Wir haben oft nur begrenzte Zeit, um eine sehr große Anzahl von Aufgaben zu erledigen. Eine organisierte Arbeit ist jedoch ein Garant für Zeitersparnis und Effizienz, ganz zu schweigen von der damit verbundenen Sicherheit.
Vielfältige Aufgaben, mehr oder weniger bewährte, unvorhergesehene Notfälle … es fällt dem Manager manchmal schwer, den Kopf vom Lenker zu bekommen und den nötigen Abstand für eine adäquate und effiziente Verwaltung der Dinge zu nehmen.
Daher ist es für ihn wichtig zu wissen, wie er Entscheidungen trifft, indem er sich auf das konzentriert, was behandelt werden sollte. Mit anderen Worten, „die richtigen Dinge in der richtigen Reihenfolge zu tun“ oder sogar die verschiedenen Prioritäten zu sortieren.
Warum priorisieren?
Zu wissen, wie man seine Arbeit organisiert und die zu erledigenden Aufgaben priorisiert, ist in der Tat einer der Schlüssel zum Erfolg für jeden Manager – sowohl für sich selbst als auch für sein gesamtes Team oder sogar für sein gesamtes Unternehmen. Die Sortierung der verschiedenen Notfälle, Verpflichtungen und andere ermöglicht dem Manager insbesondere:
- Weniger Zeit verschwenden : Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit unnötigen Aufgaben oder Aufgaben, die delegiert werden könnten.
- Stress reduzieren : Ein organisierter Geist ist ein ruhigerer Geist.
- Aufschub beenden : Nehmen Sie den Kopf auf und arbeiten Sie an schlechten Gewohnheiten.
- Effizienzgewinn : Vermeiden Sie stundenlanges Aufschieben, um zu wissen, welche Aufgabe Sie priorisieren müssen, strukturieren Sie Ihre Arbeit und wie sie funktioniert.
- Seien Sie für Ihre Mitarbeiter verfügbarer : Prioritäten setzen, um Zeit zu gewinnen und Ihren Mitarbeitern voll und ganz zuhören zu können.
- Unvorhergesehenes besser managen und Veränderungen verstehen : Planen Sie Ihre Arbeit, um sich Spielräume für unvorhergesehene Ereignisse zu lassen und so Transformationen effektiver zu gestalten.
- Entwickle deine emotionale Intelligenz : sich von einschränkenden Glaubenssätzen sowie von all den untergrabenden Gefühlen zu lösen, die die Arbeit untergraben und unsere Wahrnehmung der Dinge und deren Bedeutung verzerren.
Methoden und Werkzeuge zum Verwalten von Prioritäten
Die groben Umrisse einer Priorisierungsarbeit lassen sich wie folgt nachzeichnen:
- Identifizieren : alle zu erledigenden Aufgaben genau auflisten, ohne ihnen im Moment irgendeine Bedeutung oder Dringlichkeit beizumessen.
- Analysieren : klassifizieren Sie die verschiedenen oben aufgeführten Punkte: Was Sie persönlich tun müssen, was Sie delegieren können, sowie die Fristen für Maßnahmen, Dringlichkeit und Bedeutungsgrade.
- Handeln : Sobald die Prioritäten aufgelistet sind, ist es wichtig, die dringendsten schnell anzugehen und dann den festgelegten Prioritätenplan auszurollen.
- Folgen : Machen Sie regelmäßig eine Bestandsaufnahme des Projektfortschritts und der Entwicklung des Notfalls und / oder der Prioritäten, um Ihren Aktionsplan anzupassen.
Vergiss nicht delegieren, was sein kann. Alles machen zu wollen macht keinen Sinn, wenn Sie keine Zeit haben, alles rechtzeitig zu erledigen.
Nachfolgend sowie auf unseren angehängten Seiten finden Sie einige Methoden, Techniken und Werkzeuge. Es steht Ihnen frei, die für Ihre Situation am besten geeignete oder diejenige auszuwählen, mit der Sie sich am wohlsten fühlen.
Die A-B-C-D-Klassifizierung
Dies ist eine einfache Auflistung der durchzuführenden Aufgaben / Projekte. Explodieren Sie Ihre Liste nach der folgenden Klassifizierung:
- A - Die wesentlichen auszuführenden Aufgaben . Für einige stellt sich die Frage nicht, weil der Einsatz hoch ist. Sie müssen umgehend bearbeitet werden. Beachten Sie, ob sie delegiert werden und wenn ja, an wen, bis wann usw.
