Worte fliegen weg, Schriften bleiben.
Dies könnte eine sehr vereinfachte und ebenso einfache Zusammenfassung dieses Abschnitts sein! Dies gilt umso mehr in unseren zunehmend virtualisierten Welten. Aber wir dürfen Quantität und Qualität nicht verwechseln… Effektive schriftliche Kommunikation erfordert eine feine, verlockende und wirkungsvolle Feder.
Übertreiben kann die vermittelte Botschaft verzerren und manchmal sogar das Gegenteil der erwarteten Wirkung haben. Somit reduziert sich der Kommunikationsaufwand auf nichts.
Schnelle Navigation
- Bedeutung der schriftlichen Kommunikation in der Wirtschaft
- Die verschiedenen schriftlichen Kommunikationshilfen des Managers
- Kuriere
- Memo
- Prüfbericht
- Prüfbericht
- Präsentation
Eine operative und effiziente schriftliche Kommunikation erfordert ein Minimum an Vorbereitung sowie gute Kenntnisse einiger bewährter Verfahren. in der Sache: Einsatz des richtigen Kommunikationsmediums, Synthesegeist, angepasstes Schreiben, abwechslungsreicher Wortschatz etc.
Warum ist schriftliche Kommunikation wichtig?
Im Rahmen seiner Mission wird der Manager viele Möglichkeiten haben, schriftlich zu kommunizieren:
- informieren : Übermitteln Sie verschiedene Informationen an Ihre Mitarbeiter, Ihre Hierarchie, externe Partner usw.
- überzeugen : Fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, diesen oder jenen Schritt zu tun, unternehmen Sie diese und jene Anstrengungen, überzeugen Sie einen Kunden vom Vorteil, Ihr Angebot zu wählen und nicht das Ihres Konkurrenten usw.
- präsentieren : ein neues Produkt/eine neue Dienstleistung, ein Werbeangebot usw.
- Informationen sammeln : mit Ihren Mitarbeitern, Lieferanten, Kunden, diversen Dienstleistern etc.
- zu verhandeln : einen Geschäftsvorschlag schreiben, ein Angebot erstellen, einen Preis aushandeln, wenn persönliche oder Telefongespräche nicht möglich sind usw.
Wenn die Fähigkeit, schriftlich zu kommunizieren, keine Schlüsselqualifikation für eine Führungsposition ist, bleibt die Tatsache bestehen, dass schriftliche Kommunikation ist von Vorteil für so einen Beitrag. Um Informationen effektiv übermitteln zu können, ist es in der Tat wichtig zu wissen, wie man gut geschriebene, klare, lesbare und verständliche Nachrichten von den verschiedenen Gesprächspartnern schreibt.
Ein Großteil der Fehler, Streitigkeiten, Verweigerungen usw. stammen aus einer fehlerhaften Auslegung, die durch einen Entwurfsfehler verursacht wurde. Daher ist es wichtig, die schriftliche Kommunikation zu beherrschen, indem man in jeder Schrift besondere Aufmerksamkeit auf Syntax, Wortschatz und Grammatik legt.
Die verschiedenen schriftlichen Kommunikationshilfen des Managers
Um mit seinen Truppen, seiner Hierarchie und seinen verschiedenen Partnern zu kommunizieren, hat der Manager mehrere mehr oder weniger formelle Unterstützung. Jedes dieser Medien wird entsprechend dem Ziel der Kommunikation, seinem Kontext, seiner mehr oder weniger vertraulichen, rechtlichen Natur usw. privilegiert.
Ob auf Papier oder virtuell geschrieben, die Post bleibt das gängigste Kommunikationsmittel in der Wirtschaft und ersetzt manchmal die mündliche Kommunikation.
E-Mail oder E-Mail ist heute das am weitesten verbreitete Kommunikationsmittel, wenn es um die Kommunikation geht. Einfach zu bedienen, ermöglicht es Ihnen, eine Diskussion zu synthetisieren, ein Meeting vorzubereiten, zu informieren usw.
Zur Steigerung der Effizienz sollten einige Regeln bekannt sein:
- Wähle die Empfänger mit Bedacht aus : Die E-Mail wird direkt und persönlich an den Empfänger adressiert, mit eventueller Kopie an auch von der Nachricht betroffene Gesprächspartner. Achten Sie darauf, die Liste der Empfänger und der zu kopierenden Personen nicht zu überladen. Der Erhalt von Informationen, die uns nur vage betreffen, erhöht unseren Stress und verringert unsere Effizienz bei der Arbeit.
- den Zweck der E-Mail in der Betreffzeile genau beschreiben : Der Empfänger soll auf einen Blick erkennen können, worum es in Ihrer E-Mail geht.
- Halten Sie ein kurzes Format für den Text der E-Mail selbst ein . Wir erhalten viele E-Mails – die wir oft auf unseren Smartphones abrufen – und lesen tatsächlich schräg. Daher ist es wichtig, direkt auf den Punkt zu kommen und lange E-Mails zu vermeiden.
Klassische Post
Trotz der massiven Dematerialisierung von Dokumenten behält die Papierpost, die formeller als ihr elektronisches Gegenstück ist, einen wichtigen Platz in den beruflichen Beziehungen auf verschiedenen Ebenen: rechtliche, soziale, finanzielle, kommerzielle usw.
