Projektmanager sind es gewohnt, ein Gantt-Diagramm zu verwenden, um die durchzuführenden Aufgaben zu organisieren und zu planen. Dieses Tool ist nicht kompliziert zu bedienen und bleibt auch bei kleinen Aktionen sehr nützlich.
Wenn Sie mit diesem Ansatz nicht vertraut sind, finden Sie in dieser Anleitung die wesentlichen Punkte seiner Anwendung sowie ganz am Ende der Datei ein konkretes Beispiel für ein Gantt-Diagramm.
Was ist ein Gantt-Diagramm und wofür wird es im Projektmanagement verwendet?
Dieses Werkzeug wurde 1910 von Henry Gantt erfunden erleichtert die Planung, indem die Aufgaben eines Projekts durch horizontale Balken in einem Diagramm dargestellt werden.
Wozu? Es ist sehr einfach. Wie wir in der Einleitung gesehen haben, es erleichtert die Organisation, Planung und Überwachung von Aufgaben .
Genauer gesagt ermöglicht es:
- die Abfolge der Aufgaben beherrschen, insbesondere wenn bestimmte Tätigkeiten parallel ausgeführt werden
- kennen die Frist für jeden wichtigen Schritt
- Setzen Sie Meilensteine, um die Schritte zu validieren
- Zuweisung und Verwaltung von Ressourcen (Personal, Budget, Material usw.)
- visualisieren Sie die auszuführenden Aufgaben
- den Projektfortschritt überwachen und im Hinblick auf die geplanten Termine global oder individuell steuern
- Schätzen Sie die Auswirkungen einer Verzögerung auf das Enddatum und andere Aufgaben ein
Dieser Ansatz entfaltet sein volles Potenzial für komplexe Projekte, die aus unzähligen verschachtelten Aufgaben bestehen. Es bleibt trotzdem ebenso interessant für einfachere Projekte.
Wie baut man das Diagramm auf?
Bereiten Sie Ihre Daten in einer Tabelle mit Excel vor oder geben Sie sie direkt in eine spezielle Software ein.
Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen:
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Definieren Sie Projektaufgaben und Meilensteine
Beginnen Sie mit den großen Schritten, indem Sie sie in kleine Aufgaben zerlegen. Die Schwierigkeit besteht darin, den richtigen Maßstab zu finden. Weder zu präzise noch zu breit. Wählen Sie die Meilensteine: nach den Ergebnissen am Ende der Phase und den Ereignissen, die die Fortsetzung oder Beendigung des Projekts bestätigen. Sehen Sie sich die PSP-Projektaufschlüsselungsmethode (oder das Aufgabenflussdiagramm) an, um diese Arbeit noch strenger zu gestalten. Ordne sie in chronologischer Reihenfolge.
Schätzen Sie die Dauer der Aufgaben
Die für jede Intervention geplante Zeit ist eine wichtige Daten für die Planung. Wählen Sie die relevanteste Einheit: Stunde, Tag, Woche usw. je nach Projekt und behalten Sie dieselbe Referenz für die gesamte Tabelle bei.
Identifizieren Sie die Interaktionen zwischen den einzelnen Aktivitäten
Einige Aufgaben können erst nach dem Ende oder dem Beginn einer anderen ausgeführt werden (diese werden "sequentielle Aufgaben" genannt). Darüber hinaus sind andere parallel behandelbar. Daher ist es notwendig, die Abhängigkeiten zu identifizieren. Dies ist die Planungsphase.
4 Arten von Sucht
End-to-End (FF): die 2 Aufgaben müssen gleichzeitig erledigt werden
End to start (FD): Eine Aufgabe kann erst beginnen, wenn die vorherige beendet ist. Dies ist der Standard-Verkettungsmodus.
Start to Finish (DF): Eine Aufgabe kann erst abgeschlossen werden, wenn die vorherige begonnen hat.
