Zeitmanagement: Prinzipien, Werkzeuge und Methoden

Fühlen Sie sich überarbeitet? Verlassen Sie das Büro manchmal spät oder sogar sehr spät? Haben Sie den Eindruck, dass Ihre Tage aus zu lösenden Sorgen, zu lösenden Problemen, Spannungen, Stress bestehen? Vielleicht ist es interessant, sich mit Ihrem Zeitmanagement zu befassen und ein paar einfache, aber wirkungsvolle Prinzipien aufzustellen, damit sich Effizienz wieder auf Gelassenheit reimt!

Warum sollten Sie Ihre Arbeitszeit besser einteilen?

In unserem geschäftigen und ultra-vernetzten Leben wird jetzt jeder Tag, jede Stunde, jede Minute gezählt, seziert, aufgezeichnet, abgerechnet … Es ist daher besser, ein Meister der Kunst des Zeitmanagements zu werden, wenn Sie nicht verlieren wollen Steuerung.

Wer versucht ist, dies nicht zu berücksichtigen, wird schnell von der Uhr, dem Kalender oder auch einem Tagebuch voller Mahnungen zum Bestellen eingeholt… Urlaub, ganz anders im Berufsleben, wo alle Protagonisten immer knapper werdenden Fristen hinterherlaufen.

Die Vorteile, Ihre Zeit zu kontrollieren, haben mehrere Auswirkungen und sind zahlreich:

  • Effizienz- und Produktivitätsgewinn : besser strukturiertes Arbeiten, Pausenzeiten, ein aufgeklärterer Blick auf Aufgaben und Fristen etc.
  • Freizeit : Sei es, um aufmerksamer auf Ihre Mitarbeiter zu sein, zu trainieren oder einfach nur durchzuatmen und frische Luft zu schnappen.
  • um sich von einer Dosis Stress zu befreien : ein vom Gewicht der Unsicherheiten befreiter Geist, eine reduzierte mentale Belastung.

Wie können Sie Ihre Zeit besser verwalten?

Es gibt keine schnelle Lösung, wenn es um Zeitmanagement geht. Wie bei jedem Spitzensportler hängt alles davon ab, zu wissen, wie Sie Ihre Anstrengungen intelligent managen. Ein Minimum an Organisation und Strenge ist daher ebenso gefragt wie eine gute Portion gesunden Menschenverstand!

Zeitmanagement: Grundprinzipien

Sei organisiert

Tausend Hasen auf einmal hinterherzulaufen macht Sie nicht zu einer effizienteren oder produktiveren Person. Nur weil Sie einen vollen Terminkalender haben, heißt das nicht, dass Sie produktiver sind. Zeitfresser sind nicht immer dort, wo sie erwartet werden.

Wenn Sie beispielsweise inmitten von losen Papieren und anderen Dokumenten auf Ihrem Schreibtisch nach einer wichtigen Datei suchen, während Ihr gesamtes Team auf eine Überprüfung wartet, kann dies die Produktivität Ihres gesamten Teams beeinträchtigen.

Damit, Planen Sie Ihre Aufgaben richtig, sorgen Sie dafür, dass Ihre Arbeit effizient strukturiert ist und Ihr Schreibtisch ergonomisch und logisch aufgeräumt ist für Sie ist ein erster Schritt zu einem feinen Zeitmanagement.

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Setzen Sie sich persönliche Ziele

Wissen, wohin wir gehen. Hier ist eine weitere Säule, wenn es um Zeitmanagement geht. Ziele ermöglichen es Ihnen, vorwärts zu kommen, während Sie auf Kurs bleiben. Sie bieten diesen Vorteil von einfach und genau wissen, wo wir stehen und was noch zu tun ist , insbesondere wenn es sich um S.M.A.R.T. - Einfach, messbar, akzeptabel, realistisch und vorübergehend definiert.

So können Sie sich wöchentliche, monatliche oder sogar tägliche Ziele setzen, um die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit adäquater zu artikulieren.

Setzen Sie sich für mehr Effizienz SMARTe Ziele!

Definiere deine Prioritäten

Durch das Priorisieren können Sie Ihre Zeit effizienter und effektiver einteilen, aber auch Ihre emotionale Intelligenz entwickeln, indem Sie lernen, Ihren Stress weise zu nutzen, anstatt sich davon überwältigen zu lassen.

Es stehen Ihnen viele Methoden zur Verfügung, um Ihre Prioritäten zu klären und damit an Effizienz zu gewinnen. Die Grundzüge bleiben jedoch ähnlich:

  • identifizieren die zu erledigenden Aufgaben,
  • analysieren den Grad der Dringlichkeit und Wichtigkeit,
  • handeln ausreichend,
  • einen regelmäßigen Punkt machen .

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Prioritäten besser verwalten können, indem Sie Ihre Aufgaben priorisieren

Nicht mehr aufschieben

Etwas aufzuschieben, was jetzt getan werden kann, ist eine echte Aktionsbremse was zum Beispiel erhebliche Auswirkungen auf Produktivität und Termintreue haben kann. Es ist auch eine Quelle von Anspannung, Demotivation, Frustration und trägt letztendlich zur Erhöhung der psychischen Belastung bei.

Wenn Zaudern also manchmal unvermeidlich ist, ist es dennoch eine dieser schlechten Angewohnheiten, die man besser ablegen sollte.

