Prozesspilot - Leistungsmanager

Was ist ein Prozesspilot?

Auch Prozessmanager genannt, ist ein Mitarbeiter, der für die Entwicklung eines oder mehrerer Prozesse verantwortlich ist. Er ist verantwortlich für die Gestaltung des Prozesses, seine Effizienz, die Überwachung seiner Leistung und die Durchführung von Verbesserungsmaßnahmen.

Sein Alltag:

• dokumentieren,
• koordinieren,
• Leistung messen,
• präsentieren die Ergebnisse den Entscheidungsträgern,
• Projekte in seinem Bereich leiten …

Position im Organigramm

Wie ein Projektmanager hat dieser Manager im Allgemeinen keine wirkliche hierarchische Macht über die Abteilungen und Mitarbeiter, die an dem Prozess beteiligt sind, für den er verantwortlich ist. Er ist ein Querschnittsmanager mit allen damit verbundenen Schwierigkeiten.

Zwischen „Process Owner“ und „Process Manager“ divergieren laut Unternehmen die Zuständigkeiten des Prozesspiloten.

Er kann sein der wahre Chef eines Prozesses mit strategischen Vorrechten. In diesem Fall ist seine hierarchische Position dem Management nahe.

In anderen Organisationen beschränkt sich seine Rolle auf das operative Management . Er wird dann einem „Process Owner“, einer Geschäftsführung, einem Mitglied der Geschäftsleitung oder bei einer kleinen Struktur direkt der Geschäftsleitung zugeordnet.

In einigen Unternehmen wird diese Rolle einem Abteilungsleiter übertragen. Dies ist häufig der Fall, wenn die von den Mitarbeitern ausgeführten Aufgaben den größten Teil des Prozesses ausmachen. Diese Lösung ist insofern nicht optimal, als es für einen Vorgesetzten schwierig ist, "transversal" zu denken und nicht zu bedienen. Seine Aufgabe ist es, Fähigkeiten zu vermitteln. Andererseits kann dieser Profiltyp sehr gut eine "Prozesseigner"-Funktion erfüllen. Seine Aufgabe besteht darin, die Mittel zu beschaffen, um das erwartete Leistungsniveau zu erreichen. Der operative Teil, der einer dritten Person anvertraut wird, ist zu 100 % am reibungslosen Ablauf des Prozesses beteiligt.

Es ist auch üblich, dass der Qualitätsmanager diese Funktion übernimmt. Die Norm ISO 9001 durchlief dies …

Dieser Beruf ist relativ neu. Management durch Prozesse, die eine tiefgreifende Hinterfragung des Managementsystems von Unternehmen beinhalten, versuchen diese oft nach besten Kräften, diese Position in ihre Organisation einzubeziehen, ohne ihre Arbeitsweise zu revolutionieren. Dadurch sind Jobdefinitionen, Jobinhalte und hierarchische Positionen ebenso vielfältig wie abwechslungsreich.

Die Anerkennung der Geschäftsführung, der Macht und der mit der Funktion verbundenen Mittel sind Schlüsselelemente für den Erfolg dieser Position.

Was sind seine Missionen?

Ihr primäres Ziel ist es, sicherzustellen, dass die gesetzten Ziele (Kundenzufriedenheit, Qualität, Kosten, Termine etc.) mit den zugewiesenen Ressourcen erreicht werden. Dazu greift es auf verschiedenen Ebenen ein:

Prozessgestaltung

3 Fälle treten auf:

• Integration eines bestehenden Prozesses in das Organisationssystem: Berücksichtigen Sie einen nicht optimierten Prozess. Dieser Schritt legt den Grundstein für weitere Optimierungsarbeiten.
• Neugestaltung eines bestehenden Prozesses: Überprüfung eines gesamten Prozesses auf mehr Effektivität und Effizienz.
• Erstellen eines neuen Prozesses: Aufbau einer Organisation für ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung.

