Stille Meetings: Stille und Produktivität in Meetings

Direkt aus den USA kommend und bereits von einigen großen Führungskräften getestet (insbesondere von Jeff Bezos, CEO von Amazon oder sogar Silent Meetings - oder Silent Meetings auf Französisch - sind diskret. Sie wären jedoch produktiver als traditionelle Meetings.

Tatsächlich hat Steven G. Rogelberg, bedeutender amerikanischer Management-Professor – auch Berater für große Gruppen – eine Analyse der Effektivität von Meetings und des Phänomens der Wiedervereinigung durchgeführt. Das hat er entdeckt Werkstätten, in denen das Sprechen ganz oder nur für einen bestimmten Zeitraum verboten war, waren produktiver.

Er hatte dann die Idee, laute mündliche Bainstormings, bei denen die Teilnehmer manchmal gezwungen werden, laut zu sprechen, um gehört zu werden, durch "Brainwritings" zu ersetzen. Die Idee ist, dass jeder seine Ideen und Gedanken anonym auf ein Blatt Papier schreibt, anstatt zu sprechen. Der Moderator kann die Papiere dann entweder nach dem Zufallsprinzip an die Gruppe verteilen oder sie so auslegen, dass jeder sie lesen und möglicherweise ausfüllen kann.

Was ist ein "stilles Treffen"?

Das Treffen kann virtuell oder physisch abgehalten werden. Das Ziel einer solchen Sitzung ist es, allen Teilnehmern zu ermöglichen, Lesen Sie den ausführlichen Inhalt des Treffens, überlegen Sie es sich individuell Zuerst, bei Bedarf seine Gedanken und andere Ideen, Bemerkungen usw. schriftlich wie und wann anonym bevor alles zusammengebaut ist.

Das Sprechen kann ganz oder nur für einen vorher festgelegten Zeitraum untersagt werden, in dem jeder Teilnehmer entweder schriftlich über das gestellte Problem nachdenken oder ein vom Moderator verteiltes Dokument zur Kenntnis nehmen und seine Meinung kundtun kann .

Eine Möglichkeit besteht darin, zu Beginn jeder Sitzung eine Schweigeminute einzurichten, in der sich jeder Teilnehmer die Zeit nimmt, die Tagesordnung, das zu besprechende Thema sowie das Ziel der Sitzung (erneut) zu lesen. Dann, erst danach, öffnen Sie das Wort und den Austausch. Auf diese Weise kann der Moderator sicherstellen, dass jeder mit dem zu behandelnden Thema vertraut ist und die Reflexion fruchtbar wird.

Vorteile und Einschränkungen

Wenn diese stillen Besprechungen noch relativ selten sind, so bieten sie doch eine Reihe von Vorteilen, wenn Sie wissen, wie man sie führt.

Starke Punkte

  • Es würde zu führen mehr Denkleistung weniger Stress für die Teilnehmer und eine konzentrationsfördernde Atmosphäre.
  • Die schriftliche Seite des Treffens induziert a bessere Vorbereitung der Tagesordnung, der verschiedenen zu besprechenden Themen und der Ziele .
  • Die Anonymität der Anmerkungen verleiht a mehr demokratischer Aspekt des Austauschs und bietet jedem die Möglichkeit sich angstfrei auszudrücken und/oder gehört zu werden lächerlich oder verurteilt erscheinen.
  • Die Ideen sind kreativer, durchdachter, von besserer Qualität als bei mündlichen Debatten.
  • Die Teilnehmer haben Zeit, die Informationen aufzunehmen an sie geliefert,
  • Die weniger unnötige oder unfruchtbare Diskussionen ,
  • Die Abwesenden verfügen über ein genaues und detailliertes Protokoll der Sitzung.

Nachteile

  • Die Vorbereitung einer stillen Sitzung erfordert jedoch mehr Zeit. als ein klassisches Meeting.
  • Diese stillen Sitzungen sind nicht sehr geeignet für lange Workshops .

