Als Manager, Begegnungsverhalten ist eine Kunst, der man sich nicht entziehen kann . Tatsächlich erfordert Teamführung einen mehr oder weniger regelmäßigen Austausch mit Ihren Mitarbeitern. Austausch, der unter anderem durch die Organisation und Leitung von mehr oder weniger formellen Arbeitstreffen zustande kommt. Dies ist die Grundlage für eine effektive Managementkommunikation, eine Säule der kollektiven Intelligenz.
Darüber hinaus sind Gespräche mit Ihren verschiedenen fachlichen Ansprechpartnern, insbesondere im Rahmen des Projektmanagements, entscheidend, um die gesetzten Ziele zu erreichen und das Projekt zum Abschluss zu bringen.
Um ein Geschäftstreffen effektiv durchzuführen, müssen Sie daher Animationstechniken beherrschen und die verschiedenen Werkzeuge kennen Zu deiner Verfügung.
Schnelle Navigation
- Vorbereitung auf das Treffen
- Auswahl des richtigen Formats für Geschäftstreffen
- Wählen Sie den richtigen Animationsstil
- Strukturieren Sie das Meeting
- Tools und Methoden, die für die Durchführung eines Meetings nützlich sind
- Die verschiedenen Phasen des Treffens
Bereiten Sie sich auf ein Arbeitstreffen vor
Unabhängig von dem Kontext, in dem Sie Ihr Arbeitstreffen organisieren, dem Ziel des Treffens und den eingeladenen Personen, ist eine gründliche Vorbereitung für den Erfolg unerlässlich. Außerdem wird dadurch die Effizienz gesteigert.
Ziele setzen, Teilnehmer auswählen, nützliche Dokumente zusammenstellen… Um die individuelle und kollektive Produktivität zu maximieren, ist es von entscheidender Bedeutung sicherzustellen, dass zum gegebenen Zeitpunkt alles bereitsteht.
Am großen Tag ist jedoch mit einigen Last-Minute-Checks zu rechnen, insbesondere im Hinblick auf die zur Verfügung stehende Ausstattung (Funktionstüchtigkeit der verschiedenen eingesetzten Geräte – Overheadprojektor, Internetanschluss etc.).
Wenn Sie zu Lampenfieber neigen und / oder sich mit öffentlichen Reden nicht sehr wohl fühlen, lernen Sie, Selbstvertrauen zu gewinnen und Ihre Besorgnis zu bändigen, um sie in positive Energie umzuwandeln.
So können Sie den Ablauf des Meetings in Ruhe nachvollziehen.
Wählen Sie das richtige Meeting-Format
Definieren Sie das Format, das Sie für Ihr Meeting annehmen möchten. Abhängig vom behandelten Thema, den erwarteten Zielen sowie dem Kontext, in dem Sie dieses Meeting leiten werden, sind verschiedene Arten von Meetings möglich:
- Informationsveranstaltung : Sie übermitteln eine oder mehrere Nachrichten an Ihr Publikum, das sie "passiv" empfängt.
- Review-Meeting : formelles Treffen, das häufig im Rahmen des Projektmanagements anzutreffen ist, an dem alle vom Thema / Projekt betroffenen Personen aktiv teilnehmen, um eine Bestandsaufnahme des Fortschritts vorzunehmen.
- Austauschtreffen : Alle Teilnehmer diskutieren aktiv ein Thema.
- Problemlösungstreffen : Das Ziel ist eindeutig, eine festgefahrene Situation zu lösen, eine Lösung für eine Dysfunktion zu finden, einen Konflikt zu bewältigen …
- Entscheidungstreffen : Sie bringen verschiedene Akteure zusammen, um eine Entscheidung zu einem bestimmten Thema zu unterstützen.
Wählen Sie einen Animationsstil
Entscheiden Sie sich für eine energetische und angepasste Animation. Es ist wichtig, eine gewisse Gruppendynamik aufzubauen, um Produktivität und Effizienz zu steigern. In Bezug auf die Animation sind verschiedene Haltungen möglich, darunter:
- Moderator : Die Teilnehmer tauschen sich unter der diskreten Kontrolle des Moderators frei aus.
- Koordinator : Die Protagonisten diskutieren ein bestimmtes Thema, der Moderator strukturiert den Austausch und die Debatten.
- Direktive : wenig Platz für die Teilnehmer.
