Wozu dient eine Opportunity-Studie? Was ist ein Geschäftsfall?
Die Chancenstudie wird dem Projekt vorgeschaltet. Es validiert die Daseinsberechtigung des Antrags (und damit der Arbeit), den Kontext, seine Relevanz, den erwarteten Gewinn im Verhältnis zu den entstandenen Mitteln und Kosten.
Sie beantwortet die Fragen: Was? Wieso den ? Wer ? Und wie ?
Nicht zu verwechseln mit dem Geschäftsmodell
Das Ziel ist ein "Go oder No-Go" nach Prüfung, ob es sich für das Unternehmen lohnt, das Projekt durchzuführen.
Diese Studie kann für alle Arten von Bereichen verwendet werden: Technik, IT, aber auch kaufmännisch, Marketing, Organisation (digitale Transformation) …
Beispiel: Ist es sinnvoll, eine neue Vertriebsagentur zu gründen => wenn ja, Arbeitsbeginn, wenn nein => Aufgabe
Für ein bescheidenes Projekt kann der Business Case auf einer einfachen PDF-Seite zusammengefasst werden. Es ist immer interessant, das Wesentliche aufzuschreiben. Die Ideen sind klarer, die Ungereimtheiten werden aufgedeckt …
Für eine komplexe Arbeit nimmt es die Form einer aufwendigen Datei an und bleibt gleichzeitig zugänglich, effizient, Verkäufer!
Warum eine Opportunity-Studie erstellen?
Dieses Dokument ist eine Entscheidungshilfe. Es synthetisiert alle Daten, die für eine fundierte Entscheidung erforderlich sind.
Für einen Projektleiter ist es auch eine Unterstützung, um zu überzeugen: Relevanz und Wirtschaftlichkeit zu demonstrieren.
Ein weiteres Interesse: Der Antragsteller hat die Beweggründe für ein Projekt mehr oder weniger klar vor Augen. Das Schreiben eines Business Case ermöglicht es Ihnen, Informationen zu überprüfen und mit allen Beteiligten zu teilen. Jeder hat somit den gleichen Informationsstand.
Hinweis: Der Business Case kann im Rahmen des Change Managements verwendet werden, um die aktuelle Situation / die zukünftige Situation zu erläutern.
Wer schreibt den Business Case?
Dies ist normalerweise der Projektsponsor, wenn diese Rolle vorhanden ist. Andernfalls wird diese Aufgabe jedem anderen Bewerber übertragen, der über eine ausreichende Basis im Unternehmen verfügt, um eine Arbeit aufzunehmen.
In manchen Fällen kann auch ein Projektleiter diese Rolle übernehmen. Vor allem, wenn das Projekt "in der Pipeline" ist und es gilt, das Management von seinen Vorzügen zu überzeugen, es zu starten.
Der Antragsteller kann zur Untermauerung seiner Analyse auf interne oder externe Fachkenntnisse in den Bereichen Personal, Finanzen, Techniken usw. zurückgreifen.
Die Teile einer Opportunity-Studie
Es gibt kein Standard-Business-Case-Framework. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Praktiken und Gewohnheiten. Manager GO! bietet Ihnen einen strukturierten Plan in 8 Schritten:
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Zusammenfassung
Es besteht aus wesentlichen Informationen. Es erklärt in wenigen Zeilen den Grund für das Projekt, die erwarteten Ergebnisse und die mobilisierten Ressourcen.
Es ist wichtig, diese Einführung gut zu pflegen, da der erste Eindruck im Entscheidungsprozess viel zählt.
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Darstellung des Problems oder der Gelegenheit
Dieser Teil beantwortet die Frage: Was?
Es beschreibt die Anfrage: das zu lösende Problem oder die zu ergreifende Gelegenheit.
Tipp: Finden Sie die richtige Ebene in der Tiefe und Detailliertheit der Erklärungen. Ziel ist es, genügend Informationen bereitzustellen, um das Publikum zu überzeugen, ohne es in überflüssigen und kontraproduktiven Details zu ertränken.
