Müssen Sie Informationen an Ihr gesamtes Team kommunizieren, ein Problem lösen, ein Projekt umsetzen oder seinen Fortschritt präzise und effizient verfolgen, innovativ sein, indem Sie DAS disruptive Produkt / Service finden, das es Ihnen ermöglicht, sich von Ihrer Dienstleistung oder Ihrem Unternehmen abzuheben?
Sie können ein Minimum an Austausch zwischen den verschiedenen Akteuren innerhalb Ihres Projekts selbst oder um dieses herum nicht ignorieren: Mitglieder Ihres Teams, Experten, Lieferanten, Investoren usw. Ohne die Kommunikation verschiedener und abwechslungsreicher Elemente wird Ihr Projekt nicht das Licht der Welt erblicken.
Sie müssen daher ein – oder sogar mehrere – geeignete und effiziente Treffen organisieren und durchführen, wenn Sie Ihre Mission erfüllen und Ihre Ziele erreichen wollen.
Warum Firmenmeetings organisieren?
Wenn das Wort "Wiedersehen" - manchmal akut - niemandem entgeht und einiges erschaudern würde, bleibt die Tatsache, dass Treffen zwischen Kollegen, Mitgliedern des gleichen Teams, Experten, verschiedenen Partnern usw. sind für den reibungslosen Ablauf und den Erfolg jeder Aktion unerlässlich.
Tatsächlich würden viele Projekte ohne ein Minimum an Koordination und Diskussion einfach nie zum Tragen kommen.
Meetings haben somit ihre Daseinsberechtigung. Sie sind, im Vorfeld gut vorbereitet und gekonnt ausgeführt, so viele Leistungshebel, sowohl individuell als auch kollektiv.
Vor der Planung eines Meetings ist es wichtig zu überlegen, ob das Meeting wirklich von Nutzen ist.
Die verschiedenen Meeting-Formate
Es gibt so viele Arten von Treffen, wie es Gründe gibt, solche Treffen zu organisieren. Während dieser Treffen können Informationen horizontal, quer, absteigend oder aufsteigend zirkulieren, immer entsprechend dem vom Veranstalter festgelegten Ziel.
Informationsveranstaltungen
Dies ist wahrscheinlich die häufigste Art der Datierung – aber auch die am schlechtesten durchgeführte. Während dieser Treffen, der Moderator gibt den Teilnehmern, die eine "passive" Haltung einnehmen, relativ strukturiert Informationen. Informationen zirkulieren hier von oben nach unten.
Ziel
Senden Sie eine Nachricht - mehr oder weniger detailliert - an alle Beteiligten - und theoretisch bei der genannten Sitzung anwesend sind.
Einige Situationsbeispiele
- Ernennung eines neuen Geschäftsführers,
- Eintritt eines neuen Mitarbeiters in ein Team,
- Konferenz,
- Reorganisation einer Abteilung,
- Erinnerung an Sicherheitshinweise,
- Aufkauf durch ein anderes Unternehmen,
- Ausbildung,
- Ziele setzen,
- Arbeitstreffen
- usw.
Animationsformat
Animation ist richtungsweisend : ein Moderator, ein Publikum.
Einige Ansätze zur Animation
Klassische PowerPoint-Präsentation; für mehr Effizienz und wenn die Zeit knapp ist: Pitch, Pechakucha, kurzes Meeting
Besprechungen überprüfen
Sehr formell, sind diese Treffen formeller, aber für den Erfolg eines jeden Projekts unerlässlich. Sie alle an einem bestimmten Projekt beteiligten Personen zusammenbringen : Sponsor, Projektleiter, Team, Partner, Sponsor usw.
Grund des Treffens
Bringen Sie alle Akteure eines Projekts zusammen, um die verschiedenen Ergebnisse zu validieren, um eine sehr formale Bestandsaufnahme eines Projekts mit allen betroffenen Akteuren vorzunehmen . Tatsächlich verfolgen die Teilnehmer während dieser Treffen die verschiedenen Phasen des Projekts, validieren ihren Fortschritt, korrigieren den Verlauf, indem sie bei Bedarf die erforderlichen Änderungen vornehmen usw.
Einige Kontexte
- Projektüberprüfung ,
- Fertigungsüberprüfung,
- Lenkungsausschuss,
- Sprint-Review,
- usw.
Wie animieren?
das Protokoll dieser Bewertungen ist relativ formatiert . Hier ist es unabdingbar, ihn zu befolgen, um den Erfolg des Projekts zu sichern.
Die bevorzugten Methoden : Gantt-Diagramm, Pareto-Diagramm, RACI
Austauschmeetings
Die Protagonisten diskutieren ein bestimmtes Thema (s) . Wie bei der Debatte kann jeder Teilnehmer seine Meinung äußern, Fragen stellen, neue Arbeitswege vorschlagen usw. Die Haltung jedes der Protagonisten ist daher "partizipativ". Der Facilitator seinerseits wird eher eine Rolle des "Facilitators" spielen.
Ziel des Austauschs
Gemeinsam Arbeiten zu einem bestimmten Thema durchführen um sich schneller und effizienter zu bewegen.
Beispiele für Börsen
- Service-Atmosphäre,
- Fortschritt jedes Einzelnen von seinem Teil eines Projekts,
- Innovation,
- usw.
Zu bevorzugende Art der Unterhaltung
Stand-up-Meeting, Kick-off-Meeting zum Start eines Projekts, Workshop, Teambriefing (z.B. zur Wochenbilanz)
Einige nützliche Tools : Reverse Planning, SCAMPER, Brainstorming oder das Gegenteil, Reverse Brainstorming …
Besprechungen zur Problemlösung
Die Teilnehmer treffen sich im Rahmen einer Störung, eines bestimmten Problems, eines nicht näher bezeichneten Vorfalls, der den guten Fortgang des Projekts verhindert, um die Situation positiv zu gestalten.
Ziel
Entsperren Sie eine Situation, lösen Sie ein Problem, finden Sie eine Lösung für ein aufgetretenes Problem, bewältigen Sie einen Konflikt usw.
Animationsformat gefunden
Die Haltung des Moderators ist hier semi-direktiv .
Einige Methoden zur Anwendung : Brainstorming oder sein Gegenteil, umgekehrtes Brainstorming, 5 Warum-Methode, Ishikawa-Diagramm, Gap-Analyse, CATWOE, 6 Reflexionshüte, QQOQCP, stilles Treffen usw.
Entscheidungsbesprechungen
Wie der Name schon sagt, ist die Bedeutung dieser Treffen hier sehr klar und sehr oft strategisch wichtig: Es geht darum, eine Entscheidung über eine bestimmte Situation zu treffen. Die Teilnehmer überlegen sich also gemeinsam die bestmögliche Option.
Zweck
Treffen Sie eine Entscheidung, um die Situation, wie auch immer sie sein mag, aufzulösen, und starten Sie das Projekt in die richtige Richtung oder geben Sie ihm eine neue, günstigere Ausrichtung.
Situative Beispiele
- Wahl (Lieferant, Technologie, etc.),
- Rekrutierung: Auswahl des erfolgreichen Kandidaten,
- strategische Ausrichtung,
- usw.
Verschiedene Praktiken : CATWOE, Entscheidungsmatrix, Entscheidungsbaum, Pareto
