✅ So entwickeln Sie eine Agenda für ein Meeting

Sobald wir über ein Treffen sprechen, Produktivität reimt sich auf eine Agenda, die im Voraus vorbereitet, durchdacht, geschrieben und geteilt wird! Dies, um das allzu häufige Syndrom der akuten sterilen Reunionitis zu vermeiden …

Was ist eine Tagesordnung?

Insgesamt ist dieses Tool eine Einladung zur Teilnahme an einem Treffen mit anderen sorgfältig benannten und präsentierten Personen an einem bestimmten Ort, Datum und Uhrzeit zu einem bestimmten Thema, begleitet von einem kurzen Festprogramm.

Zu oft unterschätzt, Eine effektive und gut gegliederte Tagesordnung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Meeting. Er definiert einen Rahmen für die Diskussionen, bereitet alle auf das Gesagte vor und zeichnet am Ende des Meetings die erwarteten Ziele auf. Darüber hinaus werden sich die Teilnehmer des Wertes ihrer Präsenz bewusst und geben ihrer Mission so noch mehr Bedeutung.

Warum einen Besprechungsplan erstellen?

Das Erstellen und Schreiben einer Tagesordnung, die Sie nach Fertigstellung an alle Teilnehmer des geplanten Meetings senden, trägt dazu bei, die Botschaft zu senden, dass das Meeting tatsächlich produktiv sein wird. Sie laden all diese kleinen Leute nicht zum Vergnügen ein, sie zu sehen oder zu banalen Diskussionen, die so zeitraubend wie steril sind.

Während es im Allgemeinen als einfache Gliederung der zu behandelnden Themen angesehen wird, ist eine gut gegliederte Agenda viel mehr als das. Unter den großen Vorteilen eines solchen Tools können wir die folgenden Punkte hervorheben:

es ermöglicht den Teilnehmern, feststellen, ob ihre Anwesenheit eine echte Notwendigkeit ist oder nicht (technische Informationen, die die Anwesenheit ihres Autors nicht rechtfertigen, können beispielsweise per E-Mail an alle Teilnehmer vorgelagert werden). Das vermeidet bei manchen ein mehr oder weniger berechtigtes Gefühl einer echten Zeitverschwendung.
es bietet jedem die Möglichkeit Gutes zu tun das Treffen vorbereiten, insbesondere deren mögliche Eingriffe und/oder Fragen. Jeder kommt mit voller Kenntnis der Fakten und hat die Gewissheit, Fortschritte in dem Thema / Projekt gemacht zu haben.
er Rahmen der Sitzung, sowohl formal als auch inhaltlich, um Überläufe, Off-Topic, etc. zu vermeiden.
es bildet a große Unterstützung für den Moderator in seiner Rolle als Dirigent.
er ist ein ausgezeichnetes Erfolgsbarometer oder nicht des Meetings in Bezug auf Effizienz und Produktivität.

Wie erstellt man eine Meeting-Agenda?

Konkret muss die Agenda, die Sie mit Ihren Mitarbeitern teilen, wie jedes Dokument klar, präzise, prägnant, aber auch ansprechend genug sein, um gelesen zu werden! Hier einige Tipps zur Zubereitung:

einen Titel vergeben auf Ihrer Agenda: Die Gäste wissen von Anfang an, worum es geht.
spezifizieren Sie die Art des Treffens : Vorstand, ordentliche Versammlung, Vorstandssitzung, monatliche Dienstsitzung usw.
das Oberziel genau notieren des Treffens, damit alle in die gleiche und richtige Richtung gehen.
Geben Sie den Ort sowie das genaue Datum und die genaue Uhrzeit an (Start- UND Endzeit) des Meetings.
die Teilnehmer kurz vorstellen : wer (Kollegen, Lieferanten, Anwälte usw.), warum (Funktion und Rolle jeder Person bei diesem Treffen).
zitieren Sie chronologisch alle Themen, die abgedeckt werden während dieses Interviews mit jeweils der ihm zugewiesenen Zeit. Zuvor haben Sie natürlich jeden Redner gewarnt und ihn nach der Zeit gefragt, die er für die Präsentation seines Themas für notwendig hält. Es geht hier nicht darum, jedes Element detailliert zu beschreiben, sondern es sehr prägnant zu definieren.
Setzen Sie das Ziel für jeden Punkt angesprochen.
ein paar pausen machen die auch bei längeren Debatten als ursprünglich geplant genutzt werden kann - im Rahmen des Zumutbaren!
planen Sie zusätzliche Zeit am Ende des Meetings ein für alle Fragen und / oder die Organisation eines zukünftigen Interviews.
Stellen Sie sicher, dass die Referenten Ihre Agenda validieren und dass sie während dieses Treffens keine anderen Themen zu besprechen haben.
Korrektur lesen und / oder Korrektur lesen lassen Ihre Tagesordnung und senden Sie diese zum geeigneten Zeitpunkt (mindestens 1 Woche vor der Sitzung - Achtung, einige sehr formelle Sitzungen erfordern eine gesetzliche Frist sowie ein spezielles Einberufungsverfahren).
Halte dich am großen Tag an deinen Zeitplan !

Notieren
Wenn einige Gäste von außerhalb Ihres Unternehmens eine Schlüsselrolle spielen und nicht allen Teilnehmern bekannt sind, planen Sie zu Beginn der Sitzung Zeit ein, damit sie sich vorstellen und sich um ihre Anwesenheit kümmern können.

Im Falle eines Last-Minute-Meetings – es kommt manchmal vor, wenn alle Teilnehmer versammelt sind, gehen Sie um den Tisch herum, damit jeder schnell das Thema vorstellt, das er besprechen muss, und den Endzeitpunkt Ihres Interviews bestimmen, um die Dinge gleich zu gestalten die Fledermaus. Machen Sie sich Notizen und erstatten Sie allen Teilnehmern Bericht, damit jeder den Überblick behalten kann, was während dieses Meetings gesagt wurde.