Mit vielen Ausstellern und einem großen Fachpublikum - oder zumindest Spezialisten auf diesem Gebiet - sollen diese Veranstaltungstreffen an ein und demselben Ort - in der Regel über einen kurzen Zeitraum - den Austausch zwischen Fachleuten derselben Branche fördern und entwickeln der Aktivität.
Zusammenfassung
- Warum auf einer Messe ausstellen?
- - Was sind die Vorteile dieser Art von Veranstaltung?
- Die wichtigsten Etappen
- - Vor der Veranstaltung - Vorbereitung der Show
- - Während der Veranstaltung
- - Nach der Operation
Warum auf einer Messe ausstellen?
Diese Veranstaltungen sind aufgrund der Tatsache, dass sie Angebot und Nachfrage für dieselbe Veranstaltung zusammenbringen, großartige Gelegenheiten, sie zu ergreifen! Wie immer, unter der Bedingung, dass Sie Ihre Teilnahme sorgfältig vorbereiten und nichts dem Zufall überlassen!
Ein Messeauftritt ist kein Instrument der Kommunikationsabteilung. Es ist ein sehr relevanter Hebel für mehrere Abteilungen des Unternehmens. Natürlich in erster Linie die Verkäufer, aber auch die Produktmanager, Marktmanager, Design Office Manager etc. Neue Interessenten erkennen, Kunden binden, neue Partner treffen, Markttrends spüren, Chancen nutzen oder über die neuesten Innovationen auf dem Laufenden bleiben… All dies bietet Ihnen eine Messebeteiligung!
Welche Vorteile bietet eine Messe?
Unter den vielen Interessen, die auf einer Messe ausgestellt werden können, finden wir:
- Sichtbarkeit des Unternehmens: Die Präsenz in den Kommunikationsmedien einer Messe erweitert die Sichtbarkeit eines Unternehmens erheblich. Tatsächlich werden diese Unterstützungen an viele Besucher verteilt und erhöhen so die Kontaktmöglichkeiten für das Unternehmen. Außerdem wer sagt Stand, sagt Werbeprospekte und andere ausstellerspezifische Kommunikationsmittel (Werbeobjekte, Muster etc.). Diese Stützen sind in dieser Hinsicht unabdingbar, in ausreichender Menge und für den Anlass optimiert. Die Teilnahme an einer solchen Veranstaltung kann darüber hinaus einem neuen Unternehmen auf dem Markt Glaubwürdigkeit verleihen.
- Präsentation neuer Produkte / Dienstleistungen: Eine Messe ist eine einmalige Gelegenheit, einem Gremium potenzieller Kunden oder Akteure, die Experten auf diesem Gebiet sind, ein neues Know-how oder eine Innovation (Modelle, Prototypen, Vorführungen, Filmvorführungen oder öffentliche Präsentationen oder Konferenzen, die vom Wohnzimmer organisiert werden) zu zeigen ).
- Treffen mit neuen Perspektiven: viele Messebesucher sind potenzielle Käufer. Es ist eine einzigartige Gelegenheit, sich ihnen zu nähern und sie zu erobern!
- Kundentreue: unter den Besuchern sind einige bereits Kunden des Ausstellers. Eine Show kann dann eine Chance sein, engere Beziehungen zu ihnen aufzubauen, ihnen spezifische Angebote / Rabatte in Bezug auf die Show usw. Kurz gesagt, um sie in Ihrem Kundenbuch zu behalten und vor allem dazu zu bringen, dass sie dort bleiben möchten!
- neue Synergien knüpfen: Fachveranstaltungen sind eine einzigartige Gelegenheit, mit neuen Partnern mit unterschiedlichem Hintergrund (Lieferanten, Investoren, Sponsoren usw.) in Kontakt zu treten.
- Humanisierung von Beziehungen: Hier ist eine tolle Gelegenheit, sich mit seinen Kunden / Lieferanten / Geschäftspartnern auf menschlichere Weise auszutauschen (bei einem Drink, in der Mittagspause, einem Abendessen, einem Cocktail usw.) und manchmal sogar einem Kontakt endlich ein Gesicht zu geben !
An einer Messe teilnehmen – die wichtigsten Schritte
Die Teilnahme an einer Messe ist wirklich wie ein Projekt. Vor allem sollte es sein Wählen Sie sorgfältig die professionellen Veranstaltungen aus, an denen Sie teilnehmen möchten, basierend auf Ihren Zielen und Ihrer Strategie. Dann kommt die Vorbereitungszeit: Wer nimmt teil? Welche Kommunikationsmittel werden verwendet? Welche Bilder? Welchen Stand soll man wählen?… Der Aufbau einer Retro-Planung ist günstig, um einen guten Überblick über die anstehenden Aufgaben, deren Organisation in Bezug auf Zeitplan, Dauer, Mittel usw. zu haben.
An dem Tag muss jeder anwesende Mitarbeiter seine Rolle kennen. Kommerzielle Broschüren und andere Werbematerialien sollten bereitstehen. Der attraktive und gut platzierte Stand.
Sobald die Türen der Messe geschlossen und der Stand abgebaut ist, folgt eine Arbeit der Nachbesprechung, des Feedbacks und der sorgfältigen Überwachung, um den besten Nutzen aus dieser Veranstaltung zu ziehen.
