Organisieren und halten Sie ein Meeting aus der Ferne: das Meeting im Zeitalter der neuen Technologien.
August 2021-2022 sagte Arbeitsministerin Muriel Pénicaud auf einer Pressekonferenz (1): 17% der Arbeitnehmer arbeiten bereits effektiv Telearbeit, 2 von drei Arbeitnehmern streben danach. Ganz zu schweigen von den Unabhängigen und Liberalen, die kein Amt haben - eine Wahl, die von Sparsamkeit oder Bequemlichkeit geleitet wird - noch, vom Stärkeren her , Konferenzraum.
Die Moral entwickelt sich und mit ihr die Art und Weise, wie Berufstätige ihre berufliche Tätigkeit betrachten. Wenn Führungskräfte Paris verlassen, in einer Zeit, in der der Status des Autounternehmers an Stimmen gewinnt, wenn immer mehr junge Eltern auf 80 % gehen und die Bevölkerung auf Reisen ist, steht das Bürogebäude leer und die Macron-Verordnungen (2) machen Bestimmungen zugunsten der Telearbeit. Tech-Player ihrerseits mobilisieren, um kollaborative Online-Tools anzubieten, die es Freiberuflern und Führungskräften ermöglichen, Remote-Meetings mit ihren Kunden und Mitarbeitern zu organisieren und durchzuführen.
Hinweis: Online-Meeting-Tools ermöglichen nicht nur virtuelle Konferenzen zwischen Teilnehmern, die sich nicht am selben Ort befinden oder die keinen eigenen Raum haben, sondern bieten auch den Vorteil, Zeit zu sparen.
Virtuelles Treffen, Anweisungen
Ein produktives Remote-Meeting ist ein gut vorbereitetes, gut durchgeführtes und gut zusammengefasstes virtuelles Meeting. Der virtuelle Charakter des Treffens bringt spezifische Schwierigkeiten mit sich, die es zu antizipieren gilt.
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Upstream-Vorbereitung
1 Zeit Remote-Meeting-Bühne, seine Planung : Datum und Uhrzeit einstellen, Teilnehmer einladen und ihre Antworten aufzeichnen.
Die besondere Schwierigkeit: Wenn sich die zur Teilnahme an der Fernkonferenz eingeladenen Kunden oder Mitarbeiter nicht alle in derselben Zeitzone befinden, Achten Sie auf die Zeitverschiebung, bevor Sie die Uhrzeit für das Meeting festlegen!
Der Vorteil des Online-Meetings: die "online"-Konferenz kann nun ortsunabhängig verfolgt werden. Unter diesen Bedingungen können sich die Teilnehmer eines Remote-Meetings eher auf einen Tag und eine Stunde einigen.
Strenge Vorbereitung des Bodens: Wie bei jedem Meeting ist die Vorbereitung der Schlüssel. Zumal die Sitzungen auf Distanz schwieriger zu führen sind.
Zum Lesen: So bereiten Sie sich auf ein Meeting vor
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Abhaltung der Versammlung
Konferenzanruf oder Videokonferenz, Entscheiden Sie sich für ein Nur-Audio-Gespräch oder autorisieren Sie das Eindringen einer Webcam ? Dies ist die Hauptschwierigkeit, die für die Verwaltung des "Online"-Meetings spezifisch ist.
- GEGEN die Möglichkeit, die Teilnehmer zu sehen: Telearbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, wollen ihre persönliche Sphäre nicht unbedingt preisgeben, manche lassen sich sogar einschüchtern. Die Kamera kann ein Hindernis für ihre Teilnahme sein.
- FÜR die Möglichkeit, die Teilnehmer zu sehen: Wenn sich die Gäste im Chat oder in einer Telefonkonferenz nicht sehen, neigen sie dazu, sich häufiger zu unterbrechen und abzuschneiden. Wenn sich die Teilnehmer nicht kennen, macht es das Fehlen von Video auch schwierig zu wissen, welche Partei spricht. Das Fehlen einer Webcam kann daher eine Ursache für die Desorganisation des Remote-Meetings sein.
Der Trick: Bieten Sie eine visuelle virtuelle Konferenz an, mit der Möglichkeit für den Teilnehmer, der sein Bild nicht durch einen Avatar ersetzen möchte.
Eine weitere Schwierigkeit bei der Durchführung einer Online-Konferenz: zum Mitmachen animieren und genügend Aufmerksamkeit auf sich ziehen, um zu verhindern, dass Kunden und Mitarbeiter von der Umgebung abgelenkt werden, in der sie sich befinden - zu Hause, am Urlaubsort, auf der Straße …
In diesem Zusammenhang müssen die Qualitäten des Moderators und Organisators des Remote-Meeting-Leiters weitgehend mobilisiert werden. Dazu gehört zum Beispiel, jedem eine persönliche Begrüßung und Präsentationszeit zu bieten, gleiche Redezeit zu gewähren, visuelle Hilfen in Echtzeit zu übertragen, um Verständnis und Aufmerksamkeit zu fördern, so viel wie möglich zu stellen.
