Was ist ein produktives Meeting? Das Phänomen der „Wiedervereinigung“ lässt uns alle viel Zeit verschwenden. Seien wir also effizient! Woran erkennt man ein „gutes“ Meeting? Ganz einfach: Jeder Teilnehmer verlässt mit dem Gefühl der geleisteten Arbeit: "Wir haben gute Fortschritte gemacht", "Wir waren produktiv", etc …
Wie lautet also das Rezept, damit dieses gemeinsame Treffen nicht zur reinen Zeitverschwendung wird? Die Antwort ist unter Beachtung der Grundsätze zu finden: Ein Treffen hat einen bestimmten Zweck. Es muss richtig vorbereitet und geplant werden. Das Ziel muss während der Gespräche ständig im Blick bleiben. Die Debatten sind organisiert und konstruktiv. Sie respektieren das definierte Timing. Schließlich ist die Schlussfolgerung in Bezug auf die getroffenen Entscheidungen und die zu ergreifenden Maßnahmen präzise.
Ein konkretes Ziel
Daran besteht kein Zweifel. Alle Teilnehmer sollen wissen, warum sie dort sind und vor allem, was wir manchmal vergessen, wozu die Diskussionen führen sollen. Ein gefesselter Aktionsplan? Neue Produkt-Leads? Ein Problem erkennen? Eine neue Organisation kommunizieren? usw.
Unter Berücksichtigung des erwarteten Ergebnisses der Produktion der Gruppe ist es möglich, bleib auf das Ziel fokussiert und von Spannung halten förderlich, um das gesetzte Ziel zu halten.
Beispiellose Vorbereitung
Alles beginnt mit einer sorgfältigen Auswahl der Geschenke. Bei zu vielen Teilnehmern können Diskussionen ins Stocken geraten. Auf der anderen Seite wird es schwierig, das Ziel zu erreichen, wenn die Gruppe nicht groß genug ist.
Sobald die Teilnehmerliste erstellt wurde, vermeiden wir es, Mitarbeiter einzuladen, indem wir ihnen einfach die Tagesordnung zusenden. Von der Vorbereitung an sind alle Protagonisten involviert . Wie viele Meetings führen mangels Vorarbeit (unzureichende Informationen, unvollständige Zahlen etc.) ins Leere?
Jeder muss gut vorbereitet ankommen, wenn der Tag kommt, mit den wichtigsten Elementen, um die Debatten zu beginnen und effektiv zu sein ! Dies ist nicht die Zeit, in Diskussionen nach Informationen zu fischen!
Ein produktiver Prozess
Ein Treffen ist definiert durch eine Startzeit und eine Endzeit. Während dieser Zeit werden alle Debatten organisiert, um alle während der Vorbereitung vorgesehenen Punkte anzusprechen.
Die Einhaltung der in jeder Phase verbrachten Zeit ist ein Schlüssel zum Erfolg, obwohl es in einigen Fällen nützlich ist, etwas Flexibilität zuzulassen. Das Wichtigste ist, Konzentrieren Sie sich auf Prioritäten, um sich nicht in Details zu verlieren .
Ein weiterer Punkt besteht darin, den Standpunkt aller Anwesenden zu sammeln. Alle müssen mitmachen. Es versteht sich, dass die Börsen kontrolliert werden, damit keine Drift die Diskussionen vergiftet. Kritik wird akzeptiert, wenn sie konstruktiv ist und die Gruppe voranbringt.
Ein professionelles Fazit
Jede Sitzung muss im Hinblick auf den Abschluss mit allen Teilnehmern Gegenstand einer Bericht über Fortschritte, Entscheidungen und Maßnahmen mit dem Ziel relativieren.
Auch neue und noch nicht behandelte Punkte werden erwähnt. Somit geht nichts verloren, alles wird aufgezeichnet. Diese Schlussfolgerung sollte sein gefolgt von einer schriftlichen Zusammenfassung für jeden Teilnehmer unmittelbar nach der Sitzung oder in den folgenden Tagen.
Diese Datei wird referenziert in: Ein Meeting effektiv organisieren und durchführen