Wie organisiert man ein stilles Meeting?

Diese Treffen können völlig still sein - alles wird schriftlich durchgeführt - oder nur teilweise - sie beginnen mit einer stillen Lektüre des zu behandelnden Themas und öffnen sich dann für mündliche Debatten.

Sie können verschiedene Formen annehmen:

  • Meetings, bei denen alle physisch anwesend sind im selben Raum, in dem die Besprechung ganz oder teilweise in Stille stattfindet.
  • Remote-Meetings bei denen jeder Teilnehmer über eine Software wie Skype schriftlich mit den anderen kommuniziert (diese Art der Besprechung wird dann "stilles Skype" genannt). Informationen werden somit schriftlich übermittelt, wobei jeder das Gesagte nachverfolgt.

Die Rolle des Moderators / Moderators ist bei dieser Art von Treffen mehr denn je von wesentlicher Bedeutung. Daher ist es wichtig, sich effektiv vorzubereiten.

  1. Vorbereitung

    • Schreiben Sie eine detaillierte Agenda, die Sie an Interessenten senden und die enthält:
      • stündlich, Besprechungsvereinbarungen (virtuell, physisch - in diesem Fall geben Sie den genauen Ort der Besprechung an).
      • Teilnehmer - Identität, Position usw. Geben Sie den Namen des Moderators an.
      • Art des Treffens : Legen Sie den Ablauf dieser stillen Sitzung fest - in der Regel 30 Minuten stille Lektüre gefolgt von einer schriftlichen oder mündlichen Debatte, deren Dauer Sie ebenfalls festlegen müssen (variiert je nach Thema der Sitzung und Problemstellung). Wenn mehrere wichtige Punkte zu bedenken sind, zögern Sie nicht, die Sitzung in mehrere stille Sitzungen nacheinander aufzuteilen.
      • Gegenstände, die besprochen werden.
      • Ziel Besprechungsdetails
    • Bereiten Sie die Dokumente vor, die in Stille gelesen werden, oder lassen Sie sie vorbereiten:
      • Schreiben Sie für jeden behandelten Punkt ein Dokument, das alle wichtigen Informationen enthält, die für die Diskussion benötigt werden.
      • Seien Sie klar und spezifisch, verwenden Sie Sätze, nicht nur Schlüsselwörter. Ziel ist es, den Dialog zu initiieren.
      • Geben Sie so viele Informationen wie möglich ein, damit Sie nicht anderswo nach Informationen suchen müssen.
  2. Durchführung der stillen Sitzung

    • Rufen Sie schnell den Fortschritt der Arbeitssitzung ab indem insbesondere die den verschiedenen Phasen der Sitzung zugewiesene Zeit angegeben wird.
    • Beginnen mit fordern Sie das stille Lesen von verteilten Dokumenten an .
    • Machen Sie deutlich, dass es empfohlen wird, die Dokumente bis zum Ende zu lesen, bevor Sie Kommentare abgeben oder Fragen stellen.
    • Jeder der Teilnehmer kommentiert die Dokumente seiner Kommentare, Meinungen usw.
    • Während dieser Zeit des Lesens und Schreibens von Kommentaren kann der Moderator - Sie oder eine andere im Voraus benannte Person - bereits Identifizieren Sie die Punkte, die eine mündliche Debatte erfordern - gegensätzliche Meinungen oder Quellen von Missverständnissen und / oder Konflikten usw.
    • Zeigt das Ende der Stillezeit an .
    • Leiten Sie die Diskussionen basierend auf den Elementen, die Sie in den schriftlichen Kommentaren entdeckt haben.
  3. Abschluss der Sitzung

    Bevor Sie die Sitzung vertagen, legen Sie fest, welche Maßnahmen bis zu welcher Frist von wem durchgeführt werden sollen und legen möglicherweise eine neue stille Sitzung fest.

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