Projektbeteiligte: Identifizierung und Analyse

1 - Definition der Stakeholder eines Projekts

Das sind alles Menschen und Organisationen das hat was mit dem Projekt zu tun. Entweder sind sie direkt an der Durchführung von Operationen beteiligt oder sie sind von der Ausgangsfrage, von der Auswahl oder Umsetzung von Lösungen betroffen. Einige Akteure können auf verschiedenen Ebenen Einfluss nehmen.

Diese Hauptakteure befinden sich sowohl intern – auf allen Ebenen der Unternehmenshierarchie – als auch extern (ein Lieferant, der von neuen Methoden zur Belieferung eines Kunden betroffen ist usw.).

So erfordert beispielsweise der in seiner Funktion als Experte anerkannte Produktionsmitarbeiter besondere Aufmerksamkeit, um seine Expertise zu berücksichtigen, Änderungsmanagement zu antizipieren usw.

Per Definition integriert ein Projekt eine ganze Reihe von Akteuren, die so unterschiedlich sind wie die anderen sowie ihre eigenen Erwartungen und Bedürfnisse. Es liegt an Ihnen, mit diesen Profilen zu komponieren, um sie zu erfüllen und letztendlich zu erreichen die für dich gesetzten Ziele .

Wer sind die Beteiligten?

Wie wir gerade gesehen haben, ist die potenzielle Liste sehr groß. Hier die wichtigsten Profile:

Im Inneren:

• Der Sponsor (oder Antragsteller oder sogar interner Kunde): Er ist der erste, der vom Projekt betroffen ist

• Der Projektsponsor : der Projektsponsor, der Projektmanager.

• Benutzer, betroffene Dienste : diejenigen, die direkt von den zu erbringenden Leistungen betroffen sind (z. B. der Außendienst für eine neue CRM-Software). Dabei sind sowohl Abteilungsleiter als auch Mitarbeiter zu berücksichtigen. Diese Endanwender nehmen einen zentralen Platz im Projekt ein, da sie den Service, die neue Organisation oder das aus dem Projekt resultierende Produkt direkt nutzen.
• Die Richtung : repräsentiert die ultimative Entscheidungs- und Kontrollmacht
• Das Projektteam : einschließlich der Projektleiter sowie die anderen Mitglieder des Teams
• Beteiligte Unterstützungsdienste : Rechnungswesen, Logistik, Personalwesen, IT etc., die im Rahmen von Analyse- und Lösungsdesignarbeiten unterstützend zur Seite stehen.
• Aktionäre: sie warten auf ein Ergebnis, eine Leistung, die ihr Erbe bereichert
• Die anderen Experten : gelegentliche Beratung (funktionale Direktoren usw.)
• Gewerkschaften und Arbeitnehmervertreter: Diese Stakeholder sind wachsam bei der Verteidigung der Interessen der Mitarbeiter.

Äußerlich:

Der Umfang der zu berücksichtigenden Stakeholder beschränkt sich nicht auf die Grenzen des Unternehmens …

• Kunden : die erste betroffene Person extern, direkt betroffen, wenn ihre Rolle in der Nutzung des Produkts oder der Dienstleistung besteht, die durch das Projekt geliefert wird - oder indirekt (z die Qualität eines Prozesses) .
• Lieferanten : Material, Service, Arbeit
• öffentliche Einrichtungen : für den Fall, dass Ihr Projekt Teil eines genauen rechtlichen Rahmens sein muss
• Die verschiedenen Nutzergemeinschaften, von Fans usw. In sozialen Netzwerken präsentieren.
• Private Organisationen: das sind die verschiedenen Verbände, NGOs …
• Investoren und Finanzpartner: sie haben Anforderungen an Wirtschaftlichkeit und Ressourcensicherung.

2 - Warum machen Sie sich Sorgen um die Stakeholder Ihres Projekts?

Dir geben alle Chancen, in Ihrer Arbeit erfolgreich zu sein , als Projektmanager müssen Sie alle Beteiligten sowie deren Erwartungen, Bedenken und Anforderungen identifizieren. Es ist wichtig, sie in Ihr Projekt einbeziehen zu können. Und ihr Management vorwegzunehmen.

Sobald diese Arbeit erledigt ist, analysieren Sie, wie sie das Projekt positiv oder negativ beeinflussen können. Einige Schauspieler haben die Macht, es jederzeit zu vermasseln.

Unterscheiden Sie auch die Menschen, auf die Sie sich verlassen können, um zu überzeugen, eine Botschaft zu übermitteln, zusätzliche Ressourcen zu erhalten… Unterstützung oft entscheidend für den Erfolg eines Projekts.

3 - Stakeholder-Analyse

Wie identifiziert man die Stakeholder?

Wir empfehlen Ihnen, mit einem ersten Kreis zu beginnen: diejenigen, die am stärksten involviert / betroffen sind, wie Sponsoren, Endbenutzer usw.

Dann gehen Sie bei den neuen Kontakten genauso vor: Sammeln Sie deren Vorschläge und Ratschläge.

Wie analysiert man ihre Verbindungen zum Projekt?

Um vollständig zu verstehen, wie jeder Teil beeinflusst werden kann, können Sie:

• Direkt umtauschen während eines Vorstellungsgesprächs
• Holen Sie die Meinung von Kollegen ein oder ein anderer Interessent
• Projektdokumentation analysieren : Vorprojekt, Chancenstudie, Machbarkeitsstudie, Risikoanalyse … indem Sie jedes Mal nachdenken, wer betroffen sein könnte oder bestimmte Erwartungen hat

Aktionen planen

Ihre Aktion beschränkt sich nicht darauf, die vorhandenen Kräfte zu identifizieren. Sie müssen einen echten Stakeholder-Management-Plan entwickeln nach ihrem Profil.

Für einige sind Maßnahmen zu erwarten. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um Kommunikationsmaßnahmen: Angabe der Ziele und der angewandten Methode, Information über den Fortgang der Maßnahmen, Warnung vor einem wahrscheinlichen Risiko, aufgetretenen Schwierigkeiten usw.

Ziehen Sie nach der Definition in Erwägung, sie in Ihren Projektkommunikationsplan aufzunehmen.

Erstellen Sie eine Übersichtstabelle

Durch Abgleichen der Informationen können Sie bei Bedarf genaue Profile erstellen und Aktionen zuordnen:

Intern oder extern	Name	Funktion	Beschreibung	Auswirkungen oder Erwartungen	Zu implementierende Maßnahme

Notieren :

Was ist der Unterschied zwischen einer Anforderung und einer Erwartung? Die Anforderung ist explizit, das produziert ein Projekt. Zum Beispiel: doppelt so viele Kundenreklamationen mit demselben Team bearbeiten zu können. Die Erwartung ist impliziert. Dazu gehören die direkten oder indirekten Vorteile einer Leistung. Der Anforderer kann beispielsweise erwarten, dass der Stress in seinem Team sinkt, indem er ihm die Tools zur Verfügung stellt, um Kundenbeschwerden schneller und einfacher zu bearbeiten. Es ist keine Voraussetzung, sondern eine implizite Erwartung.

Der PMBOK ® -Leitfaden, empfiehlt, die Wirkung und/oder Unterstützung jeder Partei anhand einer Macht-/Interessenmatrix zu bewerten. Diese Darstellung liefert eine synthetische Vision der vorrangig zu berücksichtigenden Stakeholder sowie der Art der damit verbundenen Maßnahmen: