✅ Projektteam - Zusammensetzung und Leitung

Zusammenfassung

Was ist ein Projektteam?
Warum ein Projektteam gründen?
Wie bildet man das Team?
Best Practices für die Führung eines Projektteams

Der Faktor Mensch ist eine wesentliche Dimension für den Erfolg eines Projekts: Sorgfalt bei der Auswahl und Führung Ihres Projektteams ist ebenso wichtig wie die Strukturierung oder Planung.

Was ist ein Projektteam?

Wie das Projekt selbst unterscheidet sich ein Projektteam von permanenten Tätigkeiten (der Dienstleistungen bei dem die Richtungen ) durch seine begrenzte Lebensdauer und seine Querabmessung. Mit Ausnahme von Organisationen des Typs Einsatzgruppe Woher Kommando (z. B. bei einer großen Ausschreibung, die eine mehrmonatige Vollzeitbeschäftigung erfordert), kommen die Mitglieder eines Projektteams aus verschiedenen Abteilungen. Sie widmen im Einvernehmen mit ihren Vorgesetzten einen Teil ihrer Zeit dem Projekt.

Diese Art der transversalen Organisation (im Projektmodus) führt dazu, dass Projektteams sehr oft keine "physische" Existenz haben und geografisch weit entfernte Menschen zusammenbringen.

Warum ein Projektteam gründen?

In Ermangelung einer klar definierten Organisation kann ein Projekt schnell hinter den Imperativen der festen Struktur verschwinden.

Um die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu bündeln: die raison d'être eines projektteams ist es, lösungen zu erarbeiten, die für ständige tätigkeiten einzeln nicht zugänglich sind. Dadurch wird das „Arbeiten in Silos“ vermieden, indem Dienste aufgetrennt werden, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.
Mitarbeiter stärker einbeziehen und motivieren: Ein Projekt bietet oft konkretere und kurzfristigere Ziele als wiederkehrende Aktivitäten. Die Einbindung in ein Projektteam fördert die Eigenständigkeit der Mitarbeiter gegenüber einer hierarchischen Struktur und kann eine Quelle individueller Wertschätzung sein. Eine Ad-hoc-Gruppe bietet auch die Möglichkeit, Verantwortlichkeiten (Übernahme eines Projektabschnitts, Leitung eines Teilteams) leichter an Mitglieder des Projektteams zu übertragen, die es weniger gewohnt sind, diese im hierarchischen Management zu haben.

Wie bildet man das Team?

Der Projektleiter

Einerseits muss die Wahl des Projektleiters anspruchsvolle individuelle Kriterien einbeziehen: intrinsische Qualitäten (Strenge, Verantwortung, Bescheidenheit etc.), Berufserfahrung, Aktenkenntnis. Andererseits stößt diese Wahlmöglichkeit auf die Verfügbarkeitsbeschränkung der internen Organisation oder des Marktes, wenn eine externe Rekrutierung ins Auge gefasst wird.

Nach seiner Ernennung muss er das Ausmaß seiner Führungsqualitäten unter Beweis stellen, um ein Team aufzubauen und zu führen, das den Anforderungen des Projekts entspricht und kohärent ist.
Bilden Sie ein Team

Der Projektleiter kann den Projektstrukturplan (PSP) verwenden, indem er Kombinieren von Projektaktivitäten mit den notwendigen Fähigkeiten . Auf dieser Basis kann er dann die Verfügbarkeit innerhalb der festen Struktur studieren und die Profile auswählen. Lässt es die Verfügbarkeit nicht zu, einen Bedarf im Team zu decken, ist eine Personalbeschaffung in Erwägung zu ziehen oder ein Berater hinzuzuziehen.

Drei Punkte der Aufmerksamkeit:

- Es ist nicht erforderlich, einen Mitarbeiter systematisch in das Projektteam zu integrieren, wenn seine Mitarbeit nur punktuell oder nur für einen sehr begrenzten Zeitraum erwartet wird . Dies kann Zeitverschwendung im Management und bei Verhandlungen mit dem Linienmanagement vermeiden.

- Persönliche Affinitäten sind ein sekundärer, aber nicht zu übersehender Parameter im Teamauswahlprozess. Sie kommen nach Fähigkeiten, die zuerst platziert werden sollten.

