Die Arbeit aus der Ferne mit seinen Mitarbeitern, Kunden und verschiedenen Dienstleistern kann sich, wenn es der Kontext erfordert, als unerlässlich erweisen, um die Arbeit über Wasser zu halten. Die Organisation eines Remote-Events, was auch immer es ist, kann nicht improvisiert werden, es erfordert ein Minimum an Vorbereitung und Organisation.
Warum eine Online-Veranstaltung organisieren?
Eine Notsituation, eine materielle Verpflichtung, ein spezifischer Kontext, eine digitale Kommunikationsstrategie, die darauf abzielt, eine größere Anzahl von Interessenten zu erreichen, sein Unternehmen / seine Dienstleistungen bekannt zu machen, geografisch verstreute Teilnehmer sind alles Elemente, die für die Organisation einer virtuellen Veranstaltung förderlich sind eine körperliche.
Ziele
Je nach Art der organisierten Veranstaltung – virtuelles Meeting, Webinare, Telefonkonferenz… – unterscheiden sich die Ziele etwas. Insgesamt zielt die Organisation einer Online-Veranstaltung insbesondere darauf ab:
- Zeit und Flexibilität sparen : schnellere Organisation, die die Mobilisierung eines kleinen Teams erfordert und bei Bedarf relativ leicht verschoben werden kann.
- Sichtbarkeit gewinnen : direkt kommunizieren, ohne physisch am selben Ort zu sein, eine beträchtliche Anzahl von Personen an einer Konferenz, Schulung usw. teilnehmen lassen.
- die Beziehung stärken zwischen dem Unternehmen / Team und seinen Kunden, wenn kein physisches Geschäft existiert oder mit Kontakten, die sich über ein mehr oder weniger großes Gebiet erstrecken.
- die Unfähigkeit überwinden, eine physische Veranstaltung zu organisieren : wenn beispielsweise die Teilnehmer geografisch zu weit verstreut sind oder außergewöhnliche Umstände ein echtes Treffen völlig verbieten.
- Verringern Sie Ihren CO2-Fußabdruck : weniger Logistik, Prospekte, gedruckte Dokumente, Broschüren usw.
Vorteile
- Weniger zeitaufwändig und kostengünstiger zu organisieren als eine physische Veranstaltung
- Erweitertes Ziel / Publikum
- Verbesserte Interaktivität
- Erhöhte Flexibilität
- Optimierung des Return on Investment
Grenzen
- Technische Möglichkeiten manchmal unsicher
- Voraussetzung für die Teilnehmer ist eine angemessene Ausrüstung
- Zögern/Missbrauch von Teilnehmern neu im Thema, diverse Bugs…
Die verschiedenen Arten von virtuellen Events
In diesem Bereich gibt es vielfältige Möglichkeiten. Die sich mit hoher Geschwindigkeit weiterentwickelt und Tag für Tag neue Tools bietet, Dienste, die alle effizienter sind als die anderen.
Je nach Art der geplanten Online-Veranstaltung und den damit verbundenen Zielen ist es sinnvoll, stattdessen diese oder jene Formel zu verwenden. Unter den meistgenutzten Events finden wir insbesondere:
- Telefonkonferenzen : Anrufe mit mehr als 2 Personen
- Webinare : Online-Konferenzen, Podcasts
- virtuelle Messen : interaktive Online-Ausstellungen
- Werkstätten : Workshops zu einem bestimmten Thema
- die Moocs : Online-Kurse / Schulungen
- die Chats : Diskussionen zu bestimmten Themen
- Remote-Meetings : Treffen mit einigen oder allen der geografisch verteilten Teilnehmer
Wie organisiert man eine virtuelle Veranstaltung?
Die Darstellung der Ereignisse wird hier kurz dargestellt.
Vorbereitung auf die Veranstaltung
Insgesamt wird die Organisation unabhängig von der Art der virtuellen Veranstaltung wie folgt strukturiert sein:
- Zieldefinition : Erwartungen, erwarteter Nutzen usw.
- Planung : Datum, Uhrzeit, Dauer
- Artikulation / Strukturierung : Modalitäten, Struktur der Veranstaltung, behandeltes Thema, gemeinsame Dokumente usw.
- Förderung : Einladung oder spezielle Website / Seite, Beschreibung der Veranstaltung, angemessene Kommunikation,
- Abrufen : einige Tage vor der jeweiligen Veranstaltung, dann 1 Stunde vorher Erinnerung an Verbindungslinks, Identifikatoren und ggf. notwendige Dokumente …
- Einrichtung und Ablauf der Veranstaltung,
- Vielen Dank und eventuelle Zusendung eines Berichts, Antworten auf die gestellten Fragen, Belege und eine Zusammenfassung – manchmal ein vollständiges Video – der Veranstaltung.
