Was ist Verwaltungsmanagement?
Sie haben in Bezug auf den Umsatz nichts zu gewinnen, dennoch ist eine gute administrative Führung Ihres Unternehmens unerlässlich, um Ihr Geschäft mit absoluter Sicherheit zu führen. Die administrative Führung in einem Unternehmen umfasst alle notwendigen und obligatorischen Formalitäten und Aufgaben, um dem Gesetz und Ihren strategischen Zielen gerecht zu werden.
Es umfasst folgende Bereiche:
- Rechenschaftspflicht : Bearbeiten und Versenden von Angeboten und Rechnungen, Mahnungen von Debitoren und Kunden, Zahlung von Rechnungen, periodische Umsatz- und Umsatzsteuererklärungen, Zahlung von Sozialbeiträgen, Genehmigung und Einreichung von Jahresabschlüssen, Zahlung von Steuern usw.
- Humanressourcen : Einstellung und Kündigung von Verträgen, Gehaltsabrechnungen und Sozialabgaben, Urlaubsplan, Vertretungen bei Abwesenheit, Konflikt- und Arbeitskampfmanagement, Überwachung der obligatorischen Schulungen …
- Käufe und Verkäufe : Lieferantenbestellungen, Bestandsverwaltung, After-Sales-Service usw.
3 Ziele:
Eine gute Verwaltung Ihrer Verwaltungsarbeit begrenzt Ihre Risiken und hat 3 Hauptziele.
Verschwende kein unnötiges Geld
Der Verkauf Ihrer Produkte oder Dienstleistungen ist das Herzstück Ihres Unternehmens. Es sind Ihre Verkäufe, mit denen Sie Geld verdienen - um zu verdienen und zu wachsen. Schade, um unnötig zu verlieren … Schlechtes Verwaltungsmanagement ist eine Quelle für finanzielle Verluste.
Illustrationen: Eine gute Überwachung Ihrer Kundenforderungen begrenzt das Risiko unbezahlter Forderungen; Die Einhaltung gesetzlicher Fristen im Rahmen Ihrer steuerlichen und sozialrechtlichen Verpflichtungen ermöglicht die Vermeidung von Verzugsstrafen.
Erhalten Sie Ihre Produktivität
Um Leistung zu erzielen, müssen Sie operativ effizient sein. Eine gute Organisation in Ihrem Unternehmen ist hierfür unabdingbar, und Ihre Verwaltungsführung hat viel damit zu tun … Mit einer guten Verwaltungsorganisation stellt das Unternehmen sicher, dass die für seine Tätigkeit wesentlichen Dokumente und Akten erhalten bleiben. Kein Verlust- oder Zerstörungsrisiko, Ihre Produktivität bleibt erhalten.
Gelassenheit gewinnen
Wenn sich die Verwaltung staut, trübt sich der Verstand des Unternehmers. Befreien Sie Ihren Kopf, indem Sie administrative Bedenken ausräumen, um ruhiger und effizienter vorzugehen.
Illustrationen: Rechtzeitige Zahlung Ihrer Rechnungen vermeidet unangenehme Mahnungen durch Ihre Gläubiger (Lieferanten oder öffentliche Verwaltungen); Eine gute Verwaltung Ihres Personals ermöglicht Ihnen, Rechtsmittel und Verfahren einzuschränken; Damit Ihre Post reibungslos läuft, wird verhindert, dass sie sich auf Ihrem Schreibtisch stapelt.
3 Herausforderungen:
Sie müssen 3 Aspekte in Einklang bringen, um das administrative Management Ihres Unternehmens zu optimieren:
- Schnell zu tun : Seien Sie reaktionsschnell und erledigen Sie die administrativen Arbeiten ohne Zeitverlust - Sie werden Ihre Zeitersparnis für höherwertige Aufgaben verwenden.
- Zuverlässig verwalten : Geschwindigkeit ist nicht gleichbedeutend mit Eile … Machen Sie keinen Fehler, wenn Sie zu schnell fahren, die Folgen sind unangenehm - Sie müssen es wiederholen, Sie zahlen Strafen …
- Kosten begrenzen : Da die Verwaltung nicht direkt Geld spart, versuchen Sie, die Kosten zu senken wenigstens.
