Wie delegiert man Aufgaben effizient und methodisch?

Zu wissen, wie Sie Ihren Mitarbeitern bestimmte Aufgaben anvertrauen, wann und wie Sie sie erledigen, wird für Sie in Ihrer Rolle als Führungskraft von unschätzbarem Wert sein. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihre Produktivität und die Ihres Teams steigern können.

Eine der ersten Fallstricke, mit der ein neu beförderter Manager konfrontiert ist, ist die Delegation, die oft als Kontrollverlust angesehen wird. Delegieren ist jedoch eine der Schlüsselkompetenzen, die für ein effizientes und einheitliches Management erforderlich sind.

Welche Beiträge leistet die Delegation?

Bestimmte Aufgaben loszuwerden ist keine leichte Übung. Es ist sogar eine ziemliche Kunst! Eine effiziente und erfolgreiche Delegation erfordert einen gewissen Aufwand und eine gewisse Zeit, um die Mechanismen und vor allem die Vorteile, die sich daraus für Sie selbst, aber auch für Ihr gesamtes Team ergeben, vollständig zu verstehen:

  • Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter - Durch das Delegieren können nur wir uns auf die wesentlichen Missionen Ihrer Position und die für Ihr Unternehmen am vorteilhaftesten konzentrieren, aber Sie ermöglichen auch Ihren Mitarbeitern, sich mehr einzubringen, Initiativen zu ergreifen, ihren eigenen Missionen mehr Bedeutung zu geben und somit steigern ihre Motivation um das Zehnfache.
  • Meistere deine Zeit - Auf dem Papier ist Ihre Zeit gut verteilt. Du organisierst deine Tage effizient und hast eine Vision von den Projekten, indem du kurz- und langfristig planst. Das ist die Theorie! Denn in der Praxis kann man sich schnell von den alltäglichen Ärgernissen und den – mehr oder weniger aufdringlichen – Problemen, die ohne Vorwarnung auftreten, einholen.
  • Konzentriere dich auf deine Prioritäten - Ziel ist es daher, möglichst wenig Zeit damit zu verschwenden und maximale Anstrengung und Konzentration auf das Wesentliche zu konzentrieren. Dafür sind Sie schließlich hier! Wenn Sie diese nicht-strategischen Aufgaben einer vertrauenswürdigen Person anvertrauen, die für diese Art von Mission kompetent ist, können Sie sich auf Ihre Hauptaufgabe konzentrieren, nämlich: Ihr Team in die richtige Richtung und im richtigen Tempo arbeiten zu lassen, um einen Beitrag zum Erfolg zu leisten Gesamtwachstum Ihres Unternehmens und lassen Sie es weiter wachsen.
  • Stärken Sie Ihre Teammitglieder - Durch das Delegieren wecken Sie bei Ihren Mitarbeitern Verantwortungsbewusstsein, steigern deren Fähigkeiten, steigern die Motivation und den Sinn des Einsatzes. Das tugendhafte Rad ist in Bewegung!

Wann sollten Sie einem Mitarbeiter eine Aufgabe anvertrauen?

Nachdem Sie nun von den Vorteilen überzeugt sind, Ihren Mitarbeitern bestimmte Aufgaben zuzuweisen, müssen Sie nur noch den Zeitpunkt definieren.

Konkret können Sie sich auf einige Fragen verlassen, um zu definieren, ob eine bestimmte Mission einem Ihrer Teammitglieder anvertraut werden kann:

  • Wenn ich diese oder jene Person dieser Stelle zuweist, habe ich dann Zeit, mich auf Aufgaben zu konzentrieren, die einen wesentlichen Einfluss auf die Entwicklung meiner Abteilung, meines Geschäfts haben?
  • Ist jemand in meinem Team mit dem Bereich vertraut, den ich delegieren möchte? Könnte es einen innovativen Betrachtungswinkel bringen?
  • Erlaubt es ihm, durch die Übertragung dieser und jener Aufgabe an diesen und jenen Mitarbeiter seine Fähigkeiten zu vertiefen, zu bereichern? Wird das dem Team als Ganzes neuen Schwung bringen?
  • Wenn ich zustimme, diesen Teil meiner Arbeit auszulagern, wird dies unserer Mission insgesamt mehr Bedeutung verleihen?
  • Wenn ich diese Aufgabe delegiere, kann sich mein Team dadurch stärker einbringen und zusätzliche Motivation finden?
  • Wird diese Übermittlung die Initiative meiner Mitarbeiter fördern?

Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen "Ja" lautet, delegieren Sie!

Um sich wohl zu fühlen und das Beherrschen der Aufgabendelegation zu üben, Sie können beginnen, indem Sie kleine Routinejobs oder Aufgaben anvertrauen an denen Sie echtes und enthusiastisches Interesse eines Mitglieds Ihres Teams festgestellt haben. Dies kann die Gestaltung einer Präsentation sein, das Layout einer in mehrere Dateien aufgeteilten Datei, das Sortieren von E-Mails oder sogar die Beantwortung einiger davon, der Kauf von Material …

Angst zu delegieren, warum ist es schwierig?

Die Angst vor dem Delegieren kommt sehr oft daher, dass der Vorgesetzte befürchtet, dass der Mitarbeiter, dem er eine Aufgabe anvertraut, an seiner Mission scheitert . Denken Sie daran, dass die Verantwortung für die ordnungsgemäße Ausführung dieser Aufgabe immer bei Ihnen liegt, unabhängig davon, ob Sie delegieren oder nicht.

