Sehr oft bleiben Strukturen in Betrieben, in denen Meetings aus Gewohnheit organisiert werden, gesperrt. Die Frage nach ihrer Nützlichkeit und der Art und Weise, wie sie durchgeführt werden, werden nicht in Frage gestellt, obwohl Verbesserungen möglich sind.
Das Nachdenken über eine andere Arbeitsweise ermöglicht es, aus der Routine herauszukommen, den Teams neue Impulse zu geben und vor allem an Effizienz zu gewinnen.
Abhängig von Ihren Themen und dem von Ihnen gesetzten Ziel können Sie die Animationstechnik bestimmen, die am besten zu Ihrem Problem passt.
Visualisieren Sie das erwartete Ergebnis
Was ist der Zweck des Treffens? Was willst du am Ende davon bekommen? Die Frage mag auf den ersten Blick dumm erscheinen, aber sie ermöglicht es Ihnen, ihre Ausrichtung zu definieren. Es kann sein, zu informieren, ein Projekt zu reflektieren, eine Situation zu analysieren, einen Aktionsplan zu erstellen, eine Entscheidung zu treffen, einen Konflikt zu lösen oder eine Einigung zu finden …
Nachdem Sie diese Auswahl getroffen haben, können Sie selbst über die am besten geeignete Animationstechnik nachdenken, die Ihnen den Zugriff auf das Ergebnis erleichtert. Um Ihnen zu helfen, finden Sie im Folgenden einige Techniken, mit denen Sie Ihren Meetings einen Mehrwert verleihen können.
Um ein musikbezogenes Bild zu verwenden, haben Sie sich für das musikalische Werk entschieden, das Sie komponieren möchten. Sie sind nun der Dirigent, der für die Koordination der Darbietung Ihrer Teilnehmer verantwortlich ist. Du bist dran !
Grundregeln zu befolgen
Die Effektivität einer Gruppe liegt zwischen 5 und 10 Personen. Bei mehr als 10 Personen ist es wahrscheinlich, dass sie sich in Untergruppen aufteilt, und bei weniger als 5 Personen kann eine starke Persönlichkeit die Effektivität der Gruppe zerstören. Eine optimale Teilnehmerzahl für die Effizienz liegt daher zwischen 6 und 9.
Solange es mehrere Mitglieder gibt, wie in einer Familie, Jede Institution, jedes Unternehmen oder jede Verwaltung muss zuerst die Spielregeln festlegen. Es geht nicht darum, strenge Vorschriften einzuführen, sondern durch die Vorgabe einfacher Anstandsregeln ein Klima des Vertrauens zu schaffen:
- jeder kann sich ausdrücken,
- Jedermanns Wort wird respektiert,
- alle Kommentare sollen konstruktiv sein,
- …
Diese Regeln können entsprechend der zu liefernden Antwort angepasst werden.
Die verschiedenen Animationsarten
Der runde Tisch
Der Moderator zeigt den Teilnehmern, die lernen, das Thema der Reflexion an, bevor er sich abwechselt. Wenn die Tour de Table vorbei ist, synthetisiert der Moderator die verschiedenen Reflexionen auf einer Tafel.
Diese Methode ermöglicht:
- individuelle Reflexion zu fördern,
- alle Hilfeleistungen einbeziehen,
- Feedback und Gefühle von jedem Teilnehmer zu bekommen.
Die Mindmap
Anstatt wie zuvor zerlegt zu werden, die verschiedenen Ideen werden organisiert und strukturiert. Sie verlassen sich darauf, dass die Gruppe die Baumstruktur erstellt, indem Sie verschiedene Farben oder Bilder verwenden, um die verschiedenen Wörter zu veranschaulichen.
Diese Animationstechnik:
- fördert das Auswendiglernen,
- fördert Kreativität durch Assoziationen von Ideen,
- ermöglicht es Ihnen, Informationen wie das Gehirn zu strukturieren,
- energetisiert die Gruppe und schafft Interaktivität.
Brainstorming
- Der Moderator präsentiert das Thema zur Reflexion an der Tafel, die nicht in mehrere Fragen unterteilt werden sollte.
Die Teilnehmer sprechen nach Belieben und lassen ihrer Fantasie freien Lauf. Die anderen Anwesenden äußerten sich nicht zu den genannten Ideen. Die Regulierungsbehörde formuliert es einfach um, wenn es dies für notwendig hält, ermutigt das Publikum, sich zu äußern, notiert die Ideen an der Tafel und kategorisiert sie. - In kleinen Gruppen von zwei oder drei Personen reflektieren die Teilnehmer die vorgeschlagenen Ideen, klassifizieren sie nach Prioritäten und teilen ihre Gedanken mit dem Publikum. Schließlich bietet der Moderator im Anschluss an diese Präsentationen eine Zusammenfassung, um Lösungen zu finden.
Brainstorming ermöglicht:
- die Entstehung neuer Ideen ohne Grenzen der Vorstellungskraft zu fördern,
- Kreativität umsetzen,
- Teamarbeit zu fördern und zu entwickeln.