- B - Diejenigen, die wichtig sind, aber eine Stufe unter den ersten . Die Einsätze sind zeitlich und/oder wirkungsmäßig moderater.
- VS - Klasse hier diejenigen, die interessant zu tun sind , die aber keinen Einfluss haben. Es ist mehr.
- D - Jene Eliminieren : Sie bringen keinen Mehrwert und haben keine wirkliche Bedeutung. Dies kann bei einigen Verwaltungsaufgaben der Fall sein.
Gehen Sie jede Kategorie durch und klassifizieren Sie innerhalb jeder Kategorie neu: A1 - A2 - A2 - B1… von der wichtigsten, Priorität bis zur am wenigsten dringenden. Dadurch erhalten Sie eine priorisierte Liste.
Trick : Wenn Sie bei einer Aufgabe zögern, vergleichen Sie sie mit anderen, die bereits klassifiziert sind: "Welche der 2 ist die wichtigste?". Sie wissen, wo Sie es positionieren müssen.
Eisenhowers Bedeutungs-/Dringlichkeitsmatrix
Diese Matrix basiert auch auf 4 Boxen, die 2 Achsen kombinieren: Wichtigkeit und Dringlichkeit . Es ermöglicht die Aufschlüsselung jedes Items nach diesen 2 Kriterien, um zu einer synthetischen Lesart der Prioritäten zu gelangen. Natürlich, Aufgaben im Feld "Wichtig / Dringend" erfordern schnellstmögliches Handeln .
Sie können auch andere Kriterien berücksichtigen, wie zum Beispiel den Zeitaufwand für die Erledigung der Aufgabe oder die Berücksichtigung der einfache Verarbeitung .
(re) Entdecken Sie die Eisenhower-Matrix, um die zu delegierenden Aufgaben zu identifizieren und die Aktionen zu identifizieren.
Die POMODORO-Technik
Dieser Ansatz basiert auf der erwiesenen Tatsache, dass es völlig kontraproduktiv ist, sich während eines Arbeitstages auf eine Vielzahl von Aufgaben zu konzentrieren, ohne wirklich Pausen einzulegen.
Ziel des Ansatzes ist es, Bleiben Sie 25 Minuten lang zu 100% auf eine einzelne Aufgabe konzentriert (1 Sitzung), dann machen Sie eine Pause, bevor Sie mit einer zweiten beginnen. Nach mehreren Sitzungen wird eine größere Pause eingelegt. Eine einfache Methode, aber beeindruckende Effizienz!
Zum Nachlesen: Die Pomodoro-Technik im Detail
Die NERAC-Methode
Hier ist ein Ansatz, der es ermöglicht Steigern Sie die Effizienz im Zeitmanagement, indem Sie eine einfache Tabelle erstellen füllen. Sein Name wurde aus dem Akronym geboren, auf das er sich bezieht, wobei jeder Buchstabe eine Spalte der Tabelle darstellt:
- "N" für Notieren : Diese erste Spalte listet alle durchzuführenden Aktionen / Aufgaben / Projekte ohne Priorität oder zeitliche Reihenfolge auf.
- "E" für Schätzen : Hier geht es darum, die "erwartete Dauer" jeder der oben aufgeführten Aufgaben abzuschätzen.
- "R" für Buchen : Ziel ist es, einen gewissen Handlungsspielraum für das Unvorhergesehene zu wahren - einschließlich der Zeit, die der Geschäftsführung des letzteren zur Verfügung steht, sowie der erforderlichen Anpassungen, falls erforderlich.
- "Hat für Vermitteln : Der Grad der Wichtigkeit / Dringlichkeit jeder Aufgabe wird durch Angabe der zugehörigen Entscheidungen sowie deren Fertigstellungszeit bestimmt.
- "Es ist für Steuerung : Dies beinhaltet die Ernennung eines Managers, der für die Überprüfung der ordnungsgemäßen Ausführung der Aufgabe, der Zielerreichung, der Einhaltung von Fristen und der Analyse von Abweichungen zwischen Prognose und Ist verantwortlich ist.
Abschließend ist es wichtig zu sagen, dass Es gibt zwar eine Fülle von Tools und unterschiedlichen und unterschiedlichen Ansätzen zur Priorisierung, aber ohne echten Willen und eine gewisse Disziplin Ihrerseits geht nichts.