Start to start (DD): Eine Aufgabe kann nur gestartet werden, wenn die vorherige gestartet wurde
Ressourcen zuweisen
Definieren Sie sowohl die personellen als auch die materiellen Ressourcen, die jeder Aufgabe zugeordnet sind. Diese Daten sind nützlich, wenn eine genaue Überwachung der Ressourcenallokation erforderlich ist. Oder einfach nur wissen, wer was macht.
Bei komplexeren Projekten ist der vorgelagerte Einsatz der PERT-Methode unerlässlich, um die Aufgaben aufzulisten, die Abhängigkeiten zu definieren, die Randbedingungen zu berücksichtigen …
Beispiel für ein Gantt
Um die Methode zu veranschaulichen, hier die Planung der verschiedenen Schritte zur Erstellung einer Website. Wir haben den Prozess bewusst reduziert und die Ressourcen, die Meilensteine nicht erwähnt, um es einfach zu halten.
Tabelle mit Aufgaben, deren Dauer und Abhängigkeiten
| Schritte | Aufgaben | Dauer (in Tagen) | Abhängigkeiten |
| Wähle einen Anbieter | A - Definieren Sie das Budget | 1.5 | |
| B - Entwicklung der Spezifikationen | 8 | A (FD) | |
| C - Anbieter vorwählen | 2 | B (FD) | |
| D - Befragen Sie die Kandidaten | 15 | C (FD) | |
| E - Stoppen Sie die Wahl des Dienstanbieters | 2 | D (FD) | |
| Entwickle die Seite | F - Erstellen Sie die Modelle der Website | 3 | E (FD) |
| G - Funktionen entwickeln | 10 | F (FD) | |
| H - Grafische Integration durchführen | 8 | H (TT) | |
| I - Testen und Validieren der Site | 2 | G, H (FD) | |
| J - Stellen Sie die Website online | 1 | ich (FD) | |
| Inhalte produzieren | K - Definieren Sie, wer was schreibt | 1 | J (FD) |
| L - Erstellen Sie den Inhalt | 3 | K (FD) | |
| M - Bestätigen und geben Sie den Inhalt auf der Website ein | 2 | L, ich (FD) | |
| Starten Sie die Site intern | N - Präsentieren Sie die Website intern | 2 | J (FD) |
Die Aktivität "Geben Sie den Inhalt der Site ein" hängt von 2 Aufgaben ab (Typ FD). Tatsächlich kann der Eintrag nur erfolgen, wenn die Site validiert und der Inhalt geschrieben wurde. Der Schritt "Grafische Integration durchführen" startet dabei gleichzeitig mit "Funktionen entwickeln". Integratoren müssen sich offensichtlich mit Entwicklern abstimmen. Dies ist eine Abhängigkeit vom DD-Typ.
Das Diagramm mit den Ressourcen
Die roten Balken stellen den kritischen Pfad dar. Dies sind die wichtigsten Phasen, bei denen ein Slippage eine Verzögerung des Projekts zur Folge hat.
Software zum Erstellen Ihres Gantt-Diagramms
Vergiss das Papier! DAS Die heutigen Tools erleichtern die Arbeit enorm!
Hilfestellungen zur Verwendung von Excel finden Sie im Internet. Es ist nicht die einfachste Lösung, aber wenn Sie sich für die Office-Suite interessieren, werden Sie fündig.
Es gibt dedizierte Anwendungen (oft kostenlos), zugänglicher, wie Gantter für Google Drive, mit denen Sie Ihren Zeitplan schnell erstellen können.
Komplette Online-Lösungen, fortgeschrittener, integrieren die Erstellung eines Gantt neben anderen Funktionen für die kollaborative Arbeit. Smartsheet zum Beispiel. Lokal, auf Ihrem Computer, können Sie kostenlose Software wie GanttProject verwenden.
Diese Software ist sehr praktisch, ja sogar unerlässlich, um die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben zu definieren, Simulationen durchzuführen, die Auswirkungen einer Verzögerung zu messen usw. mit wenigen Klicks.
Diese Datei wird referenziert in: Projektplanung: Methoden und Werkzeuge - Projektrahmen - Gantt-Diagramm
