In der Wirtschaft sagen wir oft: „Wir werden eine Arbeitsgruppe gründen“. Was auch immer das Projekt ist, alles unterliegt einem Arbeitstreffen. Laut einer Studie der Firma Wisembly verbringen Führungskräfte 27 Tage im Jahr in Meetings. Dafür ist es wichtig, dass diese Arbeitsgruppen gut aufgebaut sind und ein ausgewogenes Verhältnis zwischen der Expertise jeder Person im Projekt und ihrer Rolle innerhalb des Kollektivs aufweisen.
Was ist eine Arbeitsgruppe?
Eine Arbeitsgruppe ist ein Zusammentreffen mehrerer Personen, um ein Projekt zu konzipieren und durchzuführen oder ein Problem zu lösen.
Die Idee ist, Fähigkeiten und Energien zu kombinieren, um besser und mehr zu produzieren, als jeder Einzelne einzeln tun würde. Das Interesse ist da: die Kraft des Kollektivs zu mobilisieren, um Probleme zu lösen, Chancen zu erkennen und zu nutzen.
Schritte zum Erstellen einer Gruppe
Der erste Schritt besteht darin, die Herausforderungen des Projekts klar zu definieren. Dazu können Sie ein Projektblatt erstellen, mit dem Sie später die Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe identifizieren können:
- Beschreiben Sie die Ziele des Projekts
- Bestimmen Sie ein Start- und Enddatum für das Projekt
- Beschreiben Sie den ursprünglichen Kontext und den Zweck
- Entscheiden Sie sich für die Strategie, die Sie anwenden möchten
Dies wird uns dazu führen, die Ressourcen zu identifizieren: die Experten in jedem Aktivitätsbereich, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Das heißt, definieren Sie klar, wer was tut, um alle Felder des Projekts auszufüllen.
Ideal sind maximal fünf Personen in einer Arbeitsgruppe und eine ungerade Zahl, damit die zu treffenden Entscheidungen von der höchsten Zahl gewonnen werden.
Von dort aus können die Arbeitsgruppensitzungen beginnen.
Rollen innerhalb der Arbeitsgruppe
Bei dieser Art von Meeting, wenn die Rollen der einzelnen Mitglieder nicht definiert sind, können wir die folgenden Situationen finden:
- Gruppenpilot spricht die ganze Zeit
- Es wird keine Entscheidung getroffen
- Das Meeting, das 1 Stunde dauern sollte, zieht sich in die Länge usw.
Wie stellen Sie sicher, dass sich nicht das gesamte Meeting auf eine Person konzentriert und Entscheidungen rechtzeitig getroffen werden?
Es ist wichtig, den Beitrag jedes Mitglieds der Gruppe zu bestimmen und den Dialog und die Kommunikation zu fördern.
Als Beispiel hier ein Rollensystem, das während einer Arbeitsgruppensitzung definiert werden kann (Rollen unterscheiden sich von Expertenrollen).
Dies ist eine Methode, die von Alain CARDON, einem Spezialisten für Teamcoaching, entwickelt wurde und darauf abzielt, die Effizienz von Meetings zu verbessern.
Die Rollen sind wie folgt:
- Ein Animateur: in der Regel der Pilot des Projekts. Der Moderator ist anwesend, um den Ablauf des Meetings zu erleichtern, die Tagesordnung vorzubereiten, sicherzustellen, dass das Thema behandelt wurde usw.
- Ein Entscheidungsschub: diese Person ist anwesend, um das Thema voranzutreiben. Er ist da, um zu warnen, wenn die Themen des Tages nicht angesprochen und Entscheidungen nicht getroffen werden.
- Ein Zeitbewahrer : Er wird dafür sorgen, dass das Meeting pünktlich endet. Er hilft beim Timing der Interventionen jedes Mitglieds der Gruppe (wenn die Interventionszeit zu lang ist, wird er nicht zögern, die Intervention zu stoppen, um das Treffen voranzubringen).
- Ein Schreiber: es ermöglicht Ihnen, die während des Meetings getroffenen Informationen und Entscheidungen zu transkribieren und dann einen Bericht zu bearbeiten
- Ein Trainer: der Coach tritt einen Schritt zurück von dem, was während des Meetings passiert und beobachtet, wie es läuft (wenn die Rollen gut erfüllt sind, zwischen den Mitarbeitern zuhören, die Beteiligung aller usw.)
- Ein Logistiker: er sorgt für die Verfügbarkeit von Geräten (Computer, Overheadprojektor, Besprechungsraum usw.). Der Logistiker kann Mitglied außerhalb der Arbeitsgruppe sein.
Damit diese Methode funktioniert, müssen die Rollen für jede Besprechung ausgetauscht werden.
Haben unterschiedliche Persönlichkeiten (Kommunikationsstile)
Es gibt vier Kommunikationsstile:
- Eine Person, die auf Tatsachen basiert: es kommuniziert leicht und ist strukturiert. Sie spricht über Ergebnisse, Leistung und Ziele. Sein Verhalten ist pragmatisch, direkt und energisch.
- Ein methodischer Mensch: beruhigende Persönlichkeit, die der Arbeitsgruppe Stabilität und Methode verleiht. Sie spricht über Planung und Organisation. Seine Stärken: interessiert sich für Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge
- Eine menschenzentrierte Person: sehr ausdrucksstarke Kommunikation, die auf die Beziehung zu anderen ausgerichtet ist. Diese Art von Person hat sehr gute Beziehungen zu Menschen und kann sich leicht ausdrücken.
- Eine Person, die sich auf Ideen konzentriert: Sie sind kreative Menschen, die mit Sicherheit sagen, was ihnen in den Sinn kommt. Fähigkeit, Ideen zu projizieren und innovativ zu sein.
Es ist interessant, alle vier Kommunikationsstile in einer Arbeitsgruppe zu haben, da jeder Schlüsselelemente mitbringt, die das Thema voranbringen.
Im Internet gibt es Tests, um seinen Kommunikationsstil zu kennen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass jeder eine wichtige Rolle in einer Arbeitsgruppe spielt und etwas zu anderen Teammitgliedern beitragen kann.
Eine Arbeitsgruppe sollte nicht mit einer Gruppe von Teilnehmern an einer Sitzung verwechselt werden (wie z der Start eines Projekts zum Beispiel ).