- Nachbesprechung : Was hat funktioniert, welche Schwierigkeiten sind aufgetreten, was hat mir gefallen, was kann verbessert werden usw.
Verschiedene virtuelle Events
Telefongespräch mit mehreren
Telefonkonferenzen sind nicht neu. Viele Menschen verwenden sie regelmäßig im Geschäft.
- Bestimmen Sie das angesprochene Thema, die Ziele der Diskussion und die verschiedenen zu behandelnden Punkte.
- Wählen Sie die richtige Unterstützung.
- Definieren Sie ein Datum und eine Anrufzeit.
- Wählen Sie einen ruhigen Ort, der für eine Telefonkonferenz geeignet ist.
- Nehmen Sie Kontakt mit den Teilnehmern auf, danken Sie ihnen für ihre Anwesenheit, nennen Sie das zu besprechende Thema, die gegebenenfalls gewählte Methodik sowie die Ziele der Telefonkonferenz, erinnern Sie sich an die Verhaltensregeln der Telefonkonferenz.
- Führen Sie das Gespräch so, dass Sie die Sprache anderer nicht stören (Umgebungsgeräusche usw.) Es empfiehlt sich, die „Stumm“-Taste zu verwenden, wenn Sie nicht sprechen, um andere nicht durch das Geräusch des Sprechers zu stören Beispiel).
- Schließen Sie das Gespräch, indem Sie sich bei allen Teilnehmern bedanken.
- Versenden Sie einen genauen Bericht der Diskussionen an alle Teilnehmer und ggf. an betroffene Dritte.
Webinare
Webinare sind großartige Hebel für ein Unternehmen. Sie ermöglichen es, massiv zu kommunizieren, ein Know-how, ein neues Produkt / eine neue Dienstleistung usw.
Alle Teilnehmer müssen mit ausreichender Hard- und Software ausgestattet sein, um die Konferenz im angebotenen Format verfolgen zu können (Mikrofon, Lautsprecher, Headset, Webcam ggf. erforderlich) und von einer ausreichend hohen Geschwindigkeit zu profitieren.
- Definieren Sie die Ziele und wählen Sie ein Thema und eine Präsentation, die die Zielgruppe anspricht.
- Planen Sie ein Datum, eine Uhrzeit, eine Dauer.
- Senden Sie eine Einladung zur Anmeldung für das Webinar.
- Senden Sie 1 Stunde vor der Online-Konferenz eine Erinnerung an alle Teilnehmer und geben Sie die Verbindungsmethoden an.
- Führen Sie das Webinar durch: Begrüßung, Präsentation des Inhalts (die Animation muss ausreichend dynamisch und interaktiv sein, um niemanden zu verlieren).
- Ermutigen Sie die Teilnehmer,… teilzunehmen (reagieren Sie, geben Sie ihre Meinung ab, stellen Sie ihre Fragen…).
- Beantworten Sie Fragen innerhalb eines definierten Zeitraums. Laden Sie Teilnehmer mit anderen Fragen ein, diese per E-Mail zu senden.
- Schließen und danken.
- Senden Sie eine Zusammenfassung des Webinars und / oder einen Link, um die Konferenz erneut anzusehen.
Podcasts
Der Podcast ist ein wichtiges Element der digitalen Kommunikationsstrategie. Es ermöglicht dem Unternehmen, ein Thema im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit anzugehen, mit dem Ziel, Sichtbarkeit zu gewinnen und mit einem großen Kreis von Interessenten an seinem Image zu arbeiten.
Ein Podcast kann von einer einzelnen Person, einem Experten auf seinem Gebiet und allein zu diesem Thema präsentiert werden, oder aber auch verschiedene Experten um einen Moderator integriert werden.
- Definieren Sie die Ziele des Podcasts und das angesprochene Thema
- Informieren Sie sich zum Thema, suchen Sie eventuell nach Experten, die wahrscheinlich eingreifen
- Zeichne den genauen Plan und / oder das Skript
- Podcast aufzeichnen: ggf. die verschiedenen Stakeholder zusammenbringen, auf äußeres Erscheinungsbild und nonverbale Sprache achten
- Podcast produzieren (Bearbeitung, Präsentationstext, Hochladen, etc.)
- Die Promotion vorbereiten und verteilen (E-Mail, Website, Intranet, soziale Netzwerke usw.)
Remote-Meeting
Dies ist in vielen Unternehmen gängige Praxis. Wenn wir einige – wenn nicht alle – Mitarbeiter haben, die Telearbeit oder auf der Straße oder regelmäßig unterwegs sind, sind sie unerlässlich, um alle zusammenzubringen.
