Wissen Sie, wie Sie Ihr Projekt abschließen können, wofür?
Erfinde das Pulver nicht bei jedem neuen Projekt neu
Dies ist das Ziel des berühmten "REX" (Erfahrungsrückmeldung), "gewonnene Erkenntnisse »Oder Projektberichte. Unabhängig von den Ergebnissen des Projekts müssen die aus dem Projekt gezogenen Lehren (Erfolge oder Fehler) identifiziert und hervorgehoben werden, um in die folgenden einzufließen.
Projektabschluss, ein Übergang mehr als ein Ende
Der Abschluss stellt sowohl das Ende des Projekts dar, dessen Ergebnisse evaluiert werden, als auch die Übergabe an das nächste Projekt oder an dauerhafte Aktivitäten, falls die Projektphase einer Betriebsphase vorausgeht. Alle in der Abschlussphase produzierten Artikel bilden dann wertvolle Ressourcen für die Zukunft.
Werkzeuge
Der Abschlussbericht
Als letztes Dokument zum Projekt fasst es die Herausforderungen des Projekts, seine Ergebnisse und die Prozesse, die zu diesen Ergebnissen geführt haben, zusammen. Neben der Analyse der Kennzahlen (Finanzen, Wirtschaft, Personal) und dem technischen Bericht muss der Abschlussbericht die festgestellten Abweichungen vom ursprünglichen Projektplan untersuchen. Folgende Fragen sollen eine methodische Bewertung ermöglichen:
- Projektmanagement-Methode - hat die getroffene Wahl Früchte getragen? (zB Scrum statt Prince2)
- Planung(GANTT-Diagrammtyp) - Wie groß ist die durchschnittliche Abweichung der Aufgabenerledigung vom ursprünglichen Zeitplan? Wurde der kritische Pfad geändert? Wenn ja, was waren die Ursachen, exogen oder durch fehlerhafte Planungsanalysen?
- Aufgabenmanagement - war die WBS für das Projektmanagement geeignet? Hat es während des Projekts Änderungen erfahren (Reorganisation, Ergänzungen); Wurde es vom Projektteam angeeignet? War der Projektfortschritt ausreichend ausgestattet (Dashboard)?
- Risikomanagement - Wurden die zu Beginn des Projekts identifizierten Risiken richtig identifiziert? Wurden einige unterschätzt oder unterschätzt? Welche finanziellen Folgen (Rückstellungen, Slippage)?
Die Checkliste zum Projektabschluss
Dies ist eine Liste von Aufgaben und Leistungen, die am Ende des Projekts erstellt werden müssen, um das Ende des Projekts unter guten Bedingungen endgültig zu bestätigen. Es kommt im Allgemeinen in drei Bereiche:
- Dokumenten-Management - Projektabschlussbericht, Archivierung, Änderungsvorschläge für das Projektmanagement-Referenzsystem usw.;
- Vertragsmanagement - letzte Rechnungen, letzte Zahlungen, letzte einzureichende Leistungen, Leistungsnachweis des Auftraggebers…;
- Kundenzufriedenheit - Liste der erfüllten und nicht erfüllten Anforderungen, formelles Feedback (Formular am Ende des Auftrags, CRM) und informelles Feedback des Kunden, ggf. Freigabe des Standorts oder der Räumlichkeiten usw.
Diese Checkliste ist unabdingbar, da sie es ermöglicht, das Projekt „physisch“ abzuschließen, zum Beispiel das Archivieren von Akten oder das Freigeben von dedizierten Räumlichkeiten, damit Mitarbeiter das Projektende quittieren und betrauern können.
Der ordnungsgemäße Abschluss des Projekts ist auch ein Signal für laufende Aktivitäten, die möglicherweise den Projektinhalt wieder in die operative Form bringen oder in einigen Fällen Humanressourcen zurückgewinnen.
Die Abschlussbesprechung
Sie wird vom Projektleiter im „offenen“ Modus durchgeführt, dh alle Mitarbeiter müssen sich zu ihren Gefühlen äußern und eine eigene Einschätzung des Projekts (technisch, betriebswirtschaftlich, methodisch) vornehmen können.
Dies ist eine Gelegenheit, den Beitrag aller zu den Ergebnissen des Projekts zu würdigen, unabhängig vom Ergebnis. Die vorbereitenden Unterlagen für die Sitzung (Zusammenfassung des Abschlussberichts, Präsentation der Ergebnisse) sowie die Tagesordnung werden gemeinsam mit dem gesamten Team erstellt. Schließlich bleibt nur noch, das Ende des Projekts zu feiern, am besten in einem informelleren Rahmen.
Gute Praktiken
Wann soll Ihr Projekt abgeschlossen werden?
Der Closing-Prozess sollte kurz vor oder kurz nach der offiziellen Beendigung des Projekts erfolgen, je nachdem, ob er durch ein Ereignis oder durch die Lieferung einer Leistung sanktioniert wird. Es sollte nicht zu früh eingreifen, da sonst manche Ergebnisse noch nicht sichtbar sind.
Es ist auch nicht ratsam, Ihr Projekt zu spät abzuschließen, da die verstrichene Zeit die Wahrnehmung der geleisteten Arbeit verzerrt oder das von den Mitarbeitern erworbene Wissen "verdunstet" und am Ende nur noch ein Bericht erstellt wird .verwässerter Zaun.
Wie kommuniziert man effektiv über den Abschluss eines Projekts?
Hier wird es notwendig sein, sich vom Projekt zurückzuziehen, um daraus Nutzen zu ziehen, was für eine bestimmte Art von Öffentlichkeit nützlich sein kann: intern (Mitarbeiter mit ständigen Tätigkeiten) oder extern (z. B. für öffentliche Infrastrukturprojekte); auf thematischer (Business) oder funktionaler (Methodik) Ebene. Es gibt zwei Hauptwege, um in der Abschlussphase intern über ein Projekt zu kommunizieren:
- Papier oder digitale Medien : Newsletter, Broschüre, Broschüre, Kurzbericht … Der Ton der Kommunikation muss in diesem Fall der Zielgruppe angepasst werden.
- Treffen zur Präsentation des Projekts gegenüber Dritten : Mitarbeiter oder auch externe können eingeladen werden, an einer Präsentationssitzung des Projekts teilzunehmen, die sich auf die wesentlichen Punkte des Projekts konzentriert, wie die eingeführten technischen oder methodischen Innovationen oder die zu lernenden Erkenntnisse. Der Titel des Treffens sollte vorzugsweise zielgerichtet sein: „Auf einen Aufruf zu innovativen Projekten reagieren: Lehren aus der agilen Methode, angewendet auf den öffentlichen Sektor“, anstatt „Bericht zu Projekt X“.
