht kennen. Was soll ich sagen? Das Wesentliche: Name, Vorname, Funktion im Unternehmen. Ihre Rolle im Projekt wird später spezifiziert.
Präsentation der Tagesordnung
Detaillieren Sie die Artikulation des Treffens mit einer genauen Agenda . Definieren Sie jeden Schritt und den allgemeinen Betriebsmodus: wann Sie Fragen stellen usw. Denken Sie daran, dass diese Art von Treffen darf kein Monolog werden , sondern im Gegenteil den Austausch fördern. Ziel ist es, alle im Raum einzubeziehen. Zusammenarbeit ist die Regel.
Erinnerung an den Projektkontext und Darstellung der Ziele
Kommen Sie zurück auf die Entstehung des Projekts und seine Ziele. Auf welche Probleme reagiert es? Nicht jeder hat den gleichen Informationsstand über die Geschichte und die Gründe, die zum Start des Projekts geführt haben. Um jedoch seine Besonderheiten, die Einschränkungen und Probleme vollständig zu verstehen und das Ergebnis der Operationen vollständig einzuhalten, Es ist von grundlegender Bedeutung, das Warum zu integrieren . Kurz gesagt… geben Sie der Aktion einen Sinn!
Die Vielfalt der Profile rund um den Tisch ist eine Kraft zum Erfolg, erfordert aber auch einen erheblichen Kommunikationsaufwand.
Nennen Sie die übergeordneten Ziele und ggf. aufgegliedert nach Bereichen. Geben Sie die Leistungen an.
Beschreibung der Hauptphasen des Projekts
Detaillieren Sie den Projektplan und insbesondere die Ausführung ( Werkstätten, etc.) mit den Fälligkeitsterminen der Liefergegenstände. Dies ist der Anlass damit nichts vergessen wurde und dass die Methode für jeden geeignet ist. Diese Bestätigung ist wichtig. Es verhindert - oder zumindest reduziert - nachträgliche Zeitverluste durch Missverständnisse des gewählten Ansatzes.
Wenn Sie Projektmanagement-Software verwenden, geben Sie an, wer Zugriff hat und was tun soll.
Vorstellung des Teams: Rolle und Verantwortung.
Nimm dir die Zeit, es gut zu machen erklären, wer was macht und warum jede Person ausgewählt wurde . Erklären Sie, wie jeder mit den anderen zusammenarbeiten wird, wie das Team arbeitet. Von der praktischen Seite: Erstellen Sie eine Liste mit den Kontaktdaten jedes Redners, die Sie verteilen können (E-Mail, Telefon usw.). Betonen Sie die Bedeutung der Teamarbeit für den Erfolg des Projekts.
Identifikation und Management von Risiken
Nennen Sie die potenziellen Risiken und stellen Sie die zu ihrer Bewältigung getroffenen Maßnahmen dar (ggf. Vorbeugung und/oder Behandlung). Vergessen Sie nicht diese Bedrohungen, die im Allgemeinen über allen neuen Praktiken hängen: Widerstand zur Aenderung! Erwarte sie durch einen strukturierten Ansatz um diesen sehr menschlichen Aspekt zu bewältigen.
Präsentation des Kommunikationsplans
Wer wird informiert? Wenn ? Inwiefern ? Dieser Teil wird in Projekten oft übersehen. Dies ist jedoch ein Säule in der Fächeraneignung durch die Teams und ein wichtiges Instrument, um Widerstand gegen Veränderungen zu verhindern (siehe oben).
Validierung von Erfolgsmaßen
Die Indikatoren sind Es ist sehr wichtig, die Erreichung der ursprünglichen Ziele zu bewerten. Ein Konsens über ihre Definition ist zwingend erforderlich, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
Planung der nächsten Treffen
Vereinbaren Sie von nun an mit der Versammlung die Termine der folgenden Sitzungen.
Diese Datei wird referenziert in: Projektrahmen - Projektmanagement
