In Sachen Zeitmanagement und Organisation ist die Eisenhower-Matrix ein unverzichtbares und einfach zu handhabendes Werkzeug. Seine Quadranten erleichtern die Entscheidungsunterstützung bei der Priorisierung von Aufgaben. Erfahren Sie, welche Anwendungsbereiche es gibt und wie Sie es effektiv einsetzen können.
Vorstellung der Methode
Viele Methoden waren, bevor sie von Managern verwendet wurden, Werkzeuge der militärischen Strategie. Dies ist bei dieser von Dwight David Eisenhower vorgestellten Matrix der Fall.
Ike mit seinem Spitznamen war nicht nur der 34. Präsident der USA, sondern auch ein Meister aller Kategorien in Sachen Produktivität. Und das in verschiedenen Bereichen. Sein Geheimnis? Ein Werkzeug - genauer gesagt eine Matrix -, die es ermöglicht, einfach und effektiv nach zwei Achsen zu priorisieren: Wichtigkeit und Dringlichkeit. Auf diese Weise können Sie 4 verschiedene Quadranten zeichnen:
- Quadrant 1 : wichtige und dringende Aufgaben,-
- Quadrant 2 : wichtige Aufgaben, aber nicht dringend,
- Quadrant 3 : unwichtige, aber dringende Aufgaben,-
- Quadrant 4 : Unwichtige und nicht dringende Aufgaben.
Das Dringend+/Wichtig+Dial steht natürlich an erster Stelle in Sachen Behandlung. Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, fallen nicht unter die vorrangigen Ziele. Sie können sogar aufgegeben werden, wenn sie wirklich unnötig sind.
Anwendungsbereiche
Diese bekannte Einteilung ist in vielen Bereichen anwendbar, sowohl im Berufsleben als auch im Privatleben:
- Zeitmanagement,
- Organisation seiner Arbeit,
- Priorisierung,
- Entscheidung fällen ,
- Delegation an Dritte …
Interessen und Grenzen
Diese Methode hat den Vorteil, dass über die Priorisierung seines Handelns nachdenken und einen Schritt zurücktreten im Vergleich zu letzterem.
Die auf den ersten Blick angezeigte Einfachheit ist jedoch eine Täuschung. Tatsächlich ist es oft reduktiv, die durchzuführenden Aufgaben in diese 2 Achsen einzuordnen. Zudem kann die subjektive Seite unseres Urteils schnell bremsen, wenn die Aufgaben keinen genauen Termin haben oder es darum geht, die Bedeutung oder Nicht-Bedeutung einer durchzuführenden Handlung zu bestimmen.
Somit ist diese Matrix der Einstiegspunkt für eine Analyse, deren Ziel für die Führungskraft insbesondere darin besteht, die zu delegierenden Aufgaben zu definieren. Je nach verfügbarer Zeit und Wichtigkeit der zu ergreifenden Maßnahmen kann er entscheiden, welche Teile er einem oder mehreren Mitarbeitern anvertrauen kann. Ziel ist es, die Kontrolle über die Arbeitsbelastung zu behalten und den Mehrwert sinnvoll zu nutzen.
Wie verwendet man die Eisenhower-Matrix?
Die 2 Achsen - Wichtigkeit und Dringlichkeit - ermöglichen es, 4 Quadranten zu definieren, von denen jeder den Charakter der Elemente bestimmt, die er nach diesen 2 Kriterien enthält.
Bedeutung bezieht sich auf die Aufgaben, die Sie voranbringen. Es basiert auf der Wirkung des letzteren auf andere Elemente, aber auch auf dem Mehrwert, den seine Realisierung mit sich bringt.
