Definition von EDM
Es ist eine Softwarelösung zur Verwaltung des Lebenszyklus eines elektronischen Dokuments. Von der Erstellung, Speicherung, Weitergabe bis hin zur Archivierung oder Vernichtung, falls zutreffend. Diese Lösungen gelten nicht nur für große Unternehmen. Auch KMU haben großes Interesse, die Vorteile dieser Software zu nutzen.
Vorteile
Zugang zu Informationen unabhängig vom verwendeten Endgerät und von mehreren Benutzern gleichzeitig
Versionsverwaltung mit der Fähigkeit, Änderungen zu verfolgen
drastische Reduzierung des Speichervolumens Papierdokumente
einfaches und schnelles Auffinden eines Dokuments
Anbindung des Dokumentationssystems mit anderen Business-Tools oder Workflow
reduziertes Verlustrisiko wichtige Informationen
Übereinstimmung mit den Anforderungen der Qualitätssysteme
Stärkung der Kontrolle sensibler Informationen
einfache Verwaltung und Beherrschung von Zugangsrechte
Insgesamt verbessert ein EDM die Effizienz einer Organisation und die Kontrolle von Dokumenten während ihres gesamten Einsatzes im Unternehmen.
Grenzen
Eine sehr teure Implementierung sowohl in Hard- und Softwareinvestitionen als auch in die Digitalisierung bestehender Papierpublikationen.
Ein Erfolg die nur durch eine echte Transformation der Organisation gehen kann, Akzeptanz der Veränderung für völlig neue Praktiken gegenüber alten Gewohnheiten.
Die Hauptfunktionen eines EDM
Dokumentenerstellung und -erfassung
Im System sind 3 Eingaben möglich:
nativ digitale Dokumente, zum Beispiel ein Formular auf einer Website
Papierdokumente dass es notwendig sein wird, sie zu scannen, um sie in elektronische Dateien umzuwandeln
direkte Kreationen in der EDM-Software.
Bei naturgemäß dematerialisierten Dokumenten ist es wichtig, verschiedenste Formate integrieren zu können: E-Mail, Word, Excel, jpeg etc.
Indexierung
Wenn die Dokumentationsbasis Tausende von Einträgen umfasst, wird die Recherche komplex. Um den Zugriff auf Daten zu erleichtern, EDM-Software indiziert Dokumente, um die Recherche zu erleichtern und zu beschleunigen.
Die Indexierung kann am Inhalt selbst erfolgen, anhand von Metadaten (Wörter, die das Dokument beschreiben: Titel, Autor usw.) oder Schlüsselwörtern, die sich aus einer Kategorisierung (Taxonomie) ergeben.
Lagerung
Kernfunktion von Lösungen mit starken Herausforderungen sowohl in Bezug auf Speichersystemkapazität um unzählige Dokumente aufzubewahren, nur seine Zuverlässigkeit im Laufe der Zeit und ermöglicht gleichzeitig einen schnellen Zugriff, der mit geschäftlichen Einschränkungen kompatibel ist.
Verbreitung und Beratung
Teilen Dokumente von mehreren Benutzern, ändern, des bekommen zu einem bestimmten Zeitpunkt in einem bestimmten Prozess für a Handlung geplant.
Sie sind normalerweise von verschiedenen Terminals aus einsehbar : Desktop-Computer, Tablet, Smartphone …
Die Regeln von Rechteverwaltung definieren, was jeder tun darf: lesen, ändern usw.
Versionskontrolle ermöglicht die Überwachung von Informationen und deren sukzessive Aktualisierungen.
Das richtige Dokument zur richtigen Zeit an die richtige Person
Archivieren und löschen
Erlaube am Ende des Lebens Aufbewahrung von Dokumenten oder deren Vernichtung gemäß den beigefügten Verwaltungsvorschriften.
Sicherheit
Gewährleisten Sie die Sicherheit sensibler Informationen und allgemeiner die Sicherung von Systemdaten.
Implementierung
Denken Sie daran, dass dies ein vollwertiges Projekt ist. Es reicht nicht, eine Softwarelösung von EDM einzusetzen, damit das Projekt von Erfolg gekrönt wird. Mitarbeiter müssen sein sehr früh in den Prozess eingebunden und ein Change-Management-Plan sollte so schnell wie möglich eingerichtet werden. Tatsächlich werden sich Arbeitspraktiken und -gewohnheiten ändern. Einige Aufgaben werden zugunsten neuer verschwinden, Veränderungen, die immer eine Quelle von Stress sind …