Erfahren Sie mehr über die Moderation von Meetings.
Wenn Ihr Publikum Abbrucherscheinungen zeigt, sich manche Teilnehmer übermäßig bewegen, Krähen gähnen, teilnahmslos sind, wieder andere wach zu schlafen scheinen… Reagieren Sie! Geben Sie Ihrem Meeting neue Energie, bevor Sie die Aufmerksamkeit aller verlieren!
Strukturieren Sie das Arbeitstreffen
Nachdem Format und Art der Animation festgelegt wurden, ist es an der Zeit, das Meeting selbst zu gestalten:
- Definieren Sie das Thema sowie die Ziele dieses Arbeitstreffens klar
- Listen Sie die Personen auf, die anwesend sein müssen (Mitarbeiter, externe Redner usw.)
- Stellen Sie einen geeigneten Ort, Datum und Uhrzeit ein
- Schreiben Sie die Tagesordnung
- Legen Sie eine Dauer fest (achten Sie auf einen kleinen Spielraum)
- Laden Sie die Teilnehmer ein, indem Sie das Format des Meetings sowie die Rolle jedes einzelnen und die erwarteten Ziele angeben
Einige Methoden und Tools, um ein Meeting effektiv zu verwalten
Es gibt viele Methoden und Werkzeuge, um ein Interview effektiv zu führen und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Wir können jedoch einige nennen:
- Pechakucha: für eine effektive Präsentation in genau 6 Minuten und 40 Sekunden,
- 6 Denkhüte: Kreativität und Effizienz, die durch die Erforschung der 6 Denkweisen gesteigert werden.
- Ishikawa-Diagramm: effektiv zur Problemlösung,
- Stand-up: Stehmeetings für mehr Effizienz,
- Brainstorming oder umgekehrtes Brainstorming: Brainstorming ist ein mächtiger Hebel zur Reflexion im Kontext von Problemlösung oder Innovation
Erfahren Sie mehr über die Tools und Methoden, die für die Durchführung von Meetings nützlich sind.
Führen Sie ein Geschäftstreffen durch
Die Hauptphasen eines professionellen Meetings sind wie folgt:
Einführung
Denken Sie von Anfang an an Effizienz. Es ist wichtig, dass :
- pünktlich starten,
- grüße alle Teilnehmer und danke ihnen für ihre Anwesenheit und Pünktlichkeit,
- gehen um den Tisch herum, damit sich jeder bei Bedarf vorstellen kann,
- den Kontext der Sitzung, die Tagesordnung, die erwarteten Ziele,
- die Rolle jedes Teilnehmers sowie die Betriebsordnung, insbesondere die für die Sitzung vorgesehene Zeit, in Erinnerung rufen,
- einen möglichen Berichterstatter benennen.
Produktionsphase
Dann kommt die Zeit für die Arbeit selbst. Als Moderator ist es Ihre Aufgabe, stellen Sie sicher, dass das Meeting reibungslos und effizient abläuft. Sie gehen wie folgt vor:
- beginne die Debatten,
- die Diskussionen umrahmen und dafür sorgen, dass die Themen nicht verrutschen,
- sicherstellen, dass jeder sprechen kann und die Redezeiten gerecht verteilt werden,
- antizipieren mögliche Konflikte,
- Stellen Sie sicher, dass sich das Denken in die richtige Richtung und im richtigen Tempo bewegt.
Erfahren Sie mehr über die Rolle eines Meetingleiters.
Abschluss
Sie beenden die Diskussionen mit eine Zusammenfassung des Gesagten sowie eine Erinnerung an die getroffenen Entscheidungen. Dieser Schritt ist wichtig, weil er ermöglicht es Ihnen, die durchgeführte Arbeit zu sperren, um Maßnahmen zu ergreifen.
Nach dem Treffen sorgen Sie auch für die Formalisierung des Sitzungsberichts durch den Berichterstatter auf der Grundlage der während der Diskussionen gesammelten Informationen und ihrer Verbreitung an alle Teilnehmer und andere Interessenträger.
Wiedervereinigung verbieten !!
Bereiten Sie sich gut auf Meetings vor, erinnern Sie die Teilnehmer daran, dass es wichtig ist, die beigefügten Dokumente vor dem D-Day zu lesen, klare Ziele zu setzen usw. vermeidet sterile Besprechungen!
