Klassifizieren und aufräumen, damit Sie sich in Ihren Dokumenten zurechtfinden
Über die rechtliche Frage hinaus zielt die Sortierung Ihrer Papiere auf eine praktische Frage ab: Einerseits müssen Sie den Platz optimieren, andererseits jedes nützliche Dokument einfach und schnell finden können.
Vom Bearbeiten bis zum Löschen des Dokuments
- Bearbeiten / empfangen: Wenn Sie auf einen Nachweis warten (z. B. einen unterschriebenen Vertrag zurücksenden), vergewissern Sie sich, dass Sie ihn erhalten haben. Sollte dies nicht der Fall sein, rufen Sie Ihren Gesprächspartner erneut an.
- Sortieren: Sobald das Dokument in der Hand ist, bestimmen Sie sein Schicksal. Einige Papiere können sofort weggeworfen werden. Bewahren Sie nur das auf, was Sie brauchen, um sich nicht selbst zu überladen.
- Klassifizieren: die Klassifizierung muss einer strengen Organisation folgen. Identifizieren Sie die Art des Dokuments, damit Sie wissen, wo es gespeichert werden muss, und legen Sie es dann sofort an der richtigen Stelle ab.
- Archiv: auf die gesetzliche Aufbewahrungsfrist achten … Auch die Aufbewahrung von „sensiblen“ Dokumenten muss sicher sein. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können Sie das Dokument entsorgen.
Digitale oder physische Archivierung?
Die digitalisierten Dokumente haben nun denselben Beweiswert wie die Papiere. Ihre Wahl bei der Organisation der Klassifizierung Ihrer Dokumente ist daher sehr persönlich … Einige Tipps für die Schlichtung:
- Bei großen Mengen ist die digitale Ablage eine gute Option, um Platz zu sparen.
- Papier bietet besseren Lesekomfort – insbesondere bei mehrseitigen Dokumenten (zum Beispiel Jahresbericht): Ein Argument für die physikalische Einordnung.
- Die Dematerialisierung Ihrer in Papierform erhaltenen Verwaltungsdokumente kann restriktiv sein. Es sei denn, Sie übertragen die Digitalisierungsaufgabe einem Dienstleister, aber auf Kosten der Kostenübernahme …
Gute Werkzeuge und eine gute Methode für die Papierablage
Um Ihre Dokumente im Papierformat zu speichern, gehen Sie in Ihrer Organisation methodisch vor:
- Klassifizieren Sie Ihre Papiere nach Typ: Ihre Verwaltung betrifft verschiedene Gesprächspartner. Kunden, Lieferanten, Bank, Mitarbeiter, Steuerverwaltung: Sie können einen Ordner nach Art des Gesprächspartners erstellen.
- Wählen Sie eine Sortierreihenfolge: Sie können Ihre Dokumente in chronologischer Reihenfolge (empfohlen für Ihre Buchhaltungs- und Steuerdokumente) oder alphabetisch (nützlich zum Auffinden von Dokumenten zu einem Kunden oder Lieferanten) klassifizieren.
Holen Sie sich das für Ihre Verwendung am besten geeignete Aufbewahrungszubehör. Körbe, Sortierer, Hängemappen, Taschen und Ordner … Sie finden eine große Auswahl an Werkzeugen für eine unfehlbare Organisation!
Digitale Archivierungslösungen
Mit leistungsstarken technologischen Tools können Sie Ihre Verwaltungsdokumente ganz einfach selbst scannen und archivieren. Wenn Zeit oder IT-Kenntnisse fehlen, lagern Sie die Aufgabe aus! Achten Sie darauf, die Kosten des Dienstes zu budgetieren: Die Kosten für einen elektronischen Safe steigen mit der Menge der zu archivierenden Dokumente …
2 goldene Regeln beim Weglegen der Papiere:
- Zögern Sie nicht! Legen Sie das Dokument ab, sobald es bearbeitet oder empfangen wurde, um nicht überfordert zu sein.
- Sichern Sie Ihre Daten. Wenn Sie sich für eine digitale Archivierung entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie über ein zuverlässiges Sicherheitssystem verfügen. Beschränken Sie im Falle einer physischen Archivierung den Zugriff, um Diebstahl oder Zerstörung strategischer Dokumente zu verhindern.
Die gute Verwaltung Ihrer Verwaltung, eine rechtliche Angelegenheit
Die Verwaltung ist eine unvermeidliche Aufgabe, unabhängig von der Tätigkeit des Unternehmers. Angebote erstellen, Umsatzsteuererklärungen einreichen, Steuererklärungen ausfüllen … Die Papiere stapeln sich und es ist verlockend, sie loszuwerden. Warnung ! Sie sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Im Falle einer behördlichen Kontrolle oder einer Auseinandersetzung mit einem Dritten verfügen Sie somit über die notwendigen Belege und Nachweise.
Die einzuhaltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen:
- Bewahren Sie alle Ihre Buchhaltungsunterlagen mindestens 10 Jahre lang auf. Dies betrifft Handelsunternehmen, die der Buchführungspflicht unterliegen, aber auch Kleinstunternehmen für ihre Bestellungen, Rechnungen etc.
- Steuerunterlagen sind mindestens 6 Jahre aufzubewahren. Denken Sie daran, Ihre Belege bei der Abgabe Ihrer Erklärungen zu archivieren (IS oder IR, MWST, CFE usw.).
- Sie sind Geschäftsführer eines Handelsunternehmens? Sie müssen Ihr GA-PV mindestens 5 Jahre lang aufbewahren. Beschäftigen Sie Menschen? Bewahren Sie doppelte Gehaltsabrechnungen mindestens 5 Jahre auf. Ebenso müssen alle Ihre Verträge ab Abschluss 5 Jahre lang archiviert werden.
Hinweis: Die angegebenen Zeiten sind die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestzeiten. Sie können diese Aufbewahrungsfristen überschreiten, jedoch im Rahmen der DSGVO-Vorschriften. Wenn Ihre Verarbeitung personenbezogene Daten umfasst, begrenzen Sie unbedingt die Speicherdauer.