Einige Regeln, die beim Versenden einer Papierpost zu beachten sind:
- eindeutig identifizierter Absender und Empfänger : es ist der BA-BA der Kommunikation. Ein Brief wird von einer natürlichen / juristischen Person geschrieben und ist an eine andere eindeutig identifizierte Person gerichtet. Wenn Sie beispielsweise den Namen des Verantwortlichen eines bestimmten Dienstes, mit dem Sie kommunizieren möchten, nicht kennen, ist es ratsam, sich vorher zu erkundigen, um ihn persönlich anzusprechen (indem Sie genau diese Person mit ihrem Namen und ggf sein Vorname) die Post. Letzterer wird ihn eher erreichen.
- angegebener Ort und Datum : 2 harmlose Informationen, die sich insbesondere im Streitfall als wesentlich erweisen können.
- Objekt : es beschreibt den Grund der Mail prägnant und präzise.
- Verweise möglich: im Rahmen von Briefen zu einem Projekt / einer laufenden Affäre wird die schnelle Orientierung erleichtert.
- höfliche Formeln : Auch wenn die Tendenz besteht, die üblichen Begrüßungen unabhängig vom Empfänger in ein und denselben Ausdruck zu glätten und diese Formeln manchmal pompös wirken, darf man sie nicht weglassen!
Memo
Es wird verwendet, um kurz mit Ihren Mitarbeitern und anderen Mitgliedern Ihrer Abteilung zu kommunizieren. Folgende Angaben müssen enthalten sein:
- Art des Dokuments : hier SERVICE-HINWEIS (wenn Sie Informationen an hierarchische Vorgesetzte oder an Personen Ihrer hierarchischen Ebene übermitteln, vermerken Sie nur "HINWEIS" oder "MEMO")
- Absender : Name, Vorname, Funktion und / oder Abteilung
- Empfänger : Name.s, Vorname.s, Funktion.s und / oder Abteilung.s
- vollständiges Datum : Tag Monat Jahr
- Objekt : Grund für deine Bewertung
- Inhalt : detaillierte, aber prägnante Informationen, die Sie übermitteln möchten
- Unterschrift : dein Vor- und Nachname
Prüfbericht
Der Sitzungsbericht dient dazu, über das Gesagte – und Beschlossene – in einer Sitzung zu berichten. Es ist eine Referenzunterstützung für den Rest der Operationen. Er muss sein prägnant, klar und sachlich und transkribieren Sie die folgenden Informationen, wie sie während des besagten Treffens übermittelt wurden :
- Ziel der Sitzung: Erinnerung an die Tagesordnung,-
- datiert des Treffens: vollständiges Datum (Tag, Monat, Jahr),
- Liste der Teilnehmer : Auflistung der Geschenke und Nennung von Entschuldigungen,-
- Dritte in Kopie : Personen, die von den behandelten Themen indirekt betroffen sind (hierarchische Vorgesetzte, externe Dienstleister etc.),
- besprochene Themen : Zusammenfassung der Diskussionen ohne persönliche oder subjektive Kommentare hinzuzufügen,
- Schlussfolgerungen und gegebenenfalls getroffene Entscheidungen
- auszuführende Aktionen unter Angabe der Verantwortlichen und des Ablaufdatums jeder dieser Aktionen,
- Datum und Ort eines möglichen nächsten Treffens ,
- Kommentare und allgemeine Einschätzungen.
(wieder) lesen: wissen, wie man sich Notizen macht
Prüfbericht
Das Schreiben eines Berichts reagiert auf gleichen Anforderungen wie jede andere betriebliche schriftliche Kommunikation im Business: Prägnanz, Klarheit, Präzision, attraktives, luftiges Layout usw. Das Ziel eines Berichts besteht darin, eine präzise und praktikable Antwort auf ein gestelltes Problem zu geben, wobei sowohl der Inhalt als auch die Form mehr denn je behandelt werden müssen.
Da die Berichte inhaltlich in der Regel konsistent sind, ist es zudem sinnvoll,eine Zusammenfassung implementieren und das Schreiben logisch artikulieren. Somit sind die Kapitel, Titel, Untertitel usw. wird mit Bedacht verwendet, um das Lesen flüssiger zu machen. Es ist auch ratsam, Dokumente beizufügen, die zum Verständnis des Berichts beitragen oder bestimmte Punkte im Anhang begründen.
Darüber hinaus ist das Ziel eines Berichts im Allgemeinen eine Empfehlung oder eine Stellungnahme zu einem bestimmten Thema, der Verfasser des Berichts geht über die Tatsachen hinaus, die seine Schlussfolgerungen rechtfertigen .
Präsentation
Die schriftliche Präsentation wird meistens zur Unterstützung einer mündlichen Präsentation verwendet. Dies ist daher ein Dokument, das bei Ihren Gesprächspartnern hinterlassen wird. Layout, Farbigkeit, Klarheit der Texte, Attraktivität, präzise Informationen… so viele Elemente, die besondere Aufmerksamkeit erfordern.
Wenn es sich um ein Medium handelt, auf das Sie sich während einer Intervention in der Öffentlichkeit verlassen können und das nicht geteilt werden soll, ist das Layout minimalistisch und dennoch effektiv: Hauptgedanken in 2-3 fett gedruckten Wörtern zusammengefasst, illustriert durch einige Schlüsselwörter dienen als Memos, die groß genug geschrieben sind, um während Ihrer mündlichen Präsentation leicht gelesen zu werden. Sie können auch verschiedene Farben verwenden, um sich in Ihrer Präsentation besser zurechtzufinden – insbesondere wenn Sie einen Gedächtnisverlust haben.
