Was ist ein Organigramm?
Es ist ein informatives und organisatorisches Instrument, das in Unternehmen verwendet wird, um die hierarchischen, organisatorischen und funktionalen Verbindungen zwischen den verschiedenen Berufen in Ihrer Struktur zu ermitteln.
Es ist ein Foto im "T"-Moment der Positionen in Ihrer Organisation und der Beziehungen, die zwischen ihnen bestehen können.
Es ist auch ein Werkzeug zur Verteilung von Aufgaben innerhalb des Unternehmens.
Nutzen und Rolle: Wozu dient es?
Das Organigramm ist vor allem ein Kommunikationsinstrument, das das Verständnis der im Unternehmen bestehenden Zusammenhänge und Zusammenhänge erleichtern soll.
Es erfüllt folgende Ziele:
- Verständnis für das Funktionieren von Organisationen eines Unternehmens oder eines Teams für einen Newcomer.
- Eine bessere Kenntnis der Gesprächspartner, ihrer Rollen im Unternehmen, zwischenbetriebliche Verbindungen und Unterordnungsbeziehungen die darin enthalten sein können. So kennt jeder seinen rechtmäßigen Platz im Team, es gibt keine Unklarheiten mehr über hierarchische Positionen. Dieses Mapping fördert daher in hohem Maße die Effizienz im Geschäft.
- Das ist auch ein Instrument zur Dysfunktionsanalyse. Für Mitglieder des Managements ist es nützlich, bei Bedarf bestehende organisatorische Probleme zu korrigieren.
- Er erleichtert die Optimierung der Organisation indem die den Mitarbeitern zugewiesenen Aufgaben neu definiert werden. Dieses Tool trägt somit zur Reduzierung bei die Kosten für Ihre Gehaltsabrechnung.
- Äußerlich verwendet (von Kunden oder Partnern) ist es das Mittel für sie, den Betrieb des Unternehmens identifizieren und den Gesprächspartner effektiv unterscheiden an die sie sich je nach Bedarf wenden können.
Um wirksam zu sein, muss dieses Dokument ständig aktualisiert werden (während eines interne Mobilität , von a Schaffung von Arbeitsplätzen oder zu die Ankunft eines neuen Mitarbeiters in der Gesellschaft). Es ist ein lebendiges Dokument, das nur Sinn macht, wenn es regelmäßig aktualisiert wird.
Regulierung: Was sagt das Gesetz?
Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung, eine solche Vertretung zu erstellen. Dies ist ein praktisches und sehr empfehlenswertes Dokument, aber keineswegs zwingend.
Wie erstelle ich ein Organigramm?
Das Design dieses Tools durchläuft mehrere wesentliche Phasen:
- Wählen Sie den Mitarbeiter, der für seine Entwicklung verantwortlich ist. Diese Person muss über grafische Fähigkeiten und ein ausreichendes Dienstalter verfügen, um die spezifische Arbeitsweise des Unternehmens zu verstehen.
- Machen Sie eine Bestandsaufnahme aller Positionen, aus denen Ihre Struktur besteht.
- Bestimmen Sie die zwischen den einzelnen Berufen bestehenden funktionalen Verbindungen sowie deren untergeordneten Beziehungen.
- Fahren Sie mit der grafischen Gestaltung dieser Kartographie fort.
Die verschiedenen Arten von bestehenden Organigrammen:
Es gibt 3 Haupttypen, die unterschiedliche Lesarten des Funktionierens einer Gesellschaft darstellen.
Das Pyramiden-Organigramm
Am häufigsten in der Wirtschaft verwendet. Die vertikalen Linien bestimmen das Unterordnungsverhältnis (die höchste Hierarchieebene befindet sich an der Spitze des Diagramms). Die horizontalen Linien zeigen Jobs auf derselben hierarchischen Ebene mit einer Peer-to-Peer-Beziehung.
Hier ist ein Beispiel:
Das Baumorganigramm
Gelesen wird von links nach rechts, wobei die höchste Ebene der Unternehmenshierarchie links angezeigt wird.
Das gefaltete Organigramm
Eine Mischung aus Pyramide und Baum. Es wird also gleichzeitig von oben nach unten und von links nach rechts gelesen.
Die Wahl des Werkzeugs
Mehrere Computertools stehen Ihnen zur Verfügung, um die Gestaltung dieses grafischen Dokuments zu erleichtern.
Das am weitesten verbreitete Medium bleibt die Microsoft Office Suite, die folgende Vorteile bietet:
- leicht zugänglich sein (Word, Power Point und Excel, führende Software in der Fachwelt),
- einfach zu verwenden, da Sie auf bereits vorhandene Diagramme (sogenannte "SmartArts") zugreifen können, die Sie nur mit Ihren internen Informationen (Berufsbezeichnungen, Namen der entsprechenden Mitarbeiter, Fotos zum leichteren Lesen und lebendigeren Dokument) ausfüllen müssen ),
- Es ist auch ein sehr effektives Werkzeug, das abwechslungsreiche, klare und leicht interpretierbare Diagramme bietet.
Durch das Hinzufügen eines Fotos von jedem Mitarbeiter ist das Organigramm benutzerfreundlicher und ermöglicht es Ihnen, Namen mit einem Gesicht zu versehen
Produktionsberatung
Um das Lesen und Verstehen zu erleichtern, sollte dieses Dokument auf den ersten Blick klar und lesbar sein, also nicht mit Informationen überladen.
Je größer die Struktur, desto weniger detailliert ist das Organigramm, um die Leseschwierigkeiten und das Risiko von Bedeutungsverlust zu begrenzen.
Auch im Fall eines großen Unternehmens ist eine globale Sicht sinnvoll, aber es kann notwendig sein, auch für jede der Abteilungen, aus denen die Struktur besteht, eine zu entwerfen, um das Verständnis und die Lesbarkeit zu erleichtern.
Die Grenzen dieses Tools
Wenn es um die Aufgabenverteilung im Unternehmen geht, ist diese hierarchische Darstellung nicht das genaueste Werkzeug. Alle mit einem Beruf verbundenen Aufgaben und Missionen sind genau definiert in den Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter . Das Tool bietet nur eine globale Ansicht.
Trotz seiner Nützlichkeit, diese Darstellung der Struktur bleibt nur ein Diagramm , es ist ein starres Werkzeug und sehr unflexibel. Es wird nicht die Vielseitigkeit eines Berufes und die Transversalität der mit jeder Position verbundenen Missionen hervorgehoben.
In einer Gesellschaft im Perpetuum mobile ist es ist nicht flexibel genug, um die Komplexität der Organisation abzubilden von einer Firma.
Moderne Unternehmen vernetzen sich zunehmend und lagern eine Vielzahl von Aufgaben und Jobs aus. Das Flussdiagramm hebt diese Betriebsarten nicht hervor.
Ein solches Foto Ihres Unternehmens ist letztlich ein hilfreiches, aber nicht ausreichendes Dokument für das vollständige Verständnis Ihrer internen Organisation.
Wenn es gut gemacht und klar ist, bleibt es dennoch ein sehr wirksames Instrument zur Bestimmung der Gesamtfunktion einer Struktur, es gibt eine Gesamtvision, die das Verständnis und die Aneignung für die Mitarbeiter, die es integrieren, und externe Kontakte erleichtert