Das richtige Werkzeug für den richtigen Einsatz… Wie beim Basteln ist es wichtig, gut gerüstet zu sein, um die auftretenden Probleme richtig zu lösen.
Hier ist eine Rangliste der Projektmanagement-Tools, die je nach Bedarf zu verwenden sind. Für jeden Bedarf bieten wir ein Werkzeug oder einen umfassenderen Abschnitt, der sich mit einem bestimmten Bedarf befasst, in einer Box. Beachten Sie, dass ein Werkzeug für mehrere Zwecke verwendet werden kann.
Zusammenfassung
- Rahmenwerkzeuge: Bedarfsanalyse, Ziele, Budget, Rollen und Verantwortlichkeiten, Spezifikationen
- Entwurfswerkzeuge: Voranalyse, Priorisierung, durchzuführende Aufgabe, Kommunikation, Risikomanagement
- Projektmanagement-Tools: Gruppenarbeit, Problemlösung, Entscheidungsfindung, Management, Umsetzung von Lösungen
- Zaunwerkzeuge : Projektbericht
- Persönliche Performance-Tools für den Projektmanager : persönliche Organisation und Kommunikation
Tools zum Framing eines Projekts
Was sind die Werkzeuge, um einen Bedarf zu definieren, zu priorisieren und ein Projekt zu kalibrieren?
Äußere die Bedürfnisse
Ein wesentlicher Schritt, um nichts falsch zu machen, verdient die Äußerung von Bedürfnissen besondere Aufmerksamkeit.
Das gehörnte Tier - 3 einfache Fragen, um die Notwendigkeit des Projekts zu qualifizieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Wellenlänge sind.
Legen Sie die Ziele des Projekts fest
Nachdem der Bedarf definiert wurde, sollten konkrete Ziele festgelegt werden. Das Ideal ist, ein System von Zielen aufzubauen, um sie handlungsfähiger zu machen.
Der Zielbaum - ein Instrument zur Organisation und Aufschlüsselung der verschiedenen Zielebenen. Helfen Sie, die Zwecke zu verstehen.
Legen Sie ein Budget fest
Ein wesentlicher Schritt bei der Festlegung der Mittel zur Durchführung der betreffenden Mission.
Sehen Sie es Thema "Projektkostenschätzung" .
Rollen und Verantwortlichkeiten definieren
Eine gute Organisation basiert auf einer klaren und präzisen Definition, wer was tut. Festgelegte Verantwortlichkeiten, klar definierte Aufgaben und Rollen sind Garanten für Effizienz. Jeder kennt seine Aufgaben und Verantwortungsbereiche.
Die RACI-Matrix - die Rolle jedes Einzelnen im Projektmanagement definieren
Schreiben Sie eine Spezifikation
Der Zweck der Spezifikationen besteht darin, den Bedarf zu formalisieren, die Ergebnisse zu definieren und diese zwischen den verschiedenen Interessengruppen zu teilen. Es begleitet den Projektfortschritt als Referenz.
Schreibanleitung + Beispiel für Spezifikationen
Tools zum Entwerfen eines Projekts
Sobald die Bedürfnisse und Ziele klar und validiert sind, ist es an der Zeit, in die Vorbereitungsphase des Projekts überzugehen.
Führen Sie eine Voranalyse durch
Vor der Organisation der Gruppenarbeit ist eine globale Untersuchung erforderlich, um die Punkte zu identifizieren, die angegangen werden müssen, um die gesetzten Ziele zu erreichen.
Lückenanalyse - die Aktionen und Aufgaben zu identifizieren, die ausgeführt werden müssen, um von einer aktuellen Situation in eine zukünftige Situation überzugehen.
Priorisieren Sie die durchzuführenden Aktivitäten
Gutes Projektmanagement basiert auf der Priorisierung der anzusprechenden Punkte und der auszuführenden Aufgaben. Der Vorteil ist ein schneller Fokus auf kritische Bereiche, anstatt sich in Themen zu verlieren, die wenig Einfluss auf die Projektziele haben.
- Die MoSCow-Matrix - klassifizieren die Anforderungen eines Projekts nach ihrem Kritikalitätsgrad.
- Die 20-80 (oder Pareto) Methode - Hervorhebung der Punkte mit der größten Wirkung.
Planen Sie die auszuführenden Aufgaben
Um ein Projekt zu organisieren und Termine einzuhalten, ist es vorteilhaft, es in Arbeitsschritte zu zerlegen und auf einer Zeitskala zu positionieren. Die Koordination wird erleichtert. Jeder Redner hat eine klare Sicht auf bevorstehende Aktivitäten, die ihn und andere betreffen. Der Projektmanager behält eine globale Vision aller Operationen bei.
- Der WBS - Projektstrukturplan - Unterteilen Sie das Projekt in überschaubare Einheiten (Phasen, Teilprojekte, Arbeitspakete etc.).
- PERT Aufgaben zu planen.
- Der Gantt - die Abfolge der Schritte koordinieren und in einem Zeitplan visualisieren, Meilensteine positionieren.
- Nachplanung - Planen Sie die Etappen ausgehend von einem festen Termin.
Organisation der Kommunikation
Eine gute Kommunikation muss organisiert werden. Wen informieren? In welchem Moment? Für welche Informationen? Es ist wichtig, die Ziele jedes Stakeholders im Voraus zu kennen.
