Eine Rolle, die oft übersehen und manchmal dem Sponsor übertragen wird, übt der Sponsor eine wichtige Aufgabe der Überwachung und Unterstützung des Projektleiters in verschiedenen Bereichen aus (je nach Unternehmen und Organisationen).
Definition der Rolle der Projektförderung
- Rahmen: Klärung von Kundenbedürfnissen, Festlegung von Projektzielen, Leistungsindikatoren, Freigabe von Leistungen usw. in Absprache mit anderen Stakeholdern.
- Ressourcen: durch direkte Mobilisierung oder Beschaffung der finanziellen oder personellen Ressourcen (einschließlich externer Interessengruppen), die für die ordnungsgemäße Durchführung des Projekts erforderlich sind.
- Entscheidung: wenn Schlichtungen erforderlich sind.
- Techniken: indem er den Projektleiter auf Basis seines Wissens und Know-hows mit fundiertem Fachwissen unterstützt.
- Relais mit dem Verwaltungsausschuss: zur Unterstützung, um den CODIR zu überzeugen und wichtige Vereinbarungen zu erzielen. Beachten Sie, dass diese Vermittlerrolle in beide Richtungen funktioniert. Der Sponsor informiert den Projektleiter auch über die Anforderungen der Oberlinie.
- Zwischen Supervisor und Berater, manchmal Coach : durch fundierte Beratung (oder sogar Weisungen) im Projektverlauf und bei Schwierigkeiten (Konfliktmanagement, Verzögerungen, Budgetüberschreitungen).
- Animation des Lenkungsausschusses: um sicherzustellen, dass das Projekt im gewünschten Tempo in die richtige Richtung geht.
- Interne und externe Kommunikation: mit unterschiedlichen Rollen der Projektförderung und -erklärung während der verschiedenen Phasen gegenüber Mitarbeitern und anderen Interessengruppen.
Hinweis: In einigen Fällen ist der Sponsor der Ausgangspunkt für die Wahl des Projektmanagers.
Gut gemacht, ist Projektsponsoring ein enormer Beschleuniger, der dem Projektteam hilft, die gesetzten Ziele zu erreichen.
Profil eines idealen Projektsponsors
Als bewährte Führungskraft ist er eine Person mit einem soliden Fundament innerhalb der Organisation.
Manchmal aus der Geschäftsleitung oder der Geschäftsleitung, dieser erfahrene Mitarbeiter kennt das Innenleben des Unternehmens , seine Funktionsweise, formelle/informelle Kommunikationskanäle und Entscheidungsprozesse für die interne Lobbyarbeit. Er kennt die Hebel, die betätigt werden müssen, um innerhalb der vorgegebenen Zeit Befriedigung zu erlangen. Es ist eine Frau oder ein Mann mit Einfluss, die eine Position auf einer hohen hierarchischen Ebene einnehmen.
Mit einem starkes Zuhören , weiß der Sponsor, sich in die Reichweite des Projektleiters zu bringen, um zu hören und zu verstehen, was ihm gemeldet wird. Erfahrener Moderator , unterstützt er das Projektteam fachmännisch ausgewogen in seinem Geschäft.
Risiken und Grenzen der Projektförderung
Die Wirksamkeit des Handelns des Sponsors liegt in einer Balance zwischen zu viel Interventionismus und unzureichendem Engagement. Eine schwierige und doch zentrale Übung für den Erfolg dieser Mission.
- Wenn ein Sponsor zu aufdringlich ist, die Durchführung des Projekts kann ineffizient sein, da jede Entscheidungsfindung vom Sponsor validiert werden muss. Dies belastet die Prozesse und erzeugt beim Projektleiter ein Frustrationsgefühl, das dem reibungslosen Ablauf der Arbeit schadet. Der Projektleiter wird in einer solchen Situation seines Handlungsspielraums beraubt und bleibt im Extremfall ein einfacher Vollstrecker.
- Mit nicht vorhandener Unterstützung, der Sponsor spielt seine Rolle nicht, wenn die Situation es seit seiner Ernennung erfordert. Der Projektleiter wird allein gelassen und hat Schwierigkeiten beim Zugriff auf die notwendigen Ressourcen, verliert viel Zeit in der Kommunikation und Verhandlung mit Stakeholdern … Auch hier wird die Effektivität des Projektmanagements untergraben.
Darüber hinaus muss der Sponsor eine gewisse Neutralität gegenüber dem Vorstand an den Tag legen. Zu sehr von seiner Hierarchie abhängig, wird er nicht in der Lage sein, die nötige Distanz zu wahren, um die gute Durchführung eines Projekts in aller Objektivität zu beurteilen und die umsichtigen Entscheidungen des Projektleiters zu verteidigen.
Balance in Aktion, Balance in Autoritätsbeziehungen, Sponsoring erfordert Geschick und Finesse, um seinen vollen Wert auszudrücken.
Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Sponsor-Projektmanager-Tandem
Ein gut geöltes Duo ist ein Leistungsfaktor. Was sind die Schlüsselpunkte für eine optimale Synergie?
- ein Vertrauensverhältnis untereinander. Alles beginnt mit einem Franchise unter allen Umständen, um eine gesunde Beziehung aufzubauen. Dafür ist eine gute Kommunikation wichtig: regelmäßiges Feedback des Projektleiters, um den Sponsor über die Projektlaufzeit zu informieren, transparente Kommunikation durch diesen etc.
- eine von Anfang an definierte Betriebsart : Vorgelagerte Regeln und Verfahren, um Missverständnisse, Missverständnisse, Spannungen usw. zu vermeiden.
- ein unerschütterliches Engagement des Sponsors im Projekt: Wie wir bereits gesehen haben, ist es zwingend erforderlich, dass diese Unterstützung zusammen mit dem Projektleiter zur Erfüllung der anvertrauten Mission eingesetzt wird. Sie muss eine optimale Verfügbarkeit gewährleisten und alle Energie für den gemeinsamen Erfolg einsetzen.