Die Fallstudie
- Der Moderator stellt eine konkrete Situation fest als Ausgangspunkt für die Reflexion dienen.
- Jeder Teilnehmer studiert die Frage, dann werden Untergruppen von zwei bis fünf Personen gebildet um zu :
die verschiedenen Aspekte des Problems zu spezifizieren,
Lösungsvorschläge vorschlagen,
einen Vorschlag aufbewahren und klar formulieren. - Zu guter Letzt, jede Untergruppe präsentiert eine Synthese an alle Beteiligten, um durch Priorisierung Lösungen zu identifizieren.
Die Fallstudie ermöglicht:
- vertiefte Reflexion,
- Teamarbeit zu fördern,
- ein Problem lösen.
Die Wende der Frage
- Jeder Teilnehmer gibt auf einem Blatt eine Situation in Bezug auf ein Problem an technischer oder gruppenleitender Natur.
- Jeder gibt sein Blatt an seinen Nachbarn weiter, der eine Lösung anbietet. Die Blätter werden am Tisch verteilt und jeder fügt seine Details und Kommentare hinzu. Das Blatt sollte bei jedem Durchgang gefaltet werden, damit die Teilnehmer nicht durch vorherige Kommentare beeinflusst werden.
- Das Blatt geht an den Absender zurück wer studiert die Vorschläge, Bilden Sie sich eine Meinung und stellen Sie diese der Gruppe vor.
Die Fragestellung ermöglicht:
- direkte Inspiration aus den Meinungen anderer ziehen,
- sich anderen Erfahrungen oder Meinungen öffnen,
- sich der von der Gruppe aufgeworfenen Themen bewusst werden und diese reflektieren.
Das Vermittlungsgespräch
Nehmen Sie das Beispiel einer Arbeitsgruppe, in der Besprechungen in angespannter Atmosphäre stattfinden, in denen Animositäten zwischen den Mitarbeitern entstehen. Wenn Sie diese Knoten lösen wollen, führen Sie ein Vermittlungsgespräch.
Ein weiteres Beispiel, bei dem Kollegen täglich angespannte berufliche Beziehungen pflegen. Sie sind sich bewusst, dass dies die Arbeitsbeziehungen über diese persönlichen Fehden hinaus vergiftet und den Teamgeist sabotiert.
In diesen Situationen, Der Manager trifft die Protagonisten und bittet sie, sich um eine bessere Zusammenarbeit zu bemühen.
Anstatt sich mit jedem Kollegen einzeln zu treffen - was in vielen Fällen unnötig ist, bieten Sie an, mit Ihnen zu sprechen, damit das Problem endgültig behoben werden kann, bevor es komplexer wird. Bekämpfe das Böse an der Wurzel und handle!
Es geht nicht darum, einen Boxkampf zu organisieren, bei dem man die Punkte zählt, sondern sie zu ermutigen, ihre Karten auf den Tisch zu legen, "ihre Tasche zu leeren" und sich so von ihren unterdrückten Emotionen zu befreien - destruktiv für sie. sich selbst und ihre Umgebung, ob privat oder beruflich.
Dazu bieten Sie ihnen einen bestimmten Diskussionsrahmen (alle sprechen der Reihe nach, kein Urteil oder Kritik …).
Das Angehen der Wurzel des Problems wird das Vertrauen wieder wiederherstellen.
Sie können das gleiche Verfahren vor einem Meeting vorschlagen, bei dem es sehr schwierig geworden ist, darüber zu diskutieren. Wenn die Gesprächspartner von ihren Frustrationen oder ihren Missverständnissen befreit sind, kann gelassener diskutiert werden.
Erstellen Sie Ihre eigene Technik
Wenn Ihre Sitzungen nicht auf einen strengen rechtlichen oder institutionellen Rahmen beschränkt sind (Vorstand, Ausschuss usw.), können Sie mit einer anderen Technik experimentieren, um die Art der Moderation zu bestimmen, die Ihren Fragen am besten entspricht.
Diese Veränderungen, diese neuen Herangehensweisen an Fragen geben Ihrem Team, Ihrem professionellen Umfeld, Ihren Meetings neue Impulse und werden effizienter.
Denken Sie also vor Ihrem nächsten Meeting darüber nach und testen Sie es in der Sitzung!
Autor - Eric CRAIPEAU -
Seit 2008 Verwaltungsattaché, nach einer Militärkarriere im Umstieg, bekleidete Eric mehrere Positionen, in denen er aufgefordert wurde, zahlreiche Treffen im Rahmen der Führung des sozialen Dialogs zu organisieren und daran teilzunehmen.
Mit Leidenschaft für die persönliche Entwicklung und die Beziehungen, die Menschen im sozialen und beruflichen Bereich pflegen, möchte er seine Erfahrungen teilen und einige Wege bieten, die das Denken aller nähren.
Er teilt seine Erfahrungen durch das Buch, das er geschrieben hat: "Winning Meetings".
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