Der Kommunikationsplan - ein wichtiges Instrument zur Steuerung Ihrer Kommunikation über die Phasen des Projektlebenszyklus
Risiken managen
Um unvorhergesehene erfolgsschädigende Ereignisse zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Initiative zu ergreifen und gegebenenfalls eine Organisation zur Risikoprävention und -bewältigung aufzubauen.
Die Werkzeuge :
Projektrisikomanagement - die Behandlung von Ereignissen, die den Erfolg der durchgeführten Arbeiten beeinträchtigen, zu verhindern und zu antizipieren.
Tools zum Ausführen eines Projekts
Um in der Analyse und Lösung der gestellten Fragen voranzukommen, müssen die Projektleiter verschiedene Werkzeuge beherrschen.
Kollektive Arbeit produzieren
Projektteam, Key User, operative Manager… die Stärke des Kollektivs liegt darin, Arbeit mit hohem Mehrwert zu produzieren.
Greifen Sie auf die Datei zur Besprechungsdurchführung zu - die Werkzeuge zu entdecken, die helfen, gemeinsam an Themen zu arbeiten, zu informieren oder zu entscheiden.
Probleme lösen
Problemlösung ist eine zentrale Aktivität im Projektmanagement.
Greifen Sie zur Problemlösung auf den Ordner Tools und Methoden zu - viele Tools, um ein Problem zu analysieren, Lösungen aufzulisten und die zu verwendende auszuwählen.
Kreativität anregen
Ein weiterer wichtiger Punkt: ausgetretene Pfade zu verlassen und eine kreative Antwort auf ein Problem zu gestalten, insbesondere innovative Lösungen mit Mehrwert zu erfinden:
- Brainstorming - das klassische "Brainstorming"
- Die sechs Hüte - eine vollständige und effiziente Methode
- Umgekehrtes Brainstorming - ein ergänzender Ansatz zum Brainstorming
Entscheiden
Wie wählt man zwischen verschiedenen Alternativen? Einige Tools erleichtern die Entscheidungsfindung. Ihre Verwendung wird empfohlen.
Greifen Sie auf das Thema "Entscheidungsunterstützung" zu - während des Projekts Entscheidungen zu treffen, zu einer endgültigen Lösung Stellung zu nehmen (Entscheidungsbaum, Entscheidungsmatrix…).
Pilotieren Sie das Projekt
Es ist wichtig, die Kontrolle über das Projekt zu behalten. Die Lenkung ist eine Schlüsselaktivität, um sich auf Ziele und Fristen zu konzentrieren, auch wenn es bedeutet, den eingeschlagenen Weg zu überprüfen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
- Projekt-Dashboard - für die Projektüberwachung und Berichterstattung an die Interessengruppen (siehe auch allgemeiner, was ein Dashboard ist).
- Projektüberprüfung : Bestandsaufnahme des Fortschritts der Etappen.
Implementieren Sie die Lösungen
Nachdem die Lösungen ausgewählt wurden, besteht der nächste Schritt darin, deren Bereitstellung zu organisieren.
- Aktionsplan - die Implementierung der ausgewählten Lösungen und Geräte zu organisieren und zu planen.
- Futures-Rad - Change Management, eine wichtige Maßnahme für den Projekterfolg.
Tools zum Schließen eines Projekts
Erstellen Sie einen Projektabschlussbericht
Jedes Projekt ist eine Gelegenheit, in seinen Praktiken und in seiner Organisation Fortschritte zu machen. Das Schließen der Akte führt logischerweise zur Erstellung einer Zusammenfassung.
Projektbericht - die Ergebnisse festzuhalten: was funktioniert hat, was fehlgeschlagen ist, Verbesserungsmöglichkeiten für zukünftige Projekte.
Persönliche Performance-Tools für den Projektmanager
Aus persönlicher Sicht stehen dem Projektleiter eine Reihe von Werkzeugen zur Verfügung, die ihm in seiner persönlichen Effektivität und seiner Kommunikation helfen.
Organisieren Sie sich
Tools und Methoden ermöglichen es Ihnen, effizienter und effizienter in Ihrer Arbeit zu sein. Ein sehr wichtiger Punkt für einen Projektleiter, der mit vielen Gesprächspartnern in Kontakt steht und so vielfältige wie zahllose Aufgaben betreuen / managen muss.
- Mindmapping : Die Verwendung von Mindmaps erleichtert das Organisieren von Ideen.
- Die GTD-Methode : ein globaler Ansatz zur effizienten Verwaltung Ihrer Aufgaben.
- Die Pomodoro-Methode : eine andere Methode der persönlichen Produktivität.
Bewährte Praktiken für eine effektive Kommunikation
Kommunikation ist wichtig, um Ihre Ideen zu teilen und die anderer zu verstehen. Gut gemeistert, ist es eine gewaltige Waffe, um das Beste aus jedem herauszuholen und zu überzeugen. Die Themen, die Sie konsultieren sollten:
- - Erfolgreiche Präsentationen : unerlässlich, um Ihre Ideen effektiv zu vermitteln.
- - Aktives Zuhören verwenden und wissen, wie man die richtigen Fragen stellt die Grundlage, um wirklich zu hören, was Ihr Gesprächspartner ausdrücken möchte.
Lesen Sie auch: Wie wählt man eine Projektmanagement-Software aus?