Hören Sie auf zu zögern für mehr Effizienz!

Wissen, wie man Nein sagt

Eine Ablehnung äußern zu können ist eine Schlüsselkompetenz. Das erlaubt nicht nur sich behaupten und respektiert werden , aber es vermeidet auch, mit Aufgaben überfordert zu werden, die nicht unsere sind oder delegiert werden könnten.

Lerne, effektiv nein zu sagen

Steigern Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit

Zu wissen, wie man sich konzentriert, ermöglicht Schalten Sie Ihr Gehirn in den "Arbeitsmodus".

Ganz in dem zu sein, was Sie tun, ist ein Garant für Effizienz. Die Konzentrationsfähigkeit ermöglicht es Ihnen, Sorgen und andere Sorgen für einen Moment zu evakuieren, Umgebungsgeräusche und Ablenkungen zu ignorieren, um sich vollständig im gegenwärtigen Moment zu verankern und so an Produktivität zu gewinnen.

Verbessern Sie Ihre Konzentration bei der Arbeit

Pausen machen

Es ist alles andere als kontraproduktiv, sich tagelang nicht effektiv konzentrieren zu können, sich die Zeit zu nehmen, eine Pause einzulegen, frische Luft zu schnappen und zu atmen. Andererseits, Pausen reduzieren Stress und versorgen das Gehirn mit Sauerstoff .

Zeitmanagement-Methoden und -Tools

Die Herausforderung in diesem Bereich besteht darin, Zeigen Sie Konsistenz in Ihrem Ansatz. Denn wie bei einer Diät führt eine Abweichung zur anderen, bis sie wieder in die Ausgangssituation zurückfällt.

Es gibt viele Techniken und Werkzeuge, um dies zu erreichen. Der schwierigste Teil ist vielleicht die Entscheidung, welche Methoden eingeführt werden sollen und sich daran zu halten. Wir haben einige bewährte Methoden ausgewählt. Es liegt an Ihnen, sie sich anzueignen – oder nicht – und sie optimal zu nutzen!

GTD-Methode

Hier ist ein ganzheitlicher Ansatz für das Zeitmanagement: Getting Things Done – oder die Kunst, Dinge zu erledigen – die sich um 5 Aktionen dreht:

  • sammeln : die zu erledigenden Aufgaben identifizieren,
  • behandeln : Handlungsbedarf analysieren,-
  • organisieren : Orchestrieren nach Wichtigkeit, Dringlichkeit,
  • überarbeiten : den Fortschritt verfolgen,-
  • handeln abhängig von den zuvor ausgewählten Optionen.

Auch wenn der erste Schritt der Erstellung einer To-Do-Liste mühsam erscheinen mag, spart Ihnen dieses Tool wertvolle Zeit, sowohl im beruflichen als auch im privaten Leben.

Machen Sie sich mit der Getting Things Done-Methode vertraut

Aufgabenliste

Von einigen befürwortet, von anderen kritisiert, ist die "To-Do-Liste" oder Liste der Dinge, die auf Französisch zu tun sind, ein relativ einfaches Werkzeug für diejenigen, die wissen, wie man sich daran hält. Die "Schwierigkeit" besteht darin, nicht zu überladen, prägnant zu bleiben und dabei klar und präzise zu sein.

Das Prinzip ist immer das gleiche: eine klare Vorstellung von Ihrer Agenda haben. Wie bei den anderen Ansätzen geht es also um:

  • aufführen die auszuführenden Maßnahmen, die zu erledigenden Aufgaben,
  • Priorität zuweisen für jeden,
  • klassifizieren durch Priorisierung nach einer definierten Priorität.

Erfahren Sie, wie Sie eine effektive To-Do-Liste erstellen!

Pomodoro-Technik

Diese einfache Methode wurde in den 1980er Jahren von Francesco Cirillo entwickelt und soll Ihnen dabei helfen, rEster konzentrierte sich 25 Minuten lang auf eine einzige Aufgabe - 1 Sitzung - dann machen Sie eine kurze Pause, bevor Sie eine weitere 25-minütige Sitzung beginnen.

Die Idee ist, dass es kontraproduktiv ist, sich länger auf eine Aufgabe zu konzentrieren und dass es wichtig ist, das Gehirn zwischen zwei Aufgaben für einige Minuten auszuschalten.

Auch hier ist die Methode nur wirksam, wenn sie für Ihren Betrieb geeignet ist.

(wieder) entdecken Sie die Pomodoro-Methode, die als Tomatentechnik bekannt ist, um Dispersionen zu vermeiden.

Eisenhower-Matrix

Diese einfache Methode ermöglicht es Ihnen, die verschiedenen zu erledigenden Aufgaben zu reflektieren und einen Schritt zurückzutreten. Es hat die Form eines Modells, das in 4 Quadranten unterteilt ist, die jeweils einem bestimmten Grad an Bedeutung und Dringlichkeit entsprechen:

  • Aufgaben wichtig und dringend die vorrangig behandelt werden,
  • die Elemente wichtig, aber nicht dringend was geplant werden muss,
  • die Gegenstände nicht wichtig, aber dringend die sofort bearbeitet oder delegiert werden sollten,
  • Aufgaben nicht wichtig und nicht dringend deren Behandlung abgebrochen oder eingestellt wird.

Verwenden Sie die Eisenhower-Matrix, um Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu kategorisieren

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