Outsourcen oder intern verwalten: Die Kostenbilanz steht auf dem Spiel
Die Verwaltung ist das Ärgernis vieler Wirtschaftsführer. Konzentriert auf Ihr Kerngeschäft fehlt Ihnen die Zeit und das Interesse für diese entmutigenden und zeitraubenden Aufgaben. Gute Nachrichten, Lösungen - einige davon innovativ - existieren, um die administrative Verwaltung Ihres Unternehmens zu optimieren (dh zu beschleunigen und zuverlässig zu machen)!
2 Alternativen : auslagern (teilweise oder vollständig) mit Dienstleistern, ggf. in entmaterialisierter Form, gegen Entgelt; die Kontrolle intern behalten mit Softwaretools Ad hoc , mit Zeit und Sachverstand.
Ausgelagertes Management: Umfang der Delegation und Wahl der Dienstleister
Zuallererst ist es gut, sich an eine unbekannte Wahrheit zu erinnern: kein Gesetz verpflichtet das Unternehmen, einen Wirtschaftsprüfer zu haben. In der Praxis unterliegt das Unternehmen jedoch je nach Rechtsform der Einhaltung buchhalterischer, sozialer und steuerlicher Pflichten.
In Ermangelung von Fachwissen (und / oder Zeit) ist der Wirtschaftsprüfer ein wertvoller Verbündeter bei deren Einhaltung. Wenn es zum Beispiel um die Aufstellung einer Bilanz oder eines Steuerpakets geht, ist es für den Laien schwer, damit umzugehen. Der Vorteil des Wirtschaftsprüfers: Über das Mandatsschreiben beauftragen Sie ihn mit vielfältigen administrativen Aufgaben, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.
Beispiel: Der Buchhalter kann bestimmte Aufgaben im Rechnungswesen aber auch in Personalangelegenheiten übernehmen – insbesondere Lohnabrechnungen.
Ein weiterer Dienstleister kann Ihnen Ihre administrative Arbeit im Bereich Human Resources abnehmen: Der Personalvermittler findet und pflegt die besten Kandidaten und unterstützt anschließend deren Integration in Ihr Unternehmen.
Bitte beachten Sie, dass die Rolle dieses Dienstleisters eingeschränkt ist. Sie sind für die rechtlichen und buchhalterischen Formalitäten verantwortlich, sobald der neue Mitarbeiter im Amt ist .
Ein Rechtsanwalt kann Ihnen auf Ad-hoc-Basis in verschiedenen Verwaltungsangelegenheiten helfen: insbesondere bei der strategischen Beratung oder bei der Bearbeitung von Rechtsstreitigkeiten.
Notieren : einige externe Dienstleister sind auf administrative Unterstützung aus der Ferne oder vor Ort spezialisiert. Den Umfang seines Auftrags bestimmen Sie mit dem Dienstleister, je nach Budget.
Internes Verwaltungsmanagement: die wesentlichen Werkzeuge
Neben den delegierbaren Aufgaben verbleiben weitere administrative Aufgaben intern in der Verantwortung des Unternehmens. Manche Führungskräfte stellen gezielt dafür ein, andere entscheiden sich für die Selbstverwaltung – vor allem, um die Kosten niedrig zu halten.
Notieren : der Kleinstunternehmer, der reduzierten Verwaltungspflichten unterliegt, greift selten auf einen externen Dienstleister zurück. Der Leiter von TPE neigt ebenfalls dazu, keine Abteilung für die Verwaltung einzurichten.
Nutzen Sie dedizierte SaaS-Plattformen, um das administrative Management Ihres Unternehmens zu geringeren Kosten zu optimieren:
- Inkasso-Software zur Automatisierung Ihrer Mahnungen,
- eine Fakturierungslösung, um Zeit bei der Bearbeitung Ihrer Rechnungen zu sparen,
- ein Gehaltsabrechnungs- und Personalmanagement-Tool,
- ein ERP, um Ihre Daten zu zentralisieren und Ihr gesamtes Verwaltungsmanagement effektiv zu verwalten.
