Professionelle Spesenabrechnung: Wie verwaltet man sie?

Angesichts der Herausforderungen eine lohnende Investition:

• Haushaltseinsparungen: Die Kontrolle dieser Kosten erleichtert die Identifizierung von Slippages und zeigt bedeutende Einsparungsquellen auf.
• Einfache Bedienung: um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und dadurch die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern: derjenigen, die Spesenabrechnungen zu erstatten haben, und der Management-Controller. Vielmehr müssen die betroffenen Mitarbeiter bei der Erfüllung ihrer Aufgaben in ihrem Kerngeschäft zumindest beeinflusst werden.
• Mitarbeiterzufriedenheit: klare Regeln, festgelegte Beträge usw. vermeiden jegliche Diskussion und damit eine Unzufriedenheit der Bevölkerung. Jede Ungenauigkeit kann zu Beschwerden und sterilen Diskussionen ohne Mehrwert für das Unternehmen führen. Daher ist präventives Handeln geboten. Darüber hinaus erwarten die Mitarbeiter eine zeitnahe Erstattung ihrer beruflichen Auslagen.

Die Interessen des Mitarbeiters und des Unternehmens gesetzeskonform in Einklang bringen

Wenn ein Mitarbeiter Geld für seine berufliche Tätigkeit ausgibt, muss das Unternehmen es im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen und der Unternehmenspolitik erstatten. Um den tatsächlichen Betrag der Vorschussbeträge zurückerstattet zu bekommen, muss der Arbeitnehmer eine entsprechende Erklärung zusammen mit Belegen vorlegen.

In diesem Bereich kollidieren die jeweiligen Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Der Arbeitnehmer möchte so viel wie möglich für Spesenabrechnungen „ausgeben“: sich in Restaurants verwöhnen lassen, Luxushotels wählen usw. Der Arbeitgeber möchte die Ausgaben begrenzen und Geld sparen. Glücklicherweise regelt das Gesetz die Rechte und Pflichten der Parteien.

Der Arbeitnehmer kann wirksam die Erstattung seiner begründeten und verhältnismäßigen beruflichen Auslagen verlangen.

Für berufliche Auslagen zu erstatten, ohne dass die Auslagen als zusätzliches Entgelt oder als Sachleistung gelten, 3 Bedingungen:

• Der Aufwand entsteht im Auftrag des Arbeitgebers im Rahmen des Arbeitsvertrages des Arbeitnehmers.
• Der Betrag steht im Verhältnis zum gesetzten Budgetziel.
• Der Aufwand wird begründet und zur tatsächlichen Erstattung vorgelegt.

Erstattung von Reise- und sonstigen Spesen

In diesem Zusammenhang verpflichtet das Gesetz den Arbeitgeber zur Erstattung des Arbeitnehmers. Spesenabrechnungen werden insbesondere für folgende Betriebsausgaben erstellt:

• Mahlzeiten : auf Reisen oder an seinem Arbeitsplatz, wenn der Arbeitnehmer zu den Mahlzeiten nicht nach Hause zurückkehren kann, hat ihm der Arbeitgeber die entstandenen Beträge zu erstatten.
• Transportkosten : Unabhängig davon, ob er sein privates Fahrzeug oder öffentliche Verkehrsmittel nutzt, kann der Arbeitnehmer berechtigterweise die Erstattung eines Teils der ausgegebenen Beträge verlangen. Die Erstattung von Fahrten, die auf der Grundlage einer von der Steuerverwaltung angegebenen Kilometerstaffel oder in realen Kosten durchgeführt werden können.
• Unterkunft , wenn beispielsweise ein Mitarbeiter auf Geschäftsreise gezwungen ist, in einem Hotel zu schlafen.
• Telearbeitskosten, spezielle Kleidung, Dokumentation …

Der Arbeitgeber kann die Richtlinien für die Spesenabrechnung regeln, um Missbrauch zu vermeiden

Verlangt das Gesetz die Erstattung von Berufskosten auf der Grundlage von Spesenabrechnungen, hat der Arbeitgeber jedoch einen gewissen Spielraum, um mögliche Missbräuche einzuschränken und diesen hohen Haushaltsposten einzusparen. Die Etablierung einer solchen Richtlinie ermöglicht es dem Unternehmen, einen strengen und verbindlichen Rahmen zu setzen. Insbesondere kann der Arbeitgeber 3 Richtungen erkunden:

1. Legen Sie ein Ausgabenlimit fest nach Art der Ausgaben in angemessener Höhe.
2. Wirtschaftspraktiken durchsetzen : Bevorzugen Sie öffentliche Verkehrsmittel gegenüber privaten Fahrzeugen, wählen Sie ein Hotel mit durchschnittlichem Rang usw.
3. Erstattung zeitlich begrenzen.

Warnung :

• - Unter keinen Umständen kann der Arbeitgeber die Erstattung berechtigter und verhältnismäßiger beruflicher Aufwendungen verweigern.
• - Die Unternehmenspolitik muss gegebenenfalls dem geltenden Tarifvertrag entsprechen.

Spesenabrechnung: Modell und Vorgehensweise

Um eine Erstattung zu erhalten, muss der Arbeitnehmer eine Aufstellung der Ausgaben für das folgende Modell erstellen:

• Angabe des Ausgabedatums.
• Beschreibung der Ausgaben, um ihre Berechtigung im Rahmen der beruflichen Sphäre zu begründen.
• Art der Kosten: Verpflegung, Unterkunft, Transport, sonstige …
• Vom Arbeitnehmer gezahlter Betrag.

Das Dokument fasst alle Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum oder für eine Reise zusammen. Es müssen Belege beigefügt werden: Quittung, Rechnung usw.

Der Arbeitgeber kann seinen Mitarbeitern eine Spesenabrechnungsvorlage zur Verfügung stellen, um mehr Harmonie und eine einfachere Verwaltung zu gewährleisten.

Nach Fertigstellung des Dokuments schickt der Mitarbeiter es fristgerecht an die Buchhaltung des Unternehmens. Es wird gemäß den vom Unternehmen festgelegten Bedingungen, in der Regel innerhalb eines Monats, zurückerstattet.

Wie spart man sich mühsames Management?

Die Entgegennahme, Prüfung und Erstattung von Spesenabrechnungen ist eine mühsame Aufgabe mit geringem Mehrwert für das Unternehmen. Der Arbeitgeber kann verschiedene Systeme in Betracht ziehen, um die Verwaltung zu vereinfachen, häufig werden 2 Lösungen gewählt:

1. Verwendung eines Softwaretools um die Verarbeitung zu dematerialisieren, zu automatisieren und zu beschleunigen.
2. Wahl der Berufskostenpauschale : Der Arbeitgeber kann eine feste Vergütung der tatsächlichen Erstattung vorziehen. Das Unternehmen zahlt regelmäßig Pauschalzulagen, deren Höhe sich nach der URSSAF-Pauschaltabelle berechnet.

Auch für den Arbeitnehmer hat diese pauschale Vergütungslösung Vorteile: Sie erleichtert die Arbeit – sie muss keine Belege mehr aufbewahren oder Excel-Tabellen ausfüllen – und bietet ihnen eine gewisse Autonomie bei der Verwaltung ihrer beruflichen Ausgaben.