Vor der Veranstaltung: Bereiten Sie sich auf die Show vor
Eine Messe kann nicht in letzter Minute vorbereitet werden. Im Allgemeinen ist es die Organisation, die die Ausstellung erstellt, die die Aussteller auf ihrer Reise führt. Die Anmeldung zu einer Fachveranstaltung als Aussteller erfolgt in der Regel Monate im Voraus. Manche Demonstrationen sind in der Organisation drakonisch und dulden keine Verzögerung. Daher ist es wichtig, sich im Voraus gut zu informieren! Je früher die Anmeldung erfolgt, desto größer sind die Chancen auf einen ideal platzierten und konfigurierten Stand. Wer zuerst registriert, mahlt zuerst (natürlich nach individuellem Budget und Möglichkeiten!).
Zuvor ist es wichtig, richtig legen Sie die Ziele für diese Veranstaltung fest. Die Auswahl der Show wird nach folgenden Kriterien getroffen: Tätigkeitsbereich, Thema, Ort, Termine, Workshops / Konferenzen / mögliche Debatten usw. Anschließend müssen die Mittel festgelegt werden, die zugewiesen werden: Budget, Personal, Material usw.). Idealerweise ist die Ernennung eines „Show“-Projektteams, das Personen aus verschiedenen Abteilungen (Marketing, Kommunikation, Vertrieb etc.) zusammenbringt und das Gesamtprojekt steuert, ein Garant für den Erfolg. Zumal generell von Jahr zu Jahr eine Show geplant ist.
Sobald all dies validiert ist, ist es an der Zeit, Maßnahmen zu ergreifen!
Retro-Zeitplan
Dies ist das unverzichtbare Werkzeug zur Vorbereitung einer Messe! Da das Datum und der genaue Ort selten geändert werden können (jedenfalls wegen der Aussteller), ist es wichtig, von dort aus rückwirkend die gesamte Planung des Projekts "Teilnahme an einer solchen Show" durchzuführen.
Normalerweise sind die Schritte wie folgt:
- Anmeldung vom Unternehmen zum Event
- Platzreservierung: die lage des standes auf der messe sowie seine größe sind vor allem eine frage des budgets.
- Standkonfiguration nach Standort: wesentlicher Schritt zum Erfolg, um mit dem nächsten Schritt zu arbeiten!
- Möbel- und Dekorationsreservierung : Der Stand ist die Identität des Unternehmens für die Dauer der Messe. Daher ist es wichtig, auf das Design, die Farben und die Atmosphäre des letzteren zu achten.
- Reservierung von Hotels und möglicher Transport für das Team, das auf dem Stand sein wird
- Überprüfung der Gültigkeit von Personalausweisen / Reisepässen / Visa notwendig (auf administrative Verzögerungen achten)
- Vorbereitung von Kommunikationsmedien (Broschüren, Visuals, Firmenlogo, Beschilderung, Werbeartikel, Modelle, Prototypen, Visitenkarten, Firmenfilm, etc.)
- Kommunikation starten (soziale Netzwerke, Mailings, Werbebeilagen etc.) sowie Einladungen
- das Team trainieren und einweisen wer wird auf dem stand sein
Checkliste
In den Tagen vor der Messe bis zum Tag vor der Veranstaltung sind einige Kontrollen erforderlich:
- Lage und komplette Möblierung
- Vergabe von Hotelzimmern und Fahrkarten
- Verteilung von Lounge Access Badges und anderen Fahrzeugaufklebern
- Prüfung von Kartonagen, Broschüren und anderen Kommunikationsmitteln
- Konstitutionskarton "Bausatz für alles": Schere, Stifte, Klebeband, Heftklammern, Kleber, Papiere, Papierhandtücher, Papierhandtücher, Geschirr, Reinigungsmittel usw.
- Überprüfung der Anschlüsse am Ständer
- Briefing Dresscode: mit, immer im Sinne, dass das auf der Messe anwesende Team das Image des Unternehmens repräsentiert!
Während der Veranstaltung
Einen Messestand zu betreiben, hört nicht damit auf, hinter Ihrem Tresen zu bleiben, bis ein Besucher sich nähert! Hier also einige Ideen für eine erfolgreiche Show:
- halten Sie Ihren Stand bereit, sobald sich die Messetüren öffnen
- Gehen Sie zu Besuchern und heißen Sie sie herzlich willkommen (seien Sie einladend und lächeln Sie, vermeiden Sie den Honigstil)
- bieten Kaffee und Kleingebäck oder andere lokale Produkte an
- Jeden hergestellten Kontakt (Name, Kontaktdaten, Firma, Funktion, Empfehlung zur Weiterverfolgung nach der Messe etc.) auf einem dafür vorgesehenen Dokument vermerken, um seine Kundenakte aktuell zu halten und zu erweitern.
- Entdecken Sie die Stände anderer Aussteller (dies kann Anregungen für eine zukünftige Teilnahme geben, ermöglicht aber auch eine diskrete Beobachtung eines bestimmten Sektors)
- animieren oder an den verschiedenen Aktivitäten der Show teilnehmen: Konferenzen, Debatten, Workshops usw.
- aktiv und dynamisch bleiben bis die Messetore schließen
Nach der Operation
Wenn die Veranstaltung vorbei ist, endet die Arbeit damit nicht. Geschäftskontakte, Dokumentationsanfragen und dergleichen müssen zeitnah bearbeitet werden. Dazu ist es ratsam, sich auf das von den verschiedenen Mitgliedern des Ausstellungsteams ausgefüllte Dokument zu verlassen.
Eine Nachbesprechung bezüglich der Teilnahme an der Show ist ebenfalls unerlässlich, um eventuelle Schluckaufe zu berücksichtigen, um diese zu beheben und beim nächsten Mal noch besser zu sein!