Dringlichkeit bezieht sich auf Aufgaben, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern und richtet sich nach der für die Bearbeitung erforderlichen Zeit sowie deren Fristen. Es ist manchmal schwierig zu bestimmen, ob ein Artikel dringend ist oder nicht, da dies oft von externen Faktoren abhängt. Darüber hinaus ist es sehr subjektiv: Der Grad der Dringlichkeit wird von Person zu Person variieren, je nachdem, wie sie die jeweilige Aufgabe empfinden, verbunden mit ihrem Stresszustand, ihren Fähigkeiten, ihrer Erfahrung, ihrer Arbeitsweise usw.
Um die Matrix effizient zu füllen, ist es daher unerlässlich, objektiv sein und auf sachlichen und konkreten Elementen basieren soweit möglich.
Um das zu beachten Wichtigkeit hat Vorrang vor Dringlichkeit.
Quadrant 1: wichtige und dringende Aufgaben
Liste hier:
- Aufgaben, die erfordern super schnelle Aufmerksamkeit und Aktion - sogar sofort,
- das Elemente, die sich auf Ihre Ziele auswirken ,
- das Elemente, die direkte Auswirkungen auf den Fortschritt eines Projekts haben ,
- ein Problem zu lösen dringend - Konflikt, Krise usw. -
- das wichtige Anrufe / E-Mails, die schnell bearbeitet werden müssen …
Einige Aufgaben werden hier gefunden, weil sie nicht effizient geplant sind. Dies kann bei der Erstellung eines Berichts der Fall sein oder ein Bericht, über den Sie kontinuierlich berichtet haben – der je nach Fall zunächst in Quadrant 2 oder 3 platziert worden wäre – und dessen Frist und Bedeutung Ihnen keine andere Wahl lassen, als dies zu tun von nun an Priorität, um sich in Quadrant 1 zu positionieren.
Quadrant 2: wichtige, aber nicht dringende Aufgaben
Dieser Teil betrifft wichtige Aufgaben, deren Dringlichkeit jedoch geringer ist als die im Quadranten 1. Es sind daher einzutragen:
- Missionen nicht haben kein naher Fälligkeitstermin, die aber eine gewisse Bedeutung haben für Sie, Ihr Team, Ihr Unternehmen usw.
- das Elemente zu planen in den kommenden Wochen,
- Momente gewidmet strategische Uhr ,
- das' Entwicklung eines Aktionsplans , ein Projekt,
- das Ausbildung , Coaching …
Quadrant 3: unwichtige, aber dringende Aufgaben
Hier sind die "störenden" Elemente, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, aber keine wirklichen Auswirkungen auf unsere Arbeit haben, wie zum Beispiel:
- die Behandlung von einige Anrufe, E-Mails, Nachrichten verschieden,
- das Anfrage von Mitarbeitern / Kollegen / Dienstleistern dringende Informationen, Ratschläge, eine helfende Hand benötigen,
- das Aufgaben, die anderen wichtig sind, dir aber nicht wichtig sind und den Fortschritt Ihrer Arbeit,
- das Elemente, die Sie delegieren können an einen Dritten…
Quadrant 4: Aufgaben weder wichtig noch dringend
Dieser letzte Kasten betrifft alle parasitären und nutzlosen Elemente, die Sie für mehr Effizienz aufgeben müssen:
- schlechte Angewohnheiten unproduktiv,
- Ablenkungen Sie daran hindern, effektiv voranzukommen (im Internet surfen, unerwünschte Benachrichtigungen usw.),
- Zögern zeitaufwendig und verschlingt positive Energie,
- das Grübeln auf was du keine kontrolle hast…
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Eisenhower-Matrix sicherlich nicht perfekt und letztendlich relativ schwierig effizient und relevant zu verwenden ist, aber sie hat den Vorzug, sie umzusetzen ein interessanter Rückschritt im Umgang mit unserem kostbarsten Gut: der Zeit sowie dem Bewusstsein für unseren Stresszustand und unser – manchmal recht relatives – Verständnis von Dringlichkeit.
Diese Datei wird referenziert in: Zeitmanagement: Effizienz, Produktivität und Gelassenheit - Entscheidungsfindung: zu vermeidende Prozesse und Fallstricke
