Sie improvisieren eine Organisation nicht über Nacht dumm … Wenn Sie jedoch wissen, dass ein Minimum an Organisation Ihnen, Ihren Mitarbeitern und Kollegen oder Ihrem Unternehmen viele Vorteile bringen kann, ist das Spiel die Mühe wert!
Da Zeit eine knappe Ressource ist, ist es ratsam, sich intensiv mit den Werkzeugen zu beschäftigen, die die Wahl prioritärer Aufgaben und Maßnahmen am besten rentabel machen. Einige Methoden haben sich bewährt und sparen Ihnen wertvolle Zeit und sind somit effizienter und produktiver. Sie finden sie sowohl in dieser Datei als auch in unserem Thema "Zeitmanagement".
Was ist persönliche Organisation?
So sparen Sie Zeit und können Ihr tägliches Leben sowohl privat als auch beruflich effizienter gestalten. Dies reicht vom Aufräumen Ihres Schreibtisches über die entsprechende Organisation Ihres gesamten Arbeitsplatzes bis hin zur Verwaltung Ihrer E-Mails, Termine, Besprechungen, diversen Benachrichtigungen etc. insbesondere dank Methoden und/oder neuen Technologien.
Das Handeln in Ihrem Unternehmen mit bewährten und effektiven Methoden, Techniken oder Praktiken im Büro betrifft unter anderem die folgenden Bereiche:
- E-Mails bearbeiten und Telefonate,
- Ablenkungsmanagement (Kalenderbenachrichtigungen, Smartphone, E-Mails etc.) und diverse Unterbrechungen (Kollegen, spontane Geräusche etc.),
- Ergonomie des Arbeitsplatzes ,
- Rangfolge virtuelle oder physische Dokumente,
- Arbeitsorganisation beim Tun Telearbeit ,
- Notizen Wirksam,
- Zeiteinteilung : schnelles Lesen, Priorisieren, Aushandeln von Fristen, Lernen, mit dem Aufschieben aufzuhören usw.
Die Tugenden einer herausragenden Organisation
Das Streben nach persönlicher Produktivität muss eine Motivation für alle sein: Manager, Manager … Ohne dies ist es schwierig, alle Ihre Energie für wertschöpfende Arbeit einzusetzen.
Es mag offensichtlich erscheinen. Viele sind jedoch diejenigen, die sich durch einen einfachen Mangel an Organisation überfordert – sogar völlig überfordert – fühlen.
So bringt die Anwendung von Methoden und Tipps, die mit einem Minimum an gutem Willen und Ausdauer einfach einzurichten sind, viele Vorteile. Hier sind ein paar :
- vermeide zeitverschwendung ,
- Produktivitäts- und Effizienzgewinn ,
- hör auf zu streuen ,
- Stress reduzieren ,
- Gelassenheit gewinnen ,
- zu sein verfügbarer und aufmerksamer für seine Mitarbeiter ,
Wie kann man besser organisieren?
Um Ihre Arbeit und Ihre unterschiedlichen Aufgaben besser zu strukturieren, benötigen Sie zunächst zeige Willen und Hartnäckigkeit . Einige effektive und relativ einfache Tools und Methoden zur Einrichtung können Ihnen bei diesem Prozess helfen. Einige haben sehr fokussierte Ziele, andere sind auf verschiedenen Ebenen und für unterschiedliche Zwecke verwendbar.
Nicht jeder arbeitet gleich und hat nicht die gleichen Bedürfnisse, Zeitpläne, Aufgaben, Verantwortlichkeiten usw. fühlen sich frei Wählen Sie die Lösungen, die zu Ihnen passen am meisten, während Sie bedenken, dass es ein Minimum an Zeit braucht, bis Sie die ersten Vorteile sehen.
Besser organisieren bedeutet nicht, den Tag auf die Minute genau zu denken und zu strukturieren, oder um jeden Preis auf die neueste modische Methode zurückgreifen zu wollen, wenn diese einfach nicht mehr auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. Einfachheit und gesunder Menschenverstand bleiben also - wie so oft - in ordnung!
Gestalten Sie Ihren Arbeitsplatz ergonomisch
Ein angenehmer Raum, der Konzentration und Arbeit förderlich ist, ist ein wesentliches Element für gute Leistungsfähigkeit und höchste Motivation. Während einige die Möglichkeit haben, unabhängig von Lärm oder Umgebung überall zu arbeiten, benötigen die meisten einen eigenen Arbeitsplatz und ein Minimum an Ordnung.
Die Anpassung Ihres Arbeitsplatzes an Ihre Aktivität ist daher der erste Reflex, den Sie haben müssen : Layout, Ausstattung, Tisch-/Stuhlhöhe, Tastatur, Bildschirm, ruhige Umgebung usw. sind alle Elemente zu berücksichtigen.
Telearbeit
Die Arbeitsorganisation entwickelt sich ständig weiter und die Fernarbeit hat sich weitgehend demokratisiert. Wenn diese neue Organisationsform nicht in allen Berufsfeldern möglich ist, hat sie viele Vorteile, wenn sie umgesetzt werden kann, sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber; Produktivitätsgewinn, Reduzierung oder sogar Verschwinden von Fehlzeiten, gesteigerte Motivation usw.
Im Rahmen der Telearbeit müssen bestimmte Elemente eingeführt werden:
- Bereitstellung aller notwendigen Geräte dem Teleworker zur ordnungsgemäßen Durchführung von zu Hause / einem Coworking Space / einem Remote Office der anvertrauten Einsätze,
- angemessene Arbeitsorganisation (Freigegebene Ordner, Intranet, Video-/Audiokonferenzen usw.),
- flüssige Kommunikation zwischen dem Manager und seinem Mitarbeiter, der remote arbeitet,
- für den Telearbeiter: Abgrenzung Privatleben / Berufsleben ggf. Strenge und einwandfreie Organisation.
