Das Ende der Diskussionen bedeutet nicht das Ende der Arbeit an diesem Thema. Die Aktionsphase übernimmt mit dem Ziel, bestimmte operative Aufgaben ausführen oder einen oder mehrere Punkte vertiefen um neue Analysen zu füttern.
Der Sitzungsbericht dient dann als Referenz für den Fortschritt und die Ergebnisse der Sitzung. Um nichts zu vergessen, ist es ratsam diesen Bericht sofort nach dem Closing zu schreiben . Einige entwerfen es vor der Abschlussphase und verfeinern es im Laufe der Zeit. Gleichfalls, der Sitzungsbericht ist den betroffenen Personen unverzüglich zuzusenden: innerhalb von 2 bis maximal 3 Tagen . Die Ideen sind noch frisch in den Köpfen der Teilnehmer.
Was das Formular angeht, denken Sie darüber nach bleib prägnant (nicht jeden Austausch transkribieren …), klar , Wirksam . Ebenso muss der Bericht aus Gründen der besseren Lesbarkeit gut strukturiert . Verwenden Sie Abschnitte, Absätze mit Nummerierung, Aufzählungszeichen usw.
Beispiel für einen Besprechungsbericht
Hier sind die wichtigsten Punkte in diesen Berichten.
Ziele des Treffens . Dies ist die Antwort auf die Frage: "Warum haben Sie diese Leute an diesem Tag an diesem Ort versammelt?".
Datum des Treffens
Liste der Geschenke . Fügen Sie optional ihren Dienst hinzu, wenn Sie sich in einer großen Struktur befinden.
Dritte Personen in Kopie, die nicht teilgenommen haben, aber an den behandelten Themen beteiligt sind (Beispiel: hierarchischer Vorgesetzter usw.)
Besprochene Themen , mit jedem Mal:
Zusammenfassung der Diskussionen, falls erforderlich, zögern Sie nicht, Dokumente zu erwähnen, anzugeben, wo sie zu finden sind, oder sie dem Bericht als Anlage beizufügen. Machen Sie dasselbe für die verwendeten Präsentationen.
gegebenenfalls getroffene Schlussfolgerungen und Entscheidungen
Aktionen: Nennung der Verantwortlichen für die Aktionen, die die Umsetzung steuern und die Berichterstattung bei einem zukünftigen Pooling sicherstellen. Geben Sie an, wann die Aktion ausgeführt werden soll. Beachten Sie, dass der Bericht nur das schriftlich festhält, was während der Synthesephase beschlossen wurde.
Datum und Ort eines möglichen nächsten Treffens
Allgemeine Kommentare und Einschätzungen : Effizienz der geleisteten Arbeit, Atmosphäre, besondere Probleme im Zusammenhang mit der Organisation, Verbesserungsmöglichkeiten usw.
Beachten keine ungeteilten persönlichen Bemerkungen hinzufügen bei Diskussionen. Der Bericht muss der Produktion der Gruppe treu bleiben.
Schließlich ist es ratsam, den Bericht von jemandem Korrektur lesen lassen Sonstiges dass der Redakteur vor der Sendung dafür sorgt, dass alles klar ist und nichts vergessen wurde.
Nach dem Sitzungsbericht …
Beginnt die Phase von Umsetzung und Überwachung von Maßnahmen …
