In erster Linie ist es wichtig, den dokumentarischen Aufbau klar zu definieren. Ein häufig von Unternehmen übernommenes Beispiel finden Sie in diesem Artikel zur Dokumentarpyramide: http://www.qualiblog.fr/documentation/la-pyramide-documentaire-revisitee/ Unterlagen.
Tatsächlich hat jeder Benutzer unterschiedliche Erwartungen, die von seinen Fähigkeiten und der Komplexität der in einem Dokument beschriebenen Aktivitäten abhängen.
Hier finden Sie einen weiteren Artikel über die Ausarbeitung eines einfachen und effektiven Verfahrens: http://www.qualiblog.fr/documentation/quelques-conseils-pour-rediger-une-procedure-efficace/ -size-fits-all-Regel über die Form und den Umfang der Dokumentation und was für einige funktioniert, funktioniert für andere möglicherweise nicht. Darüber hinaus legt die Norm ISO 9001 fest, dass die Dokumentation abhängig ist von:
- - die Größe der Organisation und die Art der Aktivitäten;
- - die Komplexität der Prozesse und ihrer Interaktionen;
- - die Kompetenz des Personals.
Um Strukturen jeder Größenordnung bei der Formalisierung ihrer Dokumentation unterstützt zu haben, würde ich sagen, dass es ratsam ist, die Erwartungen der internen Kunden (Anwender) zu berücksichtigen und vorzugsweise Arbeitsgruppen einzurichten, die das Thema reflektieren und wählen Sie Form und Umfang der Dokumente.
Diese Arbeitsgruppen sollten idealerweise nach den vom Unternehmen identifizierten Prozessen gebildet werden. Dies gibt der Organisation durch den Prozess mehr Bedeutung.
Schließlich muss sich der Pilot des Dokumenten-Redesigns selbst durchsetzen und andere dazu zwingen, jede Praxis zu verbieten, die das Dokumentenmanagement erschwert, zum Beispiel mit:
- - zu komplizierte und vor allem unnötige Kodifizierungen von Dokumenten (zB DOC / QUAL / 7.4 / 01-03)
- - Dokumentvalidierungskreisläufe mit mehreren Personen
- - unverständliche, hässliche und umständliche (Versionsüberwachung) Patronen (ein Überbleibsel von Qualitätspraktiken aus den 90er Jahren)
- - Seiten und Textseiten, die keine Schlüsselinformationen hervorheben,
- - etc.
Die Norm ISO 9001 ist hinsichtlich der anzuwendenden Verfahren für das Dokumentenmanagement ziemlich klar. Es stellt nur Anforderungen an Ergebnisse, keine Mittel. Sie sind also freier, als Sie vielleicht denken, was den Umfang Ihrer Dokumentation angeht.