In all diesen Fällen besteht die Rolle des Piloten darin:

• Beschreiben Sie den Zweck des Prozesses.
• Formalisieren Sie die verschiedenen Phasen (aus vorhandener Dokumentation, Audits, Interviews usw.).
• Identifizieren Sie die Akteure und Abteilungen der betroffenen Organisation, die Schnittstellen zu anderen Prozessen, Inputs und Outputs.
• Ziele und Leistungsindikatoren (KPI) definieren (oder vorschlagen).
• Identifizieren Sie die Risiken.
• Schreiben Sie die dazugehörige Dokumentation (grafische Darstellung des Prozesses, Identitätsblatt, etc.).

Er kann auch, je nach Größe der Struktur und deren Organisation, die Abbildung von Geschäftsprozessen sicherstellen oder an der Entwicklung mitwirken.

Prozessmanagement

Die operative Steuerung des Prozesses erfordert:

• Koordinieren Sie die Akteure.
• Überwachen Sie die Anwendung definierter Verfahren.
• Erstellen und verteilen Sie Berichte und Dashboards.
• Kommunizieren Sie alle nützlichen Elemente an die beteiligten Teams.
• Sorgen Sie für reibungslose Abläufe.
• Behandeln Sie Funktionsstörungen.
• Konflikte lösen.
• Trainieren oder beaufsichtigen Sie die Ausbildung von Schauspielern.
• Dokumentation verwalten - Er erstellt und pflegt die gesamte Dokumentation: Prozessblatt, Verfahren usw. Die implementierten Änderungen erfordern eine regelmäßige Aktualisierung der betroffenen Dokumente.

Leistungsverbesserung

Um die gesetzten Ziele zu erreichen, bestehen seine Maßnahmen aus:

• Überwachen und analysieren Sie die Leistung - Von einem Dashboard, einem BPM-Berichtsdienstprogramm, einer Analyse, Feldstudien … das Pilotprojekt verwendet eine Vielzahl von KPI, um die Leistung des Prozesses zu überwachen und Schwachstellen zu erkennen.
• Identifizieren und implementieren Sie die Verbesserungen und Änderungen, die vorgenommen werden müssen. Dem Piloten kommt eine Schlüsselrolle bei der Identifizierung von Bereichen mit Verbesserungspotenzial und der Entwicklung und / oder Überwachung der Definition und Umsetzung von Korrekturmaßnahmen zu. Dies kann eine kontinuierliche Verbesserung im Laufe der Zeit (Kaizen) oder eine umfassende Überarbeitung eines Teils oder des gesamten Prozesses sein.
• Füttern Sie eine Risikokartierung (Identifizierung, Priorisierung von Risiken – Aktionsplan zur Risikokontrolle).
• Organisieren und leiten Sie eine Prozessüberprüfung.
• Pilot- oder Lead-Audits.
• Treiben Sie Veränderungen voran, indem Sie betroffene Teams kommunizieren und schulen.

Kompetenz eines Prozesspiloten

Um diese vielfältigen Missionen erfolgreich durchführen zu können, muss der Prozesspilot über eine Reihe von Fähigkeiten verfügen.

Zu den technischen Fähigkeiten:

• Sie verfügen über detaillierte Kenntnisse über die Gewerke und die Funktionsweise einer Organisation.
• Definieren Sie einen Prozess und eine Organisation.
• Bestimmen Sie Ziele und KPI (Key Performance Indicators).
• Entwerfen Sie einen Aktionsplan.
• Projektmanagement beherrschen.
• Kennen Sie die Methoden und Werkzeuge zur Lösung von Problemen.
• Wissen, wie man ein Meeting leitet.

Zu den persönlichen Fähigkeiten:

• Zeigen Sie große geistige Beweglichkeit.
• Außergewöhnliche Kommunikations- und Überzeugungskraft.
• Führung: Da er keine hierarchische Autorität hat, muss ein Pilot ein echter Führer sein, um so unterschiedliche Akteure (mit manchmal divergierenden Interessen) zu mobilisieren und zusammenzuarbeiten.
• Analytische Fähigkeiten: Mehr als Zahlen verstehen.