Die Besprechung kann entweder nur per Audio oder per Video erfolgen. Allerdings kann die Kamera für manche eine Bremse sein: Schüchternheit, Zurückhaltung, sein persönliches Umfeld preiszugeben oder einfach nur unzureichende Internetverbindung.
Insgesamt sind diese virtuellen Meetings wie folgt organisiert:
- Vorbereitung : Planung, Festlegung der Tagesordnung und Inhalte, Vorbereitung der verschiedenen notwendigen Unterlagen, Zusendung von Einladungen und Modalitäten, etc.
- Abhaltung der Versammlung : in Video - mit der Möglichkeit für Teilnehmer, die ihr Bild durch einen Avatar ersetzen möchten - oder nur in Audio. An der Animation muss vorgelagert gearbeitet werden. Die Herausforderung besteht darin, die Aufmerksamkeit aller von Anfang bis Ende zu behalten, es jedem zu ermöglichen, sich auszudrücken und anderen zuzuhören, die Redezeit angemessen zu verteilen …
- Nachbesprechung und Nachbereitung : den Bericht des Meetings an die Teilnehmer übermitteln, die positiven Punkte auflisten und den Remote-Meeting-Prozess verbessern.
Werkstatt
Online-Workshops sind seit einigen Jahren auf dem Vormarsch. Sie bringen eine bestimmte Anzahl von Menschen zu einem bestimmten Thema zusammen. Dort werden Meinungen, Ideen, Vorschläge und Lösungen ausgetauscht. Wenn die Mitarbeiter eines Teams geografisch verstreut sind, kann es für den Manager angebracht sein, einen Online-Workshop zu organisieren. Um erfolgreich zu sein, erfordern diese Momente der Remote-Interaktion eine scharfe Organisation.
- Definieren Sie das Ziel des Workshops (eine neue Fähigkeit lehren, mit einer neuen Art der Sitzungsmoderation experimentieren, ein bestimmtes Thema oder eine beliebige Fähigkeit vertiefen …), die Gründe für die Durchführung sowie das Ziel, an das er gerichtet werden soll.
- Bestimmen Sie den Inhalt des Workshops, einen Präsentationsplan und wählen Sie die Teilnehmer aus (Mindestkenntnisse, Tätigkeitsbereich etc.).
- Definieren Sie den Ablauf des Workshops (Begrüßung, Einführung, behandelte Themen, Interaktionsregeln, Dauer der verschiedenen Phasen usw.).
- Bereiten Sie alle Ressourcen vor (Analysen, Studien, verschiedene Daten, Kurse, Definitionen usw.).
- Wählen Sie die Tools aus, die von allen Teilnehmern geteilt und verwendet werden.
- Bringen Sie die verschiedenen Workshop-Teilnehmer virtuell zusammen.
- Bestimmen Sie die Rolle jedes Einzelnen, die Ziele und Aufgaben, die Fristen und Methoden.
- Animieren Sie den Workshop dynamisch, um trotz der Distanz eine Verbindung aufrechtzuerhalten und die Aufmerksamkeit und Anwesenheit aller Mitglieder der Gruppe zu erhalten.
Mooc
Das Ziel hier ist es, einen oder mehrere Kurse oder Schulungen online zu stellen, die die Teilnehmer / Abonnenten in ihrem eigenen Tempo absolvieren können. Der Aufbau einer solchen Veranstaltung erfordert im Vorfeld eine gewisse Zeit sowie vielfältige und abwechslungsreiche Fähigkeiten.
- Aufbau eines multidisziplinären Projektteams mit unterschiedlichen Kompetenzen (Experten des Unterrichtsfachs, Multimediadesigner, Grafikdesigner, Fachinformatiker, Marketing etc.
- Definiere dein Ziel
- Bestimmen Sie, was das Ziel des Mooc ist: zu lehren, zu informieren
- Entwerfen Sie die Hauptlinien des Inhalts
- Definieren Sie die Technologien und Tools, die verwendet werden
- Gestalten Sie den Inhalt: Inhalt und Form, Ressourcen, Videos, Übungen, Hausaufgaben, verschiedene Tutorials
- Kommunikationsmedien gestalten: Presse, Intranet, soziale Netzwerke, Webseite, Mailing, digitales Marketing usw.
- Testen Sie den Mooc mit einem kleinen Personal und beheben Sie eventuelle Fehler und verschiedene Fehlfunktionen, überprüfen Sie, ob alle zur Verfügung gestellten Ressourcen ordnungsgemäß funktionieren usw.
- Werben Sie für den Mooc
- Starten Sie den Mooc
Auf diese Datei wird verwiesen in: Remote-Meeting: von der Planung bis zur Online-Nachbesprechung.
