Im Bereich IT-Projekte gilt das Sprichwort " Müll rein, Müll raus (GIGO) drückt aus, dass fehlerhafte Eingabedaten immer zu fehlerhaften Ergebnissen führen. Im Projektmanagement ist es dasselbe: Die Chance, dass ein zunächst schlecht konzipiertes Projekt zu Ergebnissen führt, die den Erwartungen entsprechen, ist gering.
Zusammenfassung
- Was sind funktionale Spezifikationen?
- Ein CCF, wozu?
- Wie schreibt man eine funktionale Spezifikation?
Was sind funktionale Spezifikationen?
Eine funktionale Spezifikation (CCF) ist ein Dokument, das detailliert und strukturiert die Erwartungen eines Projekts (Dienstleistungen, Produkt) und seine Einschränkungen (technisch, betriebswirtschaftlich, kontextbezogen) darstellt. Grundsätzlich ist es die Leistung, die das Ende der Startphase eines Projekts sanktioniert.
Das CCF steht im Zentrum des Austauschs zwischen dem Projektverantwortlichen (MOA) und dem Lieferanten bzw. Dienstleister. Nach der Validierung stellt es die Referenz dar, die es ermöglicht, während des gesamten Projekts die Übereinstimmung des Projektinhalts mit den ursprünglichen Erwartungen zu gewährleisten.
Ein CCF, wozu?
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Formalisierung der Bedürfnisse in Abstimmung mit dem Projektinhaber
Die Entwicklung des Notebooks bildet den Höhepunkt der inhaltlichen Projektdefinitionsphase.
Sie ist das Ergebnis eines strukturierten Dialogs zwischen Projektträger und Lieferant(en) bzw. Projektmanagementassistenz (AMOA), der es ermöglicht, ein gemeinsames Verständnis für die Notwendigkeit zu etablieren, das von allen geteilt wird. Der CCF kann sich daher aus zusätzlichen vorgelagerten Prozessen ergeben:
- Studie der Chancen : besteht der Bedarf?
- Machbarkeitsstudie : Ist mein Projekt wirtschaftlich / technisch machbar?
- Funktionsanalyse des Bedarfs : Es ist für die Ausarbeitung eines CCF von wesentlicher Bedeutung, da es die Schlüsselelemente enthält: die Standpunkte der verschiedenen am Projekt beteiligten Parteien (Endnutzer, verwandte Akteure usw.), die Laufzeit des Produkts und seine Lebenszyklus und die erwarteten Ergebnisse (ohne die Mittel zu erwähnen, um es zu erreichen)
- Werte Analyse : fügt der Funktionsanalyse eine Bewertung hinzu a priori Lösungen und deren Kosten, um den anfänglichen Bedarf besser zu priorisieren.
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Setzen Sie einen Rahmen für den Lieferanten
Angesichts eines bestimmten Problems wird jeder Lieferant versucht sein, eine "schlüsselfertige" Lösung anzubieten, die nicht auf die spezifischen Aspekte Ihres Projekts eingeht.
Daher sollte der CCF die funktionalen Spezifikationen, die erwartete Qualität, die Fristen und das Budget klar angeben. Dennoch sollte den Lieferanten genügend Luft zum Atmen eingeräumt werden, um von ihrer Innovationskraft und ihren originellen Ideen zu profitieren.
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Vergleichen Sie die Vorschläge
Diese Dimension ist im Rahmen einer Ausschreibung von wesentlicher Bedeutung, wenn der CCF Teil des Marktes ist. Es wird dann möglich sein, Bewertungskriterien vorzuschlagen, die die Lieferanten berücksichtigen müssen, um die wettbewerbsfähigste Lösung vorzuschlagen; Diese Kriterien können in einem Bewertungsraster zusammengeführt werden, das für die Gesamtbewertung der Befragten verwendet wird.
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Erleichtern Sie die abschließende Bewertung
Die Formalisierung der funktionalen Bedürfnisse über einen CCF ermöglicht es am Ende des Projekts, die anfänglichen Erwartungen mit den erzielten Ergebnissen auf objektiver Basis und nicht nur mit den „Gefühlen“ von Mitarbeitern oder Finanzkennzahlen zu vergleichen. Insbesondere erleichtert es die Ausübung des Projektabschlusses.