Wie führt man ein Team von Telearbeitern?
Arbeitsumfeld
Aufräumen, aufräumen, putzen, Ordnung halten und rigoros sein … Hier sind die 5 Prinzipien einer Praxis direkt aus Japan: die sogenannte 5S-Methode (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke … 5 japanische Verben to die 5 Schlüsselaktionen des Prozesses ausdrücken). Ein einfacher und effektiver Ansatz für einen Rahmen und ein Klima, die der Arbeit förderlich sind.
Verbessern Sie Ihre Arbeitsumgebung mit der 5S-Methode!
Organisieren Sie Ihre Arbeit
Listen Sie die zu erledigenden Aufgaben auf
Das Ziel hier ist es, Machen Sie eine Bestandsaufnahme der verschiedenen Aufgaben, die Sie ausführen müssen ohne in die Falle der überdetaillierten erweiterten Liste zu tappen, die völlig kontraproduktiv wäre. Definieren Sie dann für jeden der aufgeführten Punkte eine Prioritätsreihenfolge, um eine Liste von der wichtigsten / dringendsten Aufgabe bis zur vernachlässigbarsten zu erstellen.
So erstellen Sie eine To-Do-Liste: die Schritt-für-Schritt-Methode.
Zu priorisieren
Um angemessen und effektiv handeln zu können, müssen Sie wissen, wie Sie die Wichtigkeit und Dringlichkeit jeder Ihrer Aufgaben priorisieren. Hier stehen Ihnen viele Tools zur Verfügung, darunter:
- Eisenhower-Matrix: 2 Gedankengänge - Wichtigkeit und Dringlichkeit - um Ihre Aufgaben in 4 verschiedene Kategorien zu klassifizieren (wichtig UND dringend; wichtig, aber nicht dringend; nicht wichtig aber dringend; nicht wichtig und nicht dringend).
- MoSCoW-Methode: eine Methodik, die die Entscheidungsfindung erleichtern soll, indem sie bei der Priorisierung hilft. Das Akronym fasst den Prozess zusammen: M für Muss das haben - S für Sollte das nach Möglichkeit haben - Es ist für Könnte dies haben, wenn es nichts anderes betrifft - W für Habe diese Zeit nicht, möchte aber in Zukunft - die 2 "o" dient nur dazu, dem so gebildeten Wort eine "Bedeutung" zu geben, um es leichter auswendig zu lernen.
- GTD-Ansatz (Getting Things Done): 5 wichtige Schritte für eine effektive Organisation – sammeln, verarbeiten, organisieren, überprüfen, handeln.
- die CIRCEPT-Methode - CIRulaire-KONZEPT: ein vom Soziologen Michel Fustier vorgeschlagenes Konzept, dessen Ziel es ist, das Ergebnis der kreativen Arbeit durch die Konstruktion eines kreisförmigen Lesegitters - einer Art Sternrad - zu strukturieren.
Siehe auch unsere Abschnitte Organisation eines Workshops und Durchführung einer Besprechung, um die Besprechungsbedingungen einzuschränken und effiziente und produktive Sitzungen zu organisieren.
Optimieren Sie Ihre persönliche Effizienz
Notizen in einer Besprechung machen
Hier ist eine Übung, die viel schwieriger ist, als es scheint … Wenn bestimmte Werkzeuge es ermöglichen, die Aufgabe zu erleichtern, um effektiv zu sein, müssen Sie dennoch einige Grundregeln beachten, darunter:
- Hinweis Ihr Dokument (Datum der Sitzung, Teilnehmer, besprochene Punkte, Zielsetzung usw.),
- verwenden kurze Sätze oder einige Schlüsselwörter ,
- Struktur das Dokument in relevanter Weise: 1 Absatz pro Thema, Aufzählungszeichen, Wörter in Großbuchstaben usw. ,
- schreib deine Fragen auf , Bemerkungen, um sie nicht zu vergessen,
- noch einmal lesen heiß, bestimmte Punkte zu klären oder umzuschreiben, während Sie im Thema sind.
Sehen Sie sich unseren Abschnitt zum Aufzeichnen von Notizen an.
E-Mail-Verwaltung
Disziplinieren Sie sich, regelmäßig Ihren Posteingang zu überprüfen und alle eingegangenen E-Mails zu verarbeiten: Löschen Sie unnötige Nachrichten oder Spam, bearbeiten Sie andere: reagieren Sie, wenn es dringend ist und wenig Zeit benötigt, übertragen Sie es ggf E-Mail zu diesem Zeitpunkt bearbeiten - z. B. dringend / in Bearbeitung / später zu bearbeiten.
Wie verwalten Sie Ihre E-Mails effizient?
Klassifizieren Sie Ihre Dokumente
So wie Sie eingehende E-Mails klassifizieren, klassifizieren Sie Ihre Dokumente relevant und finden Sie sie schnell (nach Projekt, Thema, Termin … es liegt an Ihnen, herauszufinden, was Sie am meisten anspricht). Diese Klassifizierung kann physisch sein - Ordner, Pappakten usw. - oder Computer - die Dateien sind dann virtuell.
Klassifizieren Sie Dokumente auf relevante und effiziente Weise.
Um so wenig Zeit wie möglich zu verschwenden und Effizienz und Produktivität zu steigern, ist es wichtig zu wissen, wie man sich auf das konzentriert, was man tut. Dabei können Sie sich auf die Pomodoro-Technik verlassen, ein interessantes Werkzeug, um sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren.