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Nachbesprechung und Nachbereitung
Die Nachbesprechung gibt dem Treffen einen Sinn: es geht darum, die Zusammenfassung der Konferenz schriftlich festzuhalten und zu kommunizieren, um auf dieser Grundlage handeln zu können, um die Fernsitzung sinnvoll zu gestalten.
Der Clou: Hierfür kann die Nutzung einer kollaborativen Plattform oder einer anderen Anwendung mit Sharing-Funktion sinnvoll sein. Der Austausch von Ansichten und Dokumenten ist eine Gelegenheit für alle, die an der Online-Konferenz teilnehmen, sich besorgt zu fühlen, indem sie sich melden.
Wie wählen Sie Ihr kollaboratives Remote-Meeting-Tool aus?
Es gibt viele innovative Tools, die ein organisiertes und effizientes Remote-Meeting fördern. Hier sind die Hauptkriterien für Ihre Wahl:
- Ein Tool, das an die Besonderheiten Ihrer Online-Meetings angepasst ist. Anzahl der Teilnehmer, Text-, Audio- und / oder Video-Messaging-Optionen, Möglichkeit zum gleichzeitigen Teilen und Kommentieren von Dokumenten, Online-Umfragesystem und Remote-Voting-Funktion, virtuelle Whiteboard-Funktionalität, kollaborativer Raum, Dashboard und Statistiken … jedes Remote-Meeting-Tool bietet unterschiedliche Funktionen und Optionen. Es ist wichtig, sich auf sie zu beziehen, um eine geeignete Lösung auszuwählen.
- Eine attraktive Oberfläche und eine intuitive Bedienung. Um Remote-Meetings zu erleichtern, insbesondere mit Gästen, die nicht unbedingt mit digitalen Technologien vertraut sind, lohnt es sich, die Benutzerfreundlichkeit der SaaS-Software zu überprüfen.
- Eine kostenlose Testversion und ein wettbewerbsfähiger Preis. Um zu überprüfen, ob die Plattform für Ihren Verwendungszweck geeignet ist, kann es sinnvoll sein, sie vorher kostenlos zu testen. Dann vergleichen Sie die Preise der Mitbewerber, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu wählen, und lesen Sie die Kündigungsbedingungen!
- Machen Sie sich Gedanken über Verschlüsselung und Datensicherheit? Die überwiegende Mehrheit der Tools für Remote-Meetings bietet Sicherheitssysteme, die die Vertraulichkeit der Daten gewährleisten und keine Informationen „durchsickern“. Halten Sie sich für eine stärkere Verschlüsselung unbedingt an dieses Kriterium, um Ihr virtuelles Kommunikationstool auszuwählen.
Die Leiter des Remote-Meeting-Tools:
Auch der Ruf einer Online-Konferenzlösung ist ein gutes Kriterium bei der Auswahl der am besten geeigneten Lösung. Dafür sind hier einige Editoren, die bereits umfassend getestet und freigegeben wurden:
- WebEx von Cisco (3): Videofunktion mit Bildschirmfreigabe und simultanen Anmerkungen startet das Videokonferenzsystem ab 15 € pro Monat für maximal 8 Personen pro Remote-Meeting. Die Vorteile: Aufteilung der Moderatorenrolle, Aufzeichnung von Konferenzen und Whiteboard.
- GoToMeeting (4): auf Computer, Tablet oder Telefon verfügt die Videokonferenzsoftware über ein Dashboard mit einer intuitiven und funktionalen Oberfläche für eine reibungslose Organisation. Das +: 14-tägige kostenlose Testversion zum Selbsttest.
- Google Hangouts (5): Weniger "Profi" als die beiden vorherigen Lösungen, zeichnet sich das Remote-Meeting-Tool von Google durch seine hohe Benutzerfreundlichkeit und seinen unterhaltsamen Aspekt aus.
- Skype for Business (6): Kostenlose Online-Meetings für bis zu 10 Teilnehmer mit Bildschirmfreigabe und Instant Messaging – dieses persönliche Tool wird zu Ihrer professionellen Lösung für ein Remote-Meeting!
- Tamashare (7): Dieser "virtuelle Besprechungsraum" betont seine Verschlüsselungs- und Datensicherungstechnologien, damit Sie sicher arbeiten und zusammenarbeiten können.
(1) http://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/dossier_de_presse_-_conference_de_presse_31082017.pdf
(2) https://www.legifrance.gouv.fr/eli/ordonnance/2017/9/22/MTRT1724787R/jo
(3) https://www.webex.fr/
(4) https://www.gotomeeting.com/fr-fr
(5) https://hangouts.google.com/
(6) https://www.skype.com/fr/business/
(7) https://www.tamashare.com/