- die fachlichen Qualitäten der Mitarbeiter . Es ist schließlich nicht das komplizierteste. Sie sind durch die traditionellen Werkzeuge der Organisation leicht zu identifizieren. Darüber hinaus ist es durchaus möglich, wenn eine Fähigkeit fehlt, sie nachträglich zu mobilisieren, indem eine interne oder externe Fachkraft hinzugezogen wird. Auf der anderen Seite ist es schwieriger, ein schlecht funktionierendes Team zusammenzubringen.
Teamgeist wecken

Drei Elemente sichern langfristig den Erhalt eines vereinten Projektteams.
1. Eine klare Definition von „Wer macht was“ durch die gemeinsame Nutzung von Projektrahmendokumenten: OBS, WBS, Projektspezifikationen (PMP, PAQ, etc.). Der Projektleiter muss daher sicherstellen, dass die Organisation des Projekts von den jeweiligen Leitern innerhalb der festen Struktur gut geteilt wird – sowohl nach der Art der Verantwortlichkeiten als auch nach dem durch das Projekt verursachten Arbeitsaufwand.
2. Klare Betriebsregeln: Sitzungshäufigkeit, genutzte Kommunikationskanäle, Dokumentenspeicherung, Informationsaustausch usw.
3. Ehrgeizige und erreichbare Ziele werden regelmäßig gesetzt, die für die Mitarbeiter von Bedeutung sind, um sie langfristig einzubeziehen.
Dieses System muss im Laufe der Zeit durch geeignete Moderationstechniken aufrechterhalten werden.

Best Practices für die Führung eines Projektteams

Der Projektleiter übernimmt die Rolle des Managers. Als solcher liegt es an ihm, sein Team wie ein Abteilungsleiter zu führen: Ziele setzen, Konflikte managen, bestimmte Aufgaben delegieren …

Bei allen Interaktionen innerhalb des Projektteams zwischen Individuen, die entsprechend ihren Erfahrungen und ihren Bedürfnissen reagieren, sogar persönlichen Strategien, ist die Rolle der Führungskraft von grundlegender Bedeutung. Tatsächlich muss er diese kleine Welt in einer bestimmten Zeit in perfekter Symbiose zum Funktionieren bringen. Die Qualität der Beziehungen innerhalb der Gruppe ist ein sehr wichtiger Punkt, wenn nicht sogar entscheidend, denn am komplexesten zu verwalten ist der menschliche.

Abgesehen von den Führungsqualitäten (Anerkennung der Gruppe durch die persönlichen Qualitäten des Leiters und nicht durch seinen Status) erfordert die Führung eines Teams einen angemessenen Führungsstil und die Anwendung bewährter Verfahren.

Tag für Tag: ein ergonomisches, agiles und gemeinsames Austauschsystem
Die Kommunikationsmittel und der Austausch von Arbeitsdokumenten müssen von allen geteilt und beherrscht werden. Wenn beispielsweise ein dedizierter EDM die bevorzugte Freigabemethode für den Austausch von Dateien ist, ist es vorzuziehen, dass ALLE Dokumente dort gespeichert werden, anstatt einen Teil davon auf dem lokalen Server und einen anderen in E-Mails verstreut zu speichern. Falls ein kollaboratives Projektmanagement-Tool verwendet wird (Teams, Slack, Planzone, etc.), muss es der einzige Kommunikationskanal sein und darf nicht über andere (denjenigen von permanenten Aktivitäten oder anderen, die sich auf einzelne Initiativen beziehen) überlagert werden ). Eine Diskussionszeit, die der Einrichtung von Kommunikationswerkzeugen zu Beginn eines Projekts gewidmet ist, kann eine Möglichkeit sein, Doppelarbeit und Informationsverlust zu vermeiden.
Regelmäßig: Meetings (mit Moderation), um den Fortschritt der Aufgaben zu verwalten
Obwohl die derzeitigen Kommunikationsmittel einen sofortigen Informationsaustausch ermöglichen, sind gemeinsame Austauschzeiten wie Sitzungen (Projektbesprechungen, Fach- oder Lenkungsausschüsse usw.) unerlässlich, um eine gemeinsame Vision des Projektfortschritts zu entwickeln und Lösungen für Knackpunkte zu finden . Passen Sie jedoch auf, dass Sie nicht in die "Wiedervereinigung" fallen, bei der zu viele organisierte Meetings die Produktivität des Teams untergraben und in Ordnung wie das Projekt voranschreitet.
das Teambildung
Was auch immer seine Form ist, die Teambildung (Aktivitäten, die Mitarbeitern angeboten werden, um ihre Kollegen in einer Umgebung außerhalb der herkömmlichen Arbeitsumgebung zu entdecken: Bootcamp, Escape Game, Going Green usw.) ist ideal für die Zusammenführung und den Zusammenschluss eines Teams. Es stärkt den Teamzusammenhalt und schafft ein günstiges Klima für eine bessere Zusammenarbeit. das Teambildung kann an verschiedenen Stellen im Projekt eingesetzt werden: Start, Team-Re-Engagement, Feier des Projekterfolgs.