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Analyse der Situation
Dieser Schritt hilft, den Grund für das Problem oder die Entstehung der Gelegenheit zu verstehen. Es bietet zusätzliche interne und externe Elemente zu verschiedenen Bereichen: Umwelt, Wettbewerb, Finanzen usw.
Zu sehen - Das Pestel-Tool ist ideal, um eine Umweltanalyse zu formalisieren. Genauso wie die SWOT für strategisches Denken.
Die Analyse bietet eine detaillierte Vision, um zu verstehen, wie die Fakten, die Handlungen … miteinander verbunden sind, um die gegebene Situation zu erzeugen.
Ein Beispiel: Der verschärfte Wettbewerb um unsere Flaggschiff-Produkte und neue, restriktivere Umweltauflagen zwingen uns, unser Sortiment zu überarbeiten.
Oder für eine Gelegenheit, wie die Artikulation von Elementen eine Gelegenheit schafft.
Die Analyse der Situation legt auch den Umfang des Projekts fest.
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Optionen und Lösungsauswahl
Listen Sie die möglichen Lösungen auf, um das Ausgangsproblem zu lösen. Präsentieren Sie den Auserwählten und erklären Sie, warum. Manager GO! empfehlen diesen Schritt, um den Interessenträgern zu zeigen, dass die wichtigsten Optionen in Betracht gezogen wurden. Zeichen einer ernsthaften und umfassenden Analysearbeit.
Die Auswahlkriterien können wirtschaftlich, strategisch (Ausrichtung an der Strategie), organisatorisch, kaufmännisch …
Tipp: Um mehr Wirkung zu erzielen, stellen Sie dar, wie die Zukunft mit der Umsetzung der gewählten Option aussehen würde.
Diese Lösung ist der Ausgangspunkt des Projekts.
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Erwartete Einnahmen
Geben Sie den quantitativen und qualitativen Nutzen aus dem Projekt an.
Finanziell:
- Margenerhöhung,
- Kostenreduzierung,
- erhöhter Umsatz
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Nichtfinanziell:
- Maximierung der Kundenzufriedenheit,
- Qualitätsverbesserung,
- Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit,
- Beschleunigung eines Prozesses,
- Agilität Entwicklung
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Kosten und Mittel gebunden
Beschreiben Sie die Ressourcen (finanziell, personell, materiell…), die zur Durchführung des Projekts erforderlich sind. Es geht nicht darum, jede Position genau aufzulisten, sondern um Größenordnungen, um Entscheidungen zu treffen.
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Planung
Geben Sie den optimalen Umsetzungstermin mit den wichtigsten Meilensteinen (Launch-Meeting, etc.) an. Sehr nützliche Informationen für die Planung und Vermittlung zwischen den verschiedenen Projekten im Portfolio.
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Risiken und Einschränkungen
Ein Projekt birgt immer ein gewisses Risiko. Der Zweck dieses Teils besteht darin, eine Bestandsaufnahme der Risiken und ihrer Auswirkungen vorzunehmen.
Identifizieren Sie auch die Einschränkungen, die den reibungslosen Ablauf des Projekts oder die Ergebnisse beeinträchtigen (z. B. fehlende interne Fähigkeiten, Überlastung der an der Umsetzung beteiligten Teams usw.)
Zusätzliche Ratschläge
Damit dieses Dokument wirksam ist, sind folgende Grundsätze zu beachten:
- Es sollte klar, prägnant und auf den Punkt gebracht werden.
- Sein angenehmes und wirkungsvolles Layout überzeugt.
- Verwenden Sie keinen Fachjargon. Einige Stakeholder sind keine Spezialisten.
- Überladen Sie sich nicht mit Zahlen und anderen überflüssigen Informationen. Ziel ist es, Entscheidungselemente bereitzustellen und die Analyse nicht im Detail zu wiederholen.
- Er muss ein Verkäufer mit klaren Zielen sein.
