Was ist der Ladeplan?
« Sorry, diesen Monat wird es kompliziert für mich » ; « Nein, während dieser Zeit kann ich Ihnen die Verfügbarkeit von So und So nicht garantieren, er ist bereits am Projekt X … ": Welcher Projektmanager hat diese Sätze noch nie gehört, wenn er einen Mitarbeiter oder eine Führungskraft gebeten hat, an einem Projekt zu arbeiten?
Wie bei der Zusammenstellung des Projektteams sehen wir uns schnell mit den Zwängen der festen Struktur konfrontiert. Ein Ladeplan ist ein nützliches Werkzeug, um diese Schwierigkeiten zu überwinden.
Definition
Der Ladeplan ist eine Unterstützung, die die Zuweisung von Ressourcen über die Dauer eines Projekts beschreibt. Ihr Ziel ist es,die Verteilung von Ressourcen und Fähigkeiten entsprechend den Bedürfnissen und Meilensteinen der Projekte zu optimieren. Meist handelt es sich um eine Tabellenkalkulation, aber immer häufiger wird sie in Projektmanagement-Software integriert.
Der Workload-Plan (manchmal auch als "Chronogramm" bezeichnet) wird in bestimmten Märkten manchmal benötigt, um dem Kandidaten zu ermöglichen, seine Fähigkeit zu zeigen, während des gesamten Dienstes einzugreifen. Der Käufer kann dann die für den Inhalt des Angebots verantwortliche Planung abgleichen, um dessen Realismus und seine Übereinstimmung mit den Erwartungen der Spezifikationen zu beurteilen.
Warum einen Ladeplan erstellen?
- Machen Sie eine erste Budgetschätzung
Während der Laufzeit des Projekts liegt seine Konzeption zwischen der Fertigstellung des Zeitplans und der Aufstellung des Budgets. Die Erstellung des Ladeplans ermöglicht es, Ressourcen für die Mobilisierung einer ersten Landung abzuziehen, indem die Ladeprozentsätze mit den Gehältern und der Dauer des Einsatzes multipliziert werden.
- Zeigen Sie, dass das Projekt die Mittel hat, um seine Ambitionen zu erfüllen
Die Übermittlung des Auslastungsplans an die feste Struktur garantiert die Kontrolle über die Hierarchie der beteiligten Mitarbeiter und die Erfolgschancen des Projekts.
- Verwalten Sie das Projekt in Echtzeit
Um nützlich zu sein, muss ein Lastenplan verwaltet werden: Seine Struktur muss Überlastungen oder Überkapazitäten sichtbar machen und es ermöglichen, neue Bedürfnisse entsprechend den Launen des Projekts zu antizipieren (ggf. Einsatz externer Ressourcen).
Die Grenzen des Ladeplans
Der Ladeplan besteht aus eine sinnvolle Unterstützung für das Projektmanagement, sollte aber nicht zum Selbstzweck werden. Wenn der Lastplan nicht eingehalten wird, liegt dies daran, dass er schlecht dimensioniert wurde oder sich ein Projektparameter geändert oder nicht berücksichtigt hat.
Ein Projekt wird zunächst in Bezug auf die Ziele (ausgedrückt über die Projektspezifikationen und über das Dashboard überwacht) pilotiert und nicht in Bezug auf seine Ressourcen. Der Auslastungsplan muss daher regelmäßig auf seine Konsistenz mit anderen Aspekten hin überprüft werden.
Achten Sie darauf, den Arbeitsplan nicht zu häufig oder ohne Rücksprache mit Mitarbeitern oder deren Vorgesetzten zu ändern, was zu Misskrediten führen kann.
Darüber hinaus hängt die operative Dimension eines Workload-Plans von der Bedeutung ab, die dem Projekt intern beigemessen wird. Leidet das Projekt unter mangelnder Sichtbarkeit oder Glaubwürdigkeit innerhalb der festen Struktur, sind die im Auslastungsplan ausgewiesenen Ressourcen mit hoher Wahrscheinlichkeit nur theoretisch und behindern letztlich die Zielerreichung.
Daher ist der Dialog mit den identifizierten Mitarbeitern und deren Hierarchie wichtig, um die Vision des Projektleiters in Bezug auf die zugewiesenen Ressourcen zu fördern.
Die Phasen der Durchführung eines Workload-Plans
Voraussetzungen
- Art und Dauer der Aufgaben : Sie werden im Arbeitsablaufplan und im vorgelagerten Zeitplan identifiziert.
- Mitarbeiterverfügbarkeit : Diese Daten können auf unterschiedliche Weise erhoben werden: von den Vorgesetzten, von den betroffenen Personen direkt oder über eine Software zur Verwaltung der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter.
Der Vergleich dieser Daten wird gewisse Diskrepanzen aufdecken. Einige Mitarbeiter werden beispielsweise nur zu 50 % für kritische Aufgaben zur Verfügung stehen. Hier sollte das Talent des Projektleiters zum Ausdruck kommen, indem bestimmte Aufgaben neu zugewiesen oder im Laufe der Zeit geglättet werden – alles möglichst im Einvernehmen mit den Betroffenen. Insbesondere ist sicherzustellen, dass das Erreichen des kritischen Pfades nicht gefährdet wird.
Strukturierung
Der Ladeplan kann aus zwei Registerkarten bestehen: einer Registerkarte "Planung", die diese Art von Tabelle enthält (hier stark vereinfacht):
Im zweiten Reiter geht es darum, die Auslastung jedes Mitarbeiters chronologisch zu betrachten und mit der anfänglich angegebenen Verfügbarkeit zu vergleichen:
Abhängig von den Bedürfnissen, dem Zeitpunkt des Projekts oder den internen Anforderungen können wir die Granularität der Zeitskala anpassen oder Spalten hinzufügen, um eine Budgetvision zu offenbaren.
Während der Ausführungsphase
Es kann nützlich sein, Anzeige auf der Arbeitsbelastung als Indikator für die Erledigung von Aufgaben (Prozent, Farbcode). Diese Überwachung muss rigoros durchgeführt werden, um die Verfügbarkeit von wertvollen Mitarbeitern oder teuren externen Ressourcen beim Einsatz von Beratern nicht unnötig zu "verbrennen".
Der Auslastungsplan begleitet den Projektleiter bis zum Schluss. Er ist unabdingbar, um die Einhaltung des Triptychons Kosten-Qualitäts-Termine zu gewährleisten und garantieren die Glaubwürdigkeit des Projekts in seiner Realisierungsperspektive.