Delegieren ist daher nicht ohne Risiko. Es liegt an Ihnen, diese Bedeutung zu messen und jede Aufgabe in angemessener Weise der richtigen Person zu übertragen, um das Risiko von Arbeitsunfähigkeit oder unzureichender Kompetenz zu minimieren.

Zusätzlich zu dieser Angst vor der Unfähigkeit einer Person, die Arbeit mindestens so gut wie sie selbst auszuführen, kann sich der Manager auf Zeitmangel, mangelndes Vertrauen in seine Mitarbeiter, ein Unbehagen berufen, das durch den Glauben hervorgerufen wird, dass er bestehen würde also für einen Inkompetenten, eine gewisse Angst, von einem Untergebenen verdoppelt zu werden, die Angst, nicht delegieren zu können, sogar eine gewisse Schuld bei der Auftragsvergabe, ein Bedürfnis, alles zu kontrollieren, einen gewissen Stolz usw. Manche meinen sogar, dass sie ihre Position rechtfertigen, indem sie alles selbst tun. Vorsicht vor Burnout!

Als effektiver Manager jedoch Sie müssen neben der Durchführung der Ihnen anvertrauten Projekte auch die Entwicklung Ihrer Teammitglieder und die Entwicklung ihrer Fähigkeiten im Auge behalten . Dies ist zwangsläufig mit Delegation verbunden!

Wie delegieren? Die wichtigsten Punkte

Normalerweise wird es hier schwierig. Weil Wenn es um Delegation geht, ist Kommunikation von größter Bedeutung! Seien Sie vorsichtig, Kommunikation bedeutet nicht, von A bis Z zu helfen, indem Sie detailliert beschreiben, wie Sie die Aufgabe erledigen würden, die Sie anvertrauen möchten. Es ist auch keine Frage, davon auszugehen, dass Ihr Mitarbeiter Ihre Gedanken liest und den Kontext genau kennt!

Wählen Sie das relevanteste Profil aus

Delegieren ist ein Verwaltungsakt. Es ist für Sie die Möglichkeit, den Erfolg der übertragenen Aufgabe und das Führungsziel in Einklang zu bringen. Ein interessanter Hebel für einen Mitarbeiter remotivieren treiben.

Vertrauen

Gutes Delegieren beginnt mit dem Vertrauen in die Intelligenz Ihres Mitarbeiters, in seine Fähigkeit, die ihm anvertraute Aufgabe zu erfüllen.

Erklären Sie das erwartete Ergebnis

Wie oben beschrieben, ist es absolut verboten und unnötig, die Mission so auszuführen, wie SIE sie ausgeführt hätten. Beschreiben Sie einfach den allgemeinen Kontext und geben Sie das erwartete Ergebnis an. Seien Sie in der Formulierung des letzteren präzise und stellen Sie sicher, dass Ihr Mitarbeiter es richtig versteht. Sie können zum Beispiel die als Neuformulierung bekannte Technik anwenden, die darin besteht, Ihren Kollegen zu bitten, in seinen eigenen Worten zu wiederholen, was er von seiner neuen Mission verstanden hat.

Setzen Sie eine erreichbare Frist

Ziel ist es nicht, den Termindruck, unter dem Sie stehen, auf Ihr Team zu übertragen. Organisieren Sie sich eine angemessene Frist.

Lassen Sie Ihren Mitarbeiter autonom

Überlassen Sie die Erledigung der Aufgabe Ihrem Kollegen! Welche Motivation müsste er/sie haben, um eine Gebrauchsanweisung buchstabengetreu zu befolgen? Lassen Sie seiner Neugier, seiner Kreativität freien Lauf! Dadurch wird er/sie Ihr Vertrauen in ihn/sie spüren und wird umso effizienter und produktiver! Die Motivation wird da sein! Wenn Sie die besagte Mission positiv darstellen und ihr einen Sinn geben könnten, nicht nur für ihn, sondern für das gesamte Team, sogar das ganze Unternehmen. Übertreiben Sie es trotzdem nicht! Es könnte als Zynismus angesehen werden und den gegenteiligen Effekt haben …

Stellen Sie die benötigten Ressourcen zur Verfügung

Sich unabhängig zu machen bedeutet nicht, Ressourcen zu berauben. Das Ziel für Ihren Mitarbeiter wie für Sie ist der Erfolg der anvertrauten Aufgabe. Stellen Sie also sicher, dass er Zugang zu den notwendigen Ressourcen hat, um die ihm übertragenen Aufgaben auszuführen.

Machen Sie einen regelmäßigen Stich

Gerade bei langen Einsätzen ist es wichtig, einige Punkte zum Fortgang der Arbeiten zu planen . So können Sie konstruktiv sicherstellen, dass das Projekt noch auf Kurs ist.

Bleiben Sie die ganze Zeit dran!

Sie delegieren natürlich, aber es geht nicht darum, einfach eine Aufgabe loszuwerden und sich keine Sorgen mehr machen. Bleiben Sie während der gesamten Aufgabe offen und verfügbar.

Schlussfolgern, delegieren ist wichtig! Sie – und niemand – können alles tun oder die Zeit verzerren. Als Führungskraft gehört es zu Ihren Aufgaben, Ihr Team (in dem Sie ein integraler Bestandteil sind) optimal zu organisieren. Sie sollten kein Diktator oder Nanny sein, sondern ein Vorbild, ein Mentor, eine Führungskraft und sollten Ihr Team zum Besten führen. Ob im Interesse des Unternehmens, aber auch im Interesse aller.

Also… Lächeln Sie, Sie schaffen es!

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