Wie schreibt man eine funktionale Spezifikation?
Auf Formular
Um betriebsbereit zu sein, müssen die funktionalen Spezifikationen sein:
- Prägnant : Bevorzugen Sie kurze Sätze und einfache Wendungen. Das Festlegen einer Anzahl von Zeichen oder Wörtern kann hierfür eine nützliche Methode sein.
- Einfach : Verwenden Sie Fachbegriffe nur, wenn es notwendig ist, verwenden Sie Wörter ohne Mehrdeutigkeit oder Urteilsvermögen. Das Interesse des Projekts (technisch, organisatorisch, finanziell) muss klar nachgewiesen werden.
- Organisiert : Das Dokument muss durch einen Plan (siehe unten) mit ausgewogenen Teilen strukturiert sein.
Im Hintergrund
Projektrahmen
Dies ist der gemeinsame Teil aller Projekte, der es jedem Lieferanten ermöglichen sollte, die wesentlichen Elemente für eine Gesamtvision des geäußerten Bedarfs zu finden. Dieser Teil beinhaltet:
- Der Kontext : Prozess zur Ermittlung des Bedarfs, Produkt-/Dienstleistungsumfelds (Personen, Ausrüstung, Vorschriften usw.);
- Das Ziel : welches Serviceniveau erwartet wird, für welche finanziellen Ergebnisse und welche Qualitätskriterien (z. B. Zielkundenzufriedenheitsrate);
- Das Areal : Betroffene Akteure (intern, extern, welche Nutzer usw.), ggf. geografischer Geltungsbereich.
Funktionskriterien und Bewertung
Die Reihenfolge der folgenden Teile kann sowohl von der Struktur Ihres Projekts (Anzahl der Haupt- und Unterfunktionen, Verknüpfungen zwischen ihnen) als auch von dem Markt abhängen, in den es passt, wenn es sich um eine Ausschreibung mit Komponenten handelt mehrere Trades - in diesem Fall könnte eine Zuteilung erforderlich sein.
Die Strukturierung des CCF erweist sich dann als wertvolle Übung, um sicherzustellen, dass die verschiedenen Angebote miteinander vergleichbar sind und das Endprodukt am Ende des Projekts in relevanter Weise im Vergleich zur Äußerung des ursprünglichen Bedarfs bewertet werden kann . In jedem Fall muss Ihr CCF die folgenden drei Teile enthalten:
- Beschreiben Sie die Bedürfnisse: Funktionsspezifikationen
Es gibt viele Methoden, um diese Übung durchzuführen: gehörntes Tier, Tintenfischdiagramm … Welche Sie sich auch immer entscheiden, Sie müssen einfach aufschreiben, was das Endprodukt "tun" muss, um die angegebenen Bedürfnisse zu erfüllen.
Dies ist der Zweck von Funktionsspezifikationen: Sie werden in Hauptfunktionen (die einen Bedarf erfüllen) unterteilt, selbst in Unterfunktionen (Aktionen, die einen Teil des Bedarfs erfüllen). Für einen Reisekomparator wäre eine Hauptfunktion beispielsweise " Vergleichen Sie mehrere Angebote von Fluggesellschaften ", Und die Unterfunktionen" Geben Sie ein Ziel ein », « einen Zeitplan eingeben », « setze ein preislimit "Etc.
- Budgetrahmen und Ressourcen
Für jede Hauptfunktion wird es darum gehen, die zu erwartende Mobilisierung von Ressourcen (Anzahl der Arbeitstage, Budget) zu definieren.
- Fristen und Leistungen
Dies soll das voraussichtliche Fertigstellungsdatum des Projekts angeben und Folgendes angeben:
- ggf. Zwischenleistungen,
- die Validierungsfristen durch das MOA und gegebenenfalls die Strafen.
Dem CCF kann ein indikativer Zeitplan beigefügt werden, wenn er bereits formalisiert wurde.
Damit es von allen Beteiligten verstanden wird, bedarf es einer gewissen Formalität. Die Ziele